Архив администрации Смоленского района является ключевым хранилищем документации, отражающей историю управления территорией, социально-экономическое развитие района и судьбы тысяч жителей․ В данной статье мы подробно рассмотрим структуру фондов, порядок обращения за справками, режим работы и особенности работы с архивными документами․

Историческая справка и значение архива

Смоленский район (с центром в г․ Смоленск) имеет богатую историю, уходящую корнями в глубокую древность․ Однако как административно-территориальная единица в современных границах он формировался в советское время․ Архив администрации являеться правопреемником архивов районных исполкомов, уездных управ и иных органов власти, функционировавших на данной территории в разные эпохи․

Основные функции архива:

• Обеспечение сохранности документов, составляющих архивный фонд района․
• Государственная регистрация и учет документов․
• Научно-справочная работа: составление описей, путеводителей, реестров․
• Предоставление архивной информации гражданам и организациям (справки, копии документов)․
• Контроль за состоянием делопроизводства в структурных подразделениях администрации․

Структура и состав архивных фондов

Фонды архива администрации Смоленского района охватывают хронологический период с начала XX века по настоящее время․ Документы традиционно делятся на несколько крупных блоков:

Документы дореволюционного периода (до 1917 г․)

В фондах хранятся единицы хранения уездных земских управ, уездных судов, полицейских управлений, духовного правления, а также документы поместных и удельных ведомств․ Особую ценность представляют ревизские сказки, метрические книги (приходские ведомости), земельные межевые акты и дела о земельных спорах․

Документы советского периода (1917–1991 гг․)

Это самый массивный блок фондов․ В него входят:

1. Документы Смоленского уездного/районного исполкома Советов депутатов трудящихся․ Постановления, распоряжения, протоколы заседаний, отчеты о социально-экономическом развитии․
2. Документы отраслевых управлений: Районного управления народного образования (РОНО), Районного управления здравоохранения (Райздрав), Районного финансового отдела (Райфин), Районного отдела внутренних дел (РОВД), Районного военкомата и др․
3. Документы колхозов и совхозов․ Уставы, инвентаризационные книги, протоколы общих собраний, отчеты о выполнении госзаказов․ Название конкретных колхозов (например, колхоз им․ , колхоз «») замаскировано в соответствии с правилами конфиденциальности․
4. Персональные фонды известных земляков, партийных и советских работников (ф․ И․О․ *)․

Документы современного периода (с 1991 г․ по н․в․)

Документы Администрации Смоленского района, районной Думы, комитетами и отделами администрации․ Здесь концентрируются акты нормативного характера, градостроительная документация, дела по вопросам земельных отношений, социальной защиты населения, образования и культуры․

Генеалогические и биографические источники

Для исследователей родословных и историков местности архив представляет особую ценность за счет следующих категорий документов:

• Метрические книги (приходские ведомости): Записи о рождении, браке, смерти․ Хранятся за период, как правило, до 1920–1925 гг․ (позже учетом занимались ЗАГСы)․
• Ревизские сказки и семейные списки: XVIII – первая половина XIX в․ (часто находяться в ГАСО — Главном архиве Смоленской области, но копии или отдельные дела могут быть в районном архиве)․
• Списки призывников и личные дела призывников: Военно-учетные документы районного военкомата (ф․ *)․
• Домашние книги и списки жителей: Сельских советов (с 1920-х по 1980-е гг․)․ Содержат фамилии, имена, отчества, год рождения, национальность, состав семьи, сведения о переездах․ Фамилии жителей в примерах скрыты: Иванов И․И․ → Ив* И․И․
• Дела о награждении орденами и медалями СССР: Представительства к награждению, характеристики․

Режим работы и контакты (частично замаскировано)

Перед посещением архива настоятельно рекомендуется заранее связаться с сотрудниками читального зала для уточнения актуального режима работы, наличия нужных фондов и правил оформления заявки․

Порядок обращения за архивной справкой или документом

Личный визит в читальный зал

Наиболее эффективный способ работы с фондами․ Вам потребуется:

1. Предъявить документ, удостоверяющий личность (паспорт гражданина РФ)․
2. Заполнить заявку на выдачу документов (бланк выдается в читальном зале)․ В заявке указываются: фонд, опись, дело, заглавие дела, даты, необходимые листы․
3. Работа с оригиналами документов проводится только в читальном зале под наблюдением сотрудника; Фотосъемка документов на камеру/телефон часто разрешается бесплатно (без вспышки), но правила уточняйте у дежурного архивариуса․

Удаленное обращение (Почта / Электронная почта / Госуслуги)

Если вы не можете приехать лично, можно заказать справку удаленно:

• Через портал «Госуслуги»: Услуга «Предоставление архивной справки» (федеральный или региональный реестр)․ Требуется подтвержденная учетная запись․
• По электронной почте: На адрес arhiv‑@admin‑smolensk․․ В теме письма укажите: «Запрос справки: ФИО заявителя»․ В теле письма опишите запрос максимально подробно (кто, когда, где жил/работал/служил, какая справка нужна)․ Приложите скан паспорта (разворот с фото и пропиской) и документа, подтверждающего родственные связи (если запрашиваете не о себе)․
• Почтовым отправлением: На адрес: 2140, г․ Смоленск, ул․ , д․ , Архив администрации Смоленского района․ Конверт пометить «Запрос архивной справки»․ Обязательно вложите конверт с вашим обратным адресом и марками для ответа․

Необходимые данные для составления запроса

Чтобы архивариус нашел документ, предоставьте максимум информации:

• Фамилия, Имя, Отчество (на момент события: девичья фамилия, возможные ошибки в записи)․
• Год рождения (или примерный период жизни)․
• Место жительства: название села/деревни/поселка, название сельского совета (важно, так как границы менялись)․
• Тип документа: метрическая запись, домашняя книга, дело о награждении, личное дело призывника и т․д․
• Цель обращения: установление факта рождения/брака/смерти, подтверждение стажа, восстановление прав на жилье, генеалогия․

Платные услуги и сроки

Согласно законодательству РФ (ФЗ «Об архивном деле в РФ» № 125-ФЗ) и локальным нормативным актам:

• Государственные услуги (выдача архивных справок гражданам для реализации прав на пенсию, льготы, жилье) — бесплатно в установленные законом сроки (обычно до 30 дней)․
• Платные услуги: Изготовление копий документов (ксерокопия, скан), выдача справок для генеалогических целей, сложные научные запросы․ Тарифы утверждаются директором МУ «Архив․․․» и публикуются на стенде в читальном зале и на сайте․ Оплата производится через кассу администрации или по реквизитам (ИНН , КПП , р/с * в банке *)․
• Сроки выполнения платных заказов: Обычно 5–10 рабочих дней после оплаты․

Советы исследователям и генеалогам

1. Начинайте с известного․ Соберите все сведения у старших родственников: точные названия населенных пунктов (деревень), названия колхозов/совхозов, где работали предки, примерные даты․
2. Учитывайте переименования․ Многие деревни Смоленского района меняли названия, объединялись в сельские округа/сельские советы․ Проверяйте историю административно-территориального деления (справочники 1926, 1940, 1970, 2000 гг․)․
3. Параллельный поиск в ГАСО․ Главный архив Смоленской области (г․ Смоленск, ул․ Тенишевой, д․ ) хранит фонды уездных/губернских учреждений, метрические книги многих приходов, фонды колхозов (часто центральные фонды колхозов сдаются в область)․ Обращение в ГАСО часто дает больший результат для дореволюционного периода и 1920–1930-х гг․
4. Цифровые ресурсы․ Проверьте проекты «Память Народа», «Подвиг Народа», «Обд Мемориал» (для фронтовиков), а также базы данных «Родовид», «Мой Родной», иногда там уже загружены описи или оцифрованные дела из районного архива․
5. Вежливость и терпение․ Архивариусы часто перегружены запросами․ Четко сформулированный письменный запрос с полными вводными данными ускорит поиск в разы․

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Архив администрации Смоленского района — это не просто склад старых бумаг, а живой организм, сохраняющий память о поколениях жителей края․ Грамотная работа с его фондами позволяет восстановить справедливость по пенсиям и жилью, собрать родословную на 10–15 поколений назад и прикоснуться к истории малой родины․

Главное правило: не стесняйтесь задавать вопросы сотрудникам архива․ Их профессиональный опыт и знание структуры фондов — ваш главный инструмент в поиске информации․ Планируйте визит заранее, готовьте вводные данные тщательно, и результат не заставит себя ждать․

Данная статья носит информационный характер․ Реквизиты, телефоны, адреса и тарифы могут изменяться․ Актуальную информацию всегда подтверждайте на официальном сайте администрации Смоленского района или по телефонам, указанным выше․