Оформление передачи дел и документов — обязательная процедура при смене ответственных лиц‚ реорганизации организаций или передаче материалов в архив. На 2026 год единого обязательного бланка для всех случаев не существует‚ однако есть утвержденные формы для конкретных сфер (нотариат‚ архивы‚ госсектор) и общепринятые стандарты делового оборота. В этой статье собраны актуальные образцы‚ ссылки на скачивание и правила составления акта приема-передачи.

Нормативная база и официальные формы

Выбор формы акта зависит от того‚ кто именно и какие документы передает:

• Нотариальное делопроизводство: Действует Приказ Минюста России от № 78 (ред. от ) «Об утверждении Правил нотариального делопроизводства». В Приложении № 20 к данному приказу утвержден официальный Образец акта приема-передачи дел. Данную форму можно открыть в MS Word через правовые системы (например‚ КонсультантПлюс).
• Кадровые документы и архивы: Часто используется бланк‚ утвержденный Приказом Минкультуры РФ от № 526 (Приложение 20)‚ а также формы по ГОСТ Р 7.0.97-2016 (Система стандартизации по делопроизводству).
• Универсальная форма № 55.2 (для товарно-материальных ценностей): Утверждена Постановлением Госстата от № 13. Хотя она предназначена для ТМЦ‚ ее структуру часто адаптируют для передачи документов в коммерческих организациях.
• Внутренние документы организации: Коммерческие компании (ООО‚ АО‚ ИП) имеют право разработать и утвердить свой бланк локальным нормативным актом (приказом директора об учетной политике или делопроизводстве).

Основные виды актов и где их скачать

Ниже приведены актуальные на категории документов‚ которые можно найти в открытом доступе или через правовые системы (КонсультантПлюс‚ Гарант‚ «Мое дело»):

Акт приема-передачи кадровых документов

Самый востребованный вид при увольнении кадровщика или смене ответственного за архив.

• Редакция 2026 года: Доступны пустые бланки в форматах Word (DOCX) и PDF с примерами заполнения.
• Содержит перечень передаваемых дел (личные карточки‚ приказы‚ трудовые книжки‚ журналы учета) с указанием сроков хранения.

Акт приема-передачи документов и дел по должности

Оформляется при передаче полномочий руководителю‚ главному бухгалтеру‚ секретарю или иному должностному лицу.

• Включает не только бумажные носители‚ но и доступы к ЭДО‚ 1С‚ почте‚ порталам госзакупок.
• Образец 2025–2026 гг. скачивается в формате DOCX для редактирования под структуру конкретного отдела.

Акт приема-передачи нотариальных дел (Приложение 20 к Приказу Минюста № 78)

Строго регламентированная форма. Обязательна для нотариусов‚ нотариальных контор и архивов нотариальных дел.

• Составляется в 2-х экземплярах (для передающего и принимающего).
• Может скрепляться печатями сторон (если имеются).
• Скачать оригинальный бланк в MS Word можно через справочно-правовые системы (КонсультантПлюс — бесплатный доступ к документу доступен в демо-режиме).

Обязательные реквизиты акта (Чек-лист)

Независимо от формы‚ согласно ГОСТ Р 7.0.97-2016 и ст. 9 ФЗ «Об учетной политике»‚ акт должен содержать:

1. Наименование документа: «Акт приема-передачи документов (делов)».
2. Дата и место составления: Город‚ населенный пункт.
3. Основание: Приказ о назначении/увольнении‚ договор‚ акт инвентаризации.
4. Состав комиссии: ФИО председателя и членов комиссии‚ их должности (* — маскируем персональные данные при публикации в открытую сеть).
5. Стороны: Кто передает (ФИО‚ должность) и кто принимает (ФИО‚ должность).
6. Перечень передаваемых дел: Табличная часть: № п/п‚ Наименование дела/журнала‚ Даты крайних записей‚ Количество листов‚ Срок хранения‚ Примечание (состояние).
7. Особые условия: Передача ключей от сейфов/кабинетов‚ паролей от ЭЦП/баз данных‚ перенос прав администратора в ИС.
8. Подписи: Передающего‚ принимающего‚ членов комиссии. Расшифровка подписей.
9. Печать организации: При наличии (не обязательно для ИП и МСП по ст. 2 ФЗ-402).

Процедура составления: пошаговая инструкция

Шаг 1. Издание приказа об инвентаризации/передаче

Руководитель издает приказ о создании комиссии. В состав входят: представитель руководства‚ бухгалтер (если передаются финансовые документы)‚ архивист/делопроизводитель‚ передающее и принимающее лица.

Шаг 2. Инвентаризация дел

Комиссия сверяет физическое наличие дел с описями/журналами регистрации. Составляется Акт инвентаризации (отдельный документ)‚ на основании которого заполняется Акт приема-передачи.

Шаг 3. Заполнение акта приема-передачи

1. Заполняется «Шапка» (организация‚ дата‚ номер).
2. В табличную часть вносятся данные из описей.
3. Важно: Если дела передаются в архив организации — указывается код дела по номенклатуре. Если передаются другому лицу — просто перечень.
4. Обязательно фиксируется состояние дел (целые‚ поврежденные‚ отсутствуют листы).

Шаг 4. Подписание и распределение экземпляров

• 1 экземпляр — у передающего лица (для отчетности перед руководством/архивом).
• 2 экземпляр — у принимающего лица (основание за ответственность за сохранность).
• 3 экземпляр (при необходимости) — в архив организации / в дело приказа о передаче.

Особенности электронного документооборота (ЭДО) и 1С

В 2026 году передача «дел» часто означает передачу прав доступа. В акте обязательно пропишите пункт:

«Стороны подтверждают‚ что в составе передаваемых дел находятся электронные носители / доступы к информационным системам: 1С:Предприятие 8.3 (база )‚ СБИС/Диадок/Контур.Экстерн (ключи ЭЦП на носителях )‚ корпоративная почта (@.ru). Пароли изменены/переданы в закрытом конверте № ___».

Для 1С часто составляют отдельный Акт приема-передачи базы данных или приложение к основному акту.

Типичные ошибки и риски

• Отсутствие сроков хранения: Принимающий не знает‚ когда можно уничтожить дело. Риск штрафов за преждевременное уничтожение (ст. 13.20 КоАП РФ).
• Неподписание передающим лицом: Если уволенный сотрудник отказался подписать — составляется Акт отказa с подписями комиссии‚ либо передача оформляется односторонне на основании приказа (риск оспаривания в суде).
• Игнорирование ЭЦП и доступов: Утрата контроля над электронной подписью директора/бухгалтера ведет к рискам мошенничества (фальсификация отчетности‚ кредитов).
• Использование устаревших форм: Проверяйте дату редакции бланка (актуальны 2025–2026 гг.).

Где скачать надежные бланки (Word / PDF)

Официальные источники (приоритет):

• Сайт Минюста России (minjust.gov.ru) — раздел «Нормативные акты» -> Приказ № 78 (Приложение 20), для нотариатов.
• Сайт Росархива (rosarchives.gov.ru), методические рекомендации и формы для архивного дела.
• Правовые системы: КонсультантПлюс‚ Гарант‚ Кодекс‚ «Мое дело». Там всегда актуальные редакции с гарантией соответствия законодательству. Доступен бесплатный пробный доступ для скачивания 1-2 документов.

Специализированные порталы (бесплатно‚ проверять дату обновления):

• Сайты бухгалтерских изданий (Бухгалтерия.ру‚ ГлАвБух‚ Консультант.ру — раздел «Бланки и образцы»).
• Агрегаторы бланков (FreshDoc‚ Docspad‚ OnlinePatent) — часто имеют удобные редакторы онлайн.

Пример структуры табличной части акта (для копирования в Word)

Грамотно составленный акт приема-передачи дел — это юридическая защита как для организации‚ так и для конкретных сотрудников. Он фиксирует момент перехода ответственности за сохранность документов‚ установленных законом сроков хранения и доступов к информационным ресурсам.

Рекомендация: Не копируйте первый попавшийся образец из интернета без адаптации. Используйте официальные формы (Приказ Минюста № 78‚ Приказ Минкультуры № 526‚ ГОСТ Р 7.0.97-2016) или разработанный юристами вашей компании бланк‚ утвержденный приказом о делопроизводстве. Скачивайте шаблоны в DOCX для удобного редактирования под ваши задачи.

Информация актуальна на . Перед использованием бланков проверяйте наличие свежих редакций нормативных актов в справочно-правовых системах (КонсультантПлюс‚ Гарант) или на официальных сайтах ведомств. Персональные данные (ФИО‚ телефоны‚ адреса) в рабочих документах указываются полностью‚ в публичных статьях маскируются (*).