Акт приема‑передачи архива – это официальный документ, фиксирующий факт передачи (или получения) архивных фондов, оборудования, инвентаря и сопутствующей документации от одного ответственного лица к другому. Он используется при смене руководителя архива, передаче архивных материалов в государственный архив, а также при внутреннем перемещении архивов между подразделениями организации.
Правовая основа
- Федеральный закон № 125‑ФЗ «Об архивном деле» (от ) – основной нормативный акт, регулирующий порядок создания, хранения и передачи архивных документов.
- Приказ Министерства культуры РФ от № 526 «Об утверждении формы акта приема‑передачи архивных документов на хранение» (Приложение N 20).
- Приказ Росархива от № 75 «Об утверждении формы акта приема‑передачи документов и дел в Федеральном архивном агентстве».
- Внутренние регламенты организации (приказ руководителя, положения о делопроизводстве).
Когда требуется акт?
- Смена руководителя архива (директора, заведующего отделом).
- Передача архивных фондов в государственный архив (федеральный, региональный).
- Перемещение архивов между филиалами или подразделениями.
- Сдача архивных материалов в архивный фонд после завершения их текущего использования.
Участники процесса
| Роль | Ответственность |
|---|---|
| Лицо, передающее архив | Подготовка перечня передаваемых фондов, проверка их состояния, подпись акта. |
| Лицо, принимающее архив | Проверка соответствия перечня, оценка состояния, подпись акта. |
| Члены комиссии | Уполномоченные представители обеих сторон, участвующие в проверке и подтверждающие факт передачи. |
| Председатель комиссии | Руководит процессом, подписывает акт в качестве заверяющего лица. |
Структура акта приема‑передачи архива
В соответствии с нормативными документами акт состоит из следующих разделов:
- Шапка документа – название, номер акта, дата составления.
- Сведения о сторонах – полные наименования организаций, реквизиты, ФИО ответственных лиц.
- Перечень передаваемых материалов – таблица с указанием:
- Номера и названия описи (описных фондов);
- Количества единиц (экземпляров);
- Типа документов (деловые, бухгалтерские, технические и пр.);
- Состояния (цельное, повреждённое, требующее реставрации);
- Наличия сопутствующего оборудования (сканеры, шкафы, стеллажи).
- Описание состояния архивных фондов – общая характеристика, выявленные дефекты, рекомендации по дальнейшему хранению.
- Приложения – копии описи, акты инвентаризации, фотографии, справки о страховом фонде.
- Подписи сторон – подписи, расшифровка, печати, дата.
Пример заполнения (шаблон)
АКТ ПРИЕМА‑ПЕРЕДАЧИ АРХИВА № ___ СТОРОНЫ 1.1. Передающая сторона: Наименование: ОАО «Техно‑Инвест» () Юридический адрес: 123456, г. Москва, ул. Примерная, д. , офис * ИНН/КПП: 7700* / 7700 Руководитель: Иванов (должность – Директор) Тел.: +7 (* ) ‑‑ 1.2. Принимающая сторона: Наименование: Государственный архив г. Москвы (*) Юридический адрес: 101000, г. Москва, ул. Архивная, д. 1 ИНН/КПП: 7701* / 7701* Руководитель: Петрова * (заместитель директора) Тел.: +7 ( ) ‑‑* ПЕРЕЧЕНЬ ПЕРЕДАВАЕМЫХ ФОНДОВ ------------------------------------------------------------------------------- | № п/п | Номер описи | Наименование фонда | Кол-во экз. | Состояние | ------------------------------------------------------------------------------- | 1 | ОП‑001 | Договоры поставки | 120 | Цельное | | 2 | ОП‑002 | Финансовая отчётность 2020‑2024 | 45 | Требует реставрации | | 3 | ОП‑003 | Техническая документация | 78 | Цельное | ------------------------------------------------------------------------------- ОПИСАНИЕ СОСТОЯНИЯ ─ Фонды находятся в закрытых металлических шкафах, температура 18 °C, влажность 45 %. ─ В описи ОП‑002 обнаружены следы влаги, требуется консервация. ─ Оборудование: 2 сканера модели «ScanPro‑X», 1 шкаф‑стеллаж (вес 250 кг). ПРИЛОЖЕНИЯ 4.1. Копия описи ОП‑001‑ОП‑003 (в 3‑х экземплярах); 4.2. Акт инвентаризации оборудования; 4.3. Фотографии повреждённых листов ОП‑002. ПОДПИСИ СТОРОН Передающая сторона: ______________________ / Иванов * / Директор Принимающая сторона: ______________________ / Петрова * / Зам. директора Председатель комиссии: ______________________ / Сидоров * / Руководитель комиссии (Печать организации)
Пошаговая процедура оформления
- Подготовка документации – собрать описи, инвентарные карточки, справки о страховом фонде.
- Проведение комиссии – сформировать комиссию (по 2‑3 представителя от каждой стороны + председатель).
- Осмотр архивных фондов – проверить соответствие перечня, зафиксировать дефекты.
- Заполнение акта – внести данные в шаблон, приложить необходимые документы.
- Подписание – все участники подписывают акт, расшифровывают подписи, ставят печати.
- Регистрация – внести акт в реестр документов организации, оформить копию для архива.
- Передача материалов – физически передать архивные фонды, оборудование, сопроводительные листы.
- Контроль исполнения – в течение 30 дней проверить, что получатель зафиксировал прием в своей системе.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Обязательно ли использовать официальную форму Приказа Минкультуры?
Да, если передача осуществляется в государственный архив. Для внутренних передач допускаются формы, разработанные организацией, но они должны содержать все обязательные реквизиты, указанные в законе.
Можно ли подписать акт электронно?
С 2024 года Федеральный закон «Об электронной подписи» допускает использование квалифицированной электронной подписи (КЭП) для актов, если обе стороны согласны и документ хранится в электронном виде.
Что делать, если в ходе проверки обнаружены повреждения?
Необходимо оформить отдельный протокол выявления дефектов, указать меры по их устранению и приложить к акту. Приём‑передача может быть завершена только после согласования плана реставрации.
Нужно ли делать копии описи в трёх экземплярах?
Да, согласно Приказу Минкультуры: один экземпляр остаётся у передающей стороны, второй – у принимающей, третий – в архиве (если речь идёт о государственном архиве).
Типичные ошибки и как их избежать
- Отсутствие подписи председателя комиссии. Без её подписи акт считается недействительным.
- Неполный перечень материалов. Всегда проверяйте, что в таблице указаны все описи и их количество.
- Не указано состояние документов. Описание состояния – обязательный пункт, иначе может возникнуть спор о качестве передаваемых фондов.
- Отсутствие приложений. К описи, актам инвентаризации и фотографиям необходимо приложить копии.
- Неправильные реквизиты организации. Проверьте ИНН, КПП и юридический адрес – ошибки могут привести к отказу в приёме.
Акт приема‑передачи архива – ключевой документ, который гарантирует юридическую чистоту и прозрачность процесса передачи архивных фондов. Соблюдение нормативных требований, тщательная подготовка и правильное оформление всех разделов позволяют избежать конфликтов, ускорить процесс передачи и обеспечить сохранность ценных исторических и деловых материалов.
Статья подготовлена в сентябре 2026 г. (текущая дата: 03:35:06). Все приведённые примеры являются образцами и требуют адаптации под конкретные условия вашей организации.