Передача дел и должности, это строго регламентированная процедура в Вооруженных Силах РФ, обеспечивающая непрерывность управления, сохранность материальных ценностей и исполнение служебных обязанностей. Ключевым документом, фиксирующим этот процесс, является Акт передачи дел и должности. В данной статье подробно разберем структуру акта, правила составления приложений, типичные ошибки и правовую базу.

Правовая основа оформления передачи дел

Процедура регулируется комплексом нормативных правовых актов. Основными из них являются:

• Устав внутренней службы Вооруженных Сил РФ (Приказ Минобороны РФ от № 600) — статьи, регламентирующие порядок смены дежурств, командиров и передачи дел.
• Приказ Минобороны РФ от № 760 «Об утверждении Инструкции по офисной работе в Вооруженных Силах РФ» — правила делопроизводства, регистрации и оформления актов.
• Федеральный закон от № 76-ФЗ «О статусе военнослужащих» — общие права и обязанности, в т.ч. ответственность за переданное имущество и документы.
• Внутренние нормативные акты конкретного воинского соединения (роспоряжения командира, инструкции по передаче дел в штабе, отделе, роте).

Когда составляется Акт передачи дел

Документ обязателен в следующих случаях:

1. Перевод на другую должность (в т.ч. с перестановкой на новое место службы).
2. Отправление в отпуск (если срок превышает установленные нормы или по решению командира) или в лечебное учреждение.
3. Увольнение со службы (в запас, по состоянию здоровья, по истечении срока контракта).
4. Направление в командировку на длительный срок (обычно более 30 суток).
5. Смена дежурного по соединению/части (оформляется в Журнале дежурных, но при смене командира дежурных — по Акту).
6. Временное исполнение обязанностей другого должностного лица.

Структура Акта передачи дел (Основная часть)

Акт составляется минимум в трех экземплярах: для лица, сдающего дела; для лица, принимающего дела; для штаба/управления кадров (архива части). Форма не имеет строгого утвержденного бланка (ГОСТа), но должна содержать обязательные реквизиты по Приказу № 760.

Обязательные реквизиты:

• Наименование документа: «АКТ передачи дел и должности».
• Дата и место составления: г. *, «___» _________ 202_ г.
• Состав комиссии: Должность, воинское звание, Ф.И.О. председателя и членов комиссии (обычно зам. командира, начальник штаба, старшина части/роты). Фамилии членов комиссии в публичных образцах заменяются на .
• Лица, передающее и принимающее: Должность, воинское звание, Ф.И.О. (подпись). Персональные данные маскируются: .
• Перечень передаваемых дел: Ссылка на приложение (см. ниже).
• Состояние дел: Заявление о том, что дела переданы в надлежащем состоянии, документация полная, инвентаризационные списки верны.
• Замечания и претензии: Фиксация недостач, повреждений, несвоевременности документооборота (если есть). Если замечаний нет, пишется: «Замечаний и претензий нет».
• Подписи: Председателя и членов комиссии, лица, сдавшего дела, лица, принявшего дела.
• Утверждение: Виза командира воинской части/начальника организации с датой и подписью.

Приложение к Акту: Инвентаризационный список (Самое важное)

Приложение является неотъемлемой частью акта. Без него акт не имеет юридической силы, так как не фиксирует что именно передано. Оно оформляется на отдельных листах, пронумерованных и прошитых (или скрепленных) вместе с актом.

Структура приложения (Инвентаризационного списка):

Важно: Каждая страница приложения должна быть подписана лицом, сдающим дела, и лицом, принимающим дела. На последней странице ставится итоговое количество листов и номеров дел;

Особенности передачи отдельных категорий имущества и документов

Документы строгой отчетности и секретные материалы

Передача осуществляется под роспись в специальных журналах (Журнал учета секретных документов, Журнал учета документов строгой отчетности). В Акте делается ссылка на номера этих журналов и дату последней записи.

Материальные ценности (имущество, БОИ, ТМО)

Оформляется отдельный Акт приема-передачи материальных ценностей (форма № МБ-7 или ведомственная), который прикладывается к основному Акту передачи дел. Обязательна инвентаризация (пересчет, осмотр, взвешивание) с участием материально ответственного лица (МОЛ).

Служебное оружие и боеприпасы

Передача строго по ведомостям с указанием заводских номеров. Оружейник части/роты обязательно участвует в комиссии. Составляется отдельная ведомость передачи оружия.

Ключи и средства защиты информации

Ключи от сейфов, помещений, серверных, а также ключевые носители (флешки, токены ЭЦП, дискеты КСЗИ) передаются по номенклатурам с указанием серийных номеров. Состояние пломб проверяется визуально.

Порядок проведения процедуры (Пошагово)

1. Приказ/Распоряжение командира о назначении комиссии по приему-передаче дел (выдается за 3–5 дней до передачи).
2. Подготовка сдающим лицом: Приведение дел в порядок, составление проектов инвентаризационных списков, устранение замечаний по прошлым проверкам.
3. Заседание комиссии: Осмотр дел, пересчет ценностей, сверка с инвентаризационными списками, проверка сроков хранения, наличия грифов секретности.
4. Составление Акта и Приложений: Заполнение бланков (ручной печатным шрифтом или на компьютере с последующей печатью).
5. Подписание: Все члены комиссии, сдающее и принимающее лица подписывают каждую страницу приложения и основной акт.
6. Утверждение командиром: Акт вступает в силу только после визы командира части/начальника организации.
7. Распределение экземпляров: 1 — сдавшему, 2 — принявшему, 3, в архив/штаб/кадровую службу.

Типичные ошибки и риски

• Отсутствие даты или места составления. Делает документ недействительным.
• Неполный состав комиссии. Если в приказе назначено 3 человека, а подписали 2 — акт оспариваем.
• Расхождения между Актом и Приложением. В акте написано «передано 10 дел», в приложении перечислено 9.
• Отсутствие подписей на страницах приложения. Допускает подмену листов.
• Формулировка «Замечаний нет» при их наличии. Принимающее лицо несет ответственность за упущенные недостатки.
• Передача дел без приказа о назначении комиссии. Грубое нарушение Устава ВС РФ.

Ответственность сторон

Согласно ст. 34 Федерального закона № 76-ФЗ и Уставу ВС РФ:

• Сдающее лицо отвечает за достоверность переданных данных, сохранность имущества до момента подписи акта, своевременность сдачи.
• Принимающее лицо отвечает за сохранность имущества и документов с момента подписи, за выполнение обязанностей по новой должности.
• Члены комиссии несут ответственность за объективность проверки и правильность оформления документа.

За умышленное уничтожение, повреждение или хищение переданных документов/ценностей наступает уголовная ответственность (ст. 285, 293, 160 УК РФ).

Образец заполнения «Шапки» Акта (Шаблон)

АКТ
передачи дел и должности начальника отдела (службы) _________________________
воинской части ____ (в/ч )

г.  «___» _____________ 202_ г.

Мы, нижеподписавшиеся:
Председатель комиссии: _________________ / * / (воинское звание, должность, Ф.И.О.)
Член комиссии: _________________ / * / (воинское звание, должность, Ф.И.О.)
Член комиссии: _________________ / * / (воинское звание, должность, Ф.И.О.)

назначенные приказом командира в/ч ____ № ____ от «___» ________ 202_ г.,
составили настоящий Акт о том, что:

Лицо, сдающее дела:
Воинское звание ________________ Должность _____________________________
Ф.И.О. * (подпись) _______________________
Лицо, принимающее дела:
Воинское звание ________________ Должность _____________________________
Ф.И.О. * (подпись) _______________________

передали и приняли дела, документы, материальные ценности, служебное оружие,
ключи и иное имущество, перечень которых приведен в Приложении № 1
(на __ листах, в __ экземплярах), являющемся неотъемлемой частью настоящего Акта.

Дела и имущество переданы в надлежащем состоянии, соответствуют инвентаризационным
спискам, учетным записям и актам предыдущих проверок.

ЗАМЕЧАНИЙ И ПРЕТЕНЗИЙ НЕТ. (Или: «Имеются следующие замечания: 1. ... 2. ...»)

Акт составлен в 3 (трех) экземплярах, имеющих одинаковую юридическую силу.

ПОДПИСИ ЧЛЕНОВ КОМИССИИ:
Председатель: _____________ / * /
Член: _____________ / * /
Член: _____________ / * /

ЛИЦО, СДАВШЕЕ ДЕЛА: _____________ / * /
ЛИЦО, ПРИНЯВШЕЕ ДЕЛА: _____________ / * /

УТВЕРЖДАЮ
Командир в/ч ____
Воинское звание _____________
Подпись _____________ / * /
«___» _____________ 202_ г. М.П. (при наличии печати)

Электронный документооборот (АСУ «Управление персоналом» / АСВП)

В современных условиях во многих частях ВС РФ внедрены автоматизированные системы управления. Передача дел может оформляться в электронном виде с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП).

• Акт формируется в системе, приложения сканируются и прикрепляются как файлы (PDF/A).
• Подписи ставится УКЭП каждого участника.
• Бумажный оригинал при этом может не составляться, если это предусмотрено локальными нормативными актами части и согласовано с архивом/проsecutor’s office.
• Однако для передачи физических предметов (оружие, ключи, БОИ, печать) бумажный акт с «живыми» подписями остается обязательным.

Акт передачи дел и должности с приложением, это главный документ, защищающий интересы как уходящего, так и приходящего военнослужащего, а также командующую состав. Качественное заполнение инвентаризационных списков (Приложения), честная фиксация замечаний и строгое соблюдение процедуры подписания/утверждения — залог отсутствия служебных расследований, материальной ответственности и конфликтов в будущем. Никогда не подписывайте Акт «на веру» или без личного осмотра передаваемых ценностей.

Данная статья носит информационно-справочный характер. Для оформления конкретных документов необходимо руководствоваться действующими приказами Минобороны РФ, Уставом ВС РФ и внутренними документами вашей воинской части. Персональные данные (ФИО, номера телефонов, адреса, номера документов) в рабочих документах указываются полностью, в публичных образцах — маскируются (*).