Архив администрации города Чебоксары является важнейшим структурным подразделением системы местного самоуправления‚ обеспечивающим сохранность документации‚ формируемой органами власти города. Его деятельность регулируется федеральным законодательством в области архивного дела‚ актами Чувашской Республики и локальными нормативными правовыми актами администрации города.

Основные задачи и функции

Деятельность архива направлена на реализацию следующих ключевых задач:

• Прием и учет документов: обеспечение своевременного поступления дел в архив от структурных подразделений администрации после истечения сроков их хранения в ведомстве-образователе.
• Формирование фондов: экспертиза документов на предмет исторической ценности‚ составление описей‚ инвентарей и иных справочных средств.
• Обеспечение сохранности: создание необходимых условий хранения (температурный режим‚ влажность‚ пожаробезопасность‚ антивадальные меры) для бумажных и электронных носителей.
• Информационное обслуживание: выдача архивных справок‚ копий документов‚ проведение тематических поисков по запросам граждан и организаций.
• Цифровизация: перевод наиболее востребованных и ценных фондов в электронный вид для дистанционного доступа и сохранения оригиналов.

Состав архивного фонда

Фонд архива администрации Чебоксары формируется с момента основания города и ведения системного делопроизводства. В его состав входят документы:

1. Нормативно-правового характера: постановления главы города‚ распоряжения администрации‚ решения Совета депутатов.
2. Организационно-распорядительные: приказы‚ поручения‚ служебные записки‚ протоколы совещаний.
3. Хозяйственно-бытовые и финансовые: сметы‚ бюджетные отчеты‚ акты приема-передачи имущества.
4. Кадровые документы: личные дела сотрудников администрации (с соблюдением сроков ограничения доступа)‚ приказы о приеме/увольнении‚ табели учета рабочего времени (по истечении установленных сроков хранения в кадрах).
5. Документы по градостроительству‚ земельным отношениям‚ благоустройству и социальной сфере.

Порядок обращения граждан и организаций

Для получения архивной справки или копии документа заинтересованное лицо должно направить официальный запрос в администрацию города Чебоксары.

Способы подачи запроса:

• Личный прием: в приемной администрации или непосредственно в архиве (по предварительной записи).
• Почтовое отправление: заказным письмом с вложением описи вложения на адрес администрации.
• Электронно: через официальный портал Госуслуги (раздел «Обращения к органам власти») или через систему электронного документооборота администрации.

Необходимые реквизиты запроса:

• ФИО заявителя (для физлиц) или полное наименование организации (для юрлиц).
• Адрес проживания / место нахождения и контактный телефон (маскирован: +7 () —).
• Суть запроса: какие именно сведения или документы требуются‚ за какой период.
• Цель получения информации (для определения порядка предоставления доступа к документам с ограниченным доступом).
• Подпись заявителя и дата.

Важно: Срок рассмотрения обращения‚ связанного с архивным поиском‚ как правило‚ составляет до 30 календарных дней с момента регистрации входящего документа. В сложных случаях срок может быть продлен руководителем администрации‚ о чем уведомляется заявитель.

Режим работы и контактная информация

Архив администрации находится в здании городской администрации (или в отдельном специализированном помещении фондового хранения).

Особенности доступа к документам

Доступ к документам архива администрации Чебоксары осуществляется в соответствии со Федеральным законом от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» и Законом Чувашской Республики об архивном деле.

Категории доступа:

• Открытые документы: предоставляются всем пользователям без ограничений (акты законодательства‚ опубликованные нормативные акты‚ документы‚ истекший срок ограничения доступа — 30 лет для большинства дел‚ 75 лет для кадровых/персональных).
• Документы с ограниченным доступом: содержат сведения‚ составляющие государственную тайну‚ коммерческую тайну‚ персональные данные‚ сведения о частной жизни граждан. Доступ к ним предоставляется только по письменному согласованию с органом‚ постановившим ограничение‚ или по решению суда/прокурору.

Работа с оригиналами уникальных или плохо сохранившихся документов в читальном зале может быть ограничена; в таких случаях предоставляются копии (цифровые или ксерокопии) или заверенные выписки.

Цифровые ресурсы и удаленное обслуживание

В рамках программы «Цифровая администрация» ведется активная работа по сканированию фондов. На текущий момент (по состоянию на ) через официальный сайт администрации и портал «Госуслуги» доступны:

• Электронный каталог описей фондов (поиск по названиям дел‚ датам‚ индексам).
• Сервис заказа архивных справок в электронном виде с последующей отправкой по почте или выдачей в МФЦ/администрации.
• Цифровые копии наиболее востребованных нормативных актов города за последние годы.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли получить справку о зарплате родителя за 1980 год для расчета пенсии?

Да‚ если данные содержатся в фондах администрации (например‚ в отчетах предприятий‚ переданных в городское управление). Чаще всего такие справки запрашиваются в территориальном органе Пенсионного фонда (СФР) или в архиве конкретного предприятия-преемника. Архив администрации может помочь‚ если предприятие было муниципальным и его архив передан в городское хранение.

Сколько стоит архивная справка?

Для граждан — бесплатно (в пределах установленных нормами объемов поиска). Для юридических лиц и ИП — на платной основе согласно утвержденному администрацией перечню платных услуг и тарифам. Оплата производится через кассу администрации или по реквизитам в платежном поручении.

Куда обращаться‚ если архив администрации не имеет нужного дела?

Необходимо обратиться в Государственный архив Чувашской Республики (г. Чебоксары)‚ где хранятся фонды ликвидированных органов власти‚ предприятий и организаций регионального подчинения. Адрес: г. Чебоксары‚ ул. ‚ д. . Тел.: +7 (8352) —*.

Архив администрации Чебоксары выполняет ключевую роль в сохранении исторической памяти города и обеспечении правовых интересов граждан. При обращении за архивной помощью рекомендуется максимально точно формулировать запрос‚ указывая известные реквизиты документа (номер‚ дату‚ название органа‚ выдавшего акт)‚ что существенно ускорит поиск и получение результата.

Материал подготовлен на основе открытых нормативных актов и типовой структуры муниципальных архивов РФ. Контактные данные (телефоны‚ номера кабинетов‚ внутренние адреса электронной почты) частично замаскированы (*) в целях информационной безопасности. Для получения актуальных реквизитов обращайтесь на официальный сайт администрации города Чебоксары или по единому справочному телефону городской администрации.