Уничтожение документов в воинской части — это строго регламентированный процесс, регулируемый нормативными правовыми актами Российской Федерации, уставами Вооруженных Сил РФ, а также внутренними документами ведомства (Приказ Минобороны РФ № *, Инструкция по делопроизводству и архивному делу в Вооруженных Силах РФ). Нарушение процедуры влечет за собой дисциплинарную, административную и в отдельных случаях уголовную ответственность.

Ниже представлен подробный пошаговый алгоритм подготовки к уничтожению документов, ориентированный на действующее законодательство и практику архивного дела в войсках.

I. Нормативная база и ключевые понятия

Перед началом работ необходимо руководствоваться следующими документами:

• Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
• Приказ Минобороны РФ от «Об утверждении Инструкции по делопроизводству и архивному делу в Вооруженных Силах РФ».
• Приказ Росархива от № «Об утверждении Типовых перечней документов, подлежащих уничтожению по истечении сроков хранения».
• ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Архивное дело. Уничтожение документов. Общие требования».
• Внутренний распорядок части и приказы командира воинской части № *.

Ключевое понятие: Уничтожение документов — это окончательное прекращение их существования в качестве носителей информации с невозможностью восстановления.

II. Этап 1: Инициация и формирование экспертной комиссии

Выявление документов с истекшим сроком хранения

Ответственный за делопроизводство (делопроизводитель/архивариус) воинской части * (звание, ФИО скрыты) проводит ежегодную ревизию дел в архиве части и текущих делах в канцелярии/штабе. Цель — выявить дела, срок хранения которых истек по утвержденному Номенклатуре дел.

Приказ о создании экспертной комиссии

Командир воинской части (полковник/подполковник ) издает приказ о создании экспертной комиссии по отбору документов к уничтожению.

Состав комиссии (типовой):

1. Председатель: Заместитель командира по воспитательной работе / Начальник штаба — .
2. Члены:
   • Начальник секретной части / Офицер по защите гостайны, (обязательно при наличии секретных дел).
   • Военный прокурор части / Помощник прокурора, (по согласованию).
   • Делопроизводитель / Архивариус — (секретарь комиссии).
   • Представители штатных служб (боевой подготовки, материально-технического обеспечения, медицинской службы и т.д.), .

III. Этап 2: Экспертиза документов и составление Актов отбора

Подготовка материалов к экспертизе

Секретарь комиссии (*) готовит пакет для каждого дела:

• Само дело (связанное, пронумерованное, с инвентарем внутри дела).
• Копия Номенклатуры дел части с указанием срока хранения.
• Справка о движении дела (кто и когда пользовался).

Проведение экспертного заседания

Заседание проводится в помещении архива/канцелярии (помещение № *). Протокол ведет секретарь.

Порядок рассмотрения каждого дела:

1. Доклад секретаря: шифр дела, название, даты крайних записей, срок хранения, основание для уничтожения (пункт номенклатуры).
2. Просмотр дела членами комиссии (просмотр инвентаря, выборочный просмотр листов).
3. Принятие решения: Уничтожить / Продлить срок хранения / Передать в архив более высокого уровня.
4. Оформление решения в Акте отбора документов к уничтожению (форма согласно Приказу Росархива / Приказу Минобороны).

Оформление Актов

Составляется Акт отбора документов к уничтожению в 2-х экземплярах (один в архив части, второй — в вышестоящую организацию/архив). Акт подписывается всеми членами комиссии и утверждается командиром части.

Реквизиты Акта: Номер , Дата , Подписи: Председатель , Члены , Секретарь *.

IV. Этап 3: Согласование и утверждение (Критически важный этап)

Согласование с вышестоящим архивом

Согласно ст. 22 ФЗ-125 и Приказу Минобороны, акты отбора документов, составленные в ведомственных архивах (архивах воинских частей), подлежат обязательному согласованию с вышестоящим архивным органом — Архивом округа/флота / ЦА МО РФ.

• Пакет документов (Акт + Номенклатура + Пояснительная записка) направляется по адресу: (адрес вышестоящего архива).
• Срок рассмотрения: до 30 дней.
• Результат: Согласованное копия Акта с печатью и подписью руководителя вышестоящего архива ().

Утверждение командиром части

После получения согласованного Акта командир части (*) подписывает Приказ (Распоряжение) «Об уничтожении документов». В приказе указываются:

• Номер и дата Акта отбора.
• Способ уничтожения (шредер, сжигание, макулатура).
• Состав комиссии по непосредственному уничтожению (может отличаться от экспертной).
• Сроки проведения (обычно 5-10 дней после приказа).
• Ответственное лицо за организацию процесса — *.

V. Этап 4: Подготовка к непосредственному уничтожению

Формирование комиссии по уничтожению

Приказом командира создается рабочая комиссия (минимум 3 человека):

1. Председатель — офицер части ().
2. Члены — дежурный офицер/старшина (), представитель секретной части (если уничтожаются секретные документы) — .
3. Исполнитель (оператор шредера/печи) — .

Выбор способа и места уничтожения

Подготовка документации для акта уничтожения

Заготавливается бланк Акта об уничтожении документов (форма согласно ГОСТ Р 7.0.97-2016 / Приказу Минобороны). Заполняется «шапка»: номер, дата, состав комиссии, способ уничтожения.

VI. Этап 5: Процесс непосредственного уничтожения

Порядок действий (Чек-лист)

1. Проверка комплектности: Комиссия сверяет дела с Актом отбора (по номерам, названиям, количеству листов/томов).
2. Снятие грифов защиты (для секретных): Офицер по защите гостайны (*) контролирует снятие грифов «Секретно» и т.д. перед загрузкой в печь/шредер.
3. Уничтожение:
   • Шредер: Подача документов небольшими порциями для избежания затора. Контроль нечитаемости на выходе.
   • Сжигание: Закладка в печь под наблюдением ВСЕХ членов комиссии до полного сгорания. Запрещено покидать место до окончания процесса.
4. Контроль остатков: После сжигания, перемешивание золы, проверка на наличие непросгоревших фрагментов. После шредера — проверка выходного материала.
5. Заполнение Акта об уничтожении: В табличную часть вносятся: шифр дела, название, кол-во листов/томов, дата уничтожения. Подписи всех членов комиссии.

VII. Этап 6: Завершение процедуры и отчетность

Оформление итоговых документов

• Акт об уничтожении документов (оригинал) — хранится в архиве части постоянно (срок хранения — постоянно).
• Копия Акта об уничтожении — направляется в вышестоящий архив (Архив округа/ЦА МО) в отчетном периоде.
• Справка о выполнении приказа командира — в штаб/управление ().

Внесение изменений в учетные документы

Делопроизводитель () вносит записи в:

• Номенклатуру дел (графа «Примечание»: «Уничтожен Актом № от »).
• Учетную карточку фонда/описи.
• Журнал учета движений дел (форма № ).

Утилизация остатков

• Макулатура (после шредера несекретных docs) — сдача на пункт приема макулатуры (договор № ), получение акта приема-передачи.
• Зола/порошок (после секретных docs), утилизация на полигоне/свалке по акту комиссии.

VIII. Особенности уничтожения электронных документов и носителей

С переходом на АСУ «Архив» / АИС «Делопроизводство» и электронный документооборот (ЭДО):

1. Уничтожение электронных файлов производится программными методами (многократная перезапись по стандарту DoD 5220.22-M или ГОСТ Р 50739-95) с формированием протокола программы-шредера.
2. Уничтожение физических носителей (HDD, SSD, ленты, флешки), только механическим разрушением (пресс, шредер для железа) или сжиганием в специальных печах. Простое форматирование или удаление файлов НЕ ДОПУСКАЕТСЯ.
3. Акт об уничтожении носителей оформляется отдельно или как приложение к общему Акту, с указанием инвентарных номеров носителей.

IX. Типичные ошибки и нарушения (Чек-лист для проверки)

• Отсутствие согласования Акта отбора с вышестоящим архивом (самое частое нарушение, выявляемое прокуратурой и проверками ЦА МО).
• Уничтожение документов личного состава военнослужащих (подлежат передаче в ЦА МО).
• Уничтожение секретных документов шредером низкого класса защиты (P-1, P-2) или без участия офицера по защите гостайны.
• Отсутствие приказа командира на уничтожение (уничтожение «по инициативе архивариуса»).
• Незаполненные/неподписанные Акты уничтожения.
• Уничтожение документов, по которым идет проверка/следствие/суд (необходимо запросить справку у воинской прокуратуры/следствия перед стартом).
• Нарушение сроков: документы лежат «к уничтожению» годами без оформления актов.

X. Ответственность

За нарушение правил уничтожения документов предусмотрена ответственность:

• Дисциплинарная (ст. Устава гарнизонной и караульной службы / Приказ Минобороны № ) — выговор, строгий выговор, увольнение со службы.
• Административная (ст. 13.10 КоАП РФ) — штраф на должностных лиц.
• Уголовная (ст. 283 УК РФ — Незаконное уничтожение, повреждение или скрытие документов; ст. 283.2 УК РФ — Разглашение сведений, составляющих государственную тайну) — до лишения свободы.

Алгоритм подготовки к уничтожению документов в воинской части — это многоступенчатая процедура, где ключевую роль играет документальное подтверждение каждого шага. Главный принцип: «Никакого уничтожения без Акта отбора, согласованного вышестоящим архивом, и Приказа командира».

Строгое соблюдение данного алгоритма гарантирует законность действий комиссии, сохранность архивного фонда страны и безопасность государственной тайны. Ежегодная плановая работа по отбору (обычно в IV квартале) позволяет избежать накопления «мертвого балласта» в архивах частей и обеспечивает готовность к внеплановым проверкам вышестоящих органов (прокуратура, обсерватория, ЦА МО).

Контакты для консультаций: Архив округа/флота, тел. , e-mail: ; ЦА МО РФ, тел. *.

Данная статья носит информационно-методический характер. При организации работ необходимо руководствоваться актуальными на момент проведения работ приказами Минобороны РФ и Росархива.