Делопроизводство – это система организации, регистрации, обработки и хранения официальных документов, которые генерируются и поступают в органы исполнительной власти. В городе Киров делопроизводство централизовано и находится под управлением Управления делопроизводства и архива Администрации города.
Структура подразделения делопроизводства
В структуру делопроизводства входят несколько ключевых отделов:
- Управление делопроизводства и архива – координирует работу всех подразделений, разрабатывает нормативные документы и отвечает за соблюдение регламентов.
- Отдел документирования – занимается подготовкой, оформление и регистрацией входящих и исходящих документов.
- Отдел документооборота – обеспечивает доставку, распределение и контроль за исполнением документов.
- Отдел организационной работы – отвечает за внедрение новых технологических решений в сфере электронного документооборота (ЭДО).
Основные задачи и функции
- Приём и регистрация входящих документов (приказы, обращения граждан, запросы от органов власти).
- Ведение реестров и журналов документооборота.
- Обеспечение своевременной доставки документов в соответствующие подразделения.
- Контроль за исполнением поручений и сроков выполнения.
- Хранение архивных материалов в соответствии с законодательством РФ.
- Внедрение и поддержка системы электронного документооборота (ЭДО) – «Электронный кабинет».
- Подготовка аналитических отчётов о работе делопроизводства для руководства администрации.
Нормативно-правовая база
Работа делопроизводства регулируется следующими документами:
- Положение об отделе делопроизводства администрации города Киров (утверждено в 2022 г.)
- Инструкция по делопроизводству в органах исполнительной власти Кировской области (распоряжение от 24 июля 2018 г.)
- Федеральный закон № 8 «Об архивном деле в Российской Федерации».
- Трудовой кодекс РФ и локальные нормативные акты по кадровому делопроизводству.
Контактная информация
Ниже указаны основные контакты управления делопроизводства. Часть данных скрыта в соответствии с требованием конфиденциальности.
Главное управление делопроизводства и архива
Адрес: 6100* г. Киров, пр‑т Октябрьский, д.
Телефон: (8332) ‑‑
Электронная почта: deloproizvodstvo@kirov.gov.ru
Руководитель управления
ФИО: * ович
Должность: Начальник управления делопроизводства и архива
Телефон: (8332) ‑‑* (внутренний )
Отдел документирования
Ответственное лицо: * **овна
Телефон: (8332) ‑‑ (внутр. )
Отдел документооборота
Ответственное лицо: * **ович
Телефон: (8332) ‑‑ (внутр. )
Отдел организационной работы
Ответственное лицо: * **овна
Телефон: (8332) ‑‑ (внутр. **)
Электронный документооборот (ЭДО)
С 2020 года в администрации города Киров активно используется система ЭДО «Электронный кабинет». Основные возможности системы:
- Регистрация и хранение цифровых копий документов.
- Автоматическое распределение документов по маршруту согласования.
- Контроль сроков исполнения и уведомления о просроченных задачах.
- Возможность подписания документов с помощью квалифицированной электронной подписи (КЭП).
- Интеграция с порталом государственных услуг и системой «Электронная приёмная».
Как подать обращение в делопроизводство
Граждане и организации могут направлять обращения следующими способами:
- Через электронную приёмную на официальном сайте администрации: https://kirov.gov.ru/elektronnaya-priemnaya.
- По почте на адрес: 6100* г. Киров, пр‑т Октябрьский, д. *.
- Лично в приёмную администрации (офис находиться в здании по адресу выше).
- По телефону горячей линии: (8332) ‑‑**.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
- Как узнать статус моего обращения?
- После регистрации обращения в системе ЭДО вам будет присвоен уникальный номер. По этому номеру можно уточнить статус через Электронную приёмную или позвонив по телефону горячей линии.
- Можно ли отправить документ в электронном виде?
- Да. Для этого необходимо воспользоваться системой ЭДО, загрузив файл в формате PDF, DOCX или JPG. Документ будет автоматически зарегистрирован и направлен в нужный отдел.
- Какие документы подлежат обязательному архивированию?
- К архиву подлежат все официальные акты, приказы, распоряжения, а также документы, связанные с кадровым делопроизводством, финансовой отчётностью и муниципальными закупками, хранящиеся не менее 5 лет.
Перспективы развития
В ближайшие годы планируется:
- Полная миграция всех бумажных процессов в электронный формат.
- Внедрение системы автоматического анализа текста (AI‑ассистент) для ускорения обработки запросов.
- Расширение возможностей мобильного доступа к ЭДО для сотрудников, работающих в полевых условиях.
- Повышение уровня кибербезопасности и защиты персональных данных.
Для получения более подробной информации рекомендуется обращаться в Управление делопроизводства и архива по указанным выше контактам.
Дата актуализации информации: