Данная статья посвящена архивной единице хранения с обозначением «Часть 21818». В архивоведении термин «часть» (часть дела, том, книга) используется для обозначения физически выделенного объема документов внутри одного дела (единицы хранения), который выделен в силу большого объема, различного срока хранения или составных частей дела.
Структура архивного кода и расшифровка
Обозначение «Часть 21818» не является полным архивным шифром. Полная ссылка на документ в государственном архивном фонде РФ имеет иерархическую структуру:
- Фонд (Ф.) — совокупность документов, созданных одним создателем (организацией, лицом).
- Опись (Оп.) — системный указатель документов фонда.
- Дело (Д.) / Единица хранения (Ед. хр.) — основная учетная единица.
- Часть (Ч.) / Том (Т.), физическая часть дела (в данном случае, Часть 21818).
Пример полной цитаты: Ф. * Оп. * Д. * Ч. 21818.
Примечание: Конкретные номера фонда, описи и дела маскируются (*) в целях защиты персональных данных и соблюдения режима доступа к архивной информации.
Типовые категории документов, оформляемых в отдельные части
Выделение части под номером 21818 (или любого другого порядкового номера внутри дела) чаще всего обусловлено следующими причинами:
- Объем дела превышает норму скрепления (обычно более 250–300 листов). Дело разделяется на части: Часть 1, Часть 2 и т.д. Номер 21818 может указывать на порядковый номер части в рамках фонда/описи при сквозной нумерации, либо на внутренний номер тома в мног томном деле.
- Различные сроки хранения документов внутри одного дела (например, основная масса — 10 лет, финансовые приложения — 75 лет). Часть с длительным сроком выделяется отдельно.
- Наличие секретности/ограниченного доступа. Часть дела, содержащая сведения, составляющие гостайну, персонифицированные данные или коммерческую тайну, оформляется отдельно с особым режимом доступа;
- Разнородность носителей. Бумажные документы — Часть 1, фотоматериалы — Часть 2, электронные носители (CD/DVD/флеш) — Часть 3.
- Книги учета/реестры. В фондах ведомств (ЗАГС, нотариальные архивы, суды) «Часть» часто является синонимом «Книги» или «Тома» (например, Книга записей актов гражданского состояния № 21818).
Порядок поиска и заказа документа
Шаг 1: Определение архива-хранителя
Необходимо установить, в каком архиве хранится фонд. Основные варианты:
- Федеральные архивы (ГАРФ, РГАНИ, РГАЭ, РГВИА и др.) — для федеральных ведомств и организаций всероссийского значения.
- Архивы субъектов РФ (Государственные архивы областей, краев, республик) — для региональных органов власти, предприятий, ЗАГСов.
- Муниципальные/ведомственные архивы, для действующих организаций.
Шаг 2: Работа с описями и указателями
Поиск выполняется по описанным единицам хранения.
- Изучите опись дела (внутренний указатель дела), где перечислены все части/тома с указанием дат, заглавий и количества листов.
- Используйте электронные информационно-справочные системы (ЭИС) архива (сайт архива, портал «Архивы России», АИС «Архив»).
- Ключевые слова для поиска: номер фонда, номер описи, номер дела, «Часть 21818».
Шаг 3: Оформление запроса
Для получения доступа к документу необходимо:
- Зарегистрироваться в читальне архива (предъявив паспорт РФ).
- Заполнить заказ-листок (форму № 301 или аналогичную) с точным указанием шифра: Ф. * Оп. * Д. * Ч. 21818.
- Указать цель использования (научно-исследовательская, правовая, личная, производственная).
Режимы доступа и ограничения
Доступ к «Части 21818» может быть ограничен в соответствии со ст. 15 ФЗ-125 «Об архивном деле в РФ»:
| Категория ограничения | Срок закрытия | Порядок доступа |
|---|---|---|
| Персонифицированные сведения (перс. данные) | 75 лет со дня создания / 100 лет со дня рождения | Согласие субъекта ПДн или решение суда / уполномоченного органа |
| Сведения, составляющие гостайну | До снятия грифа секретности | Допуск соответствующего уровня + запрос уполномоченного органа |
| Коммерческая/банковская тайна | Срок действия режима тайны | Согласие владельца тайны |
| Документы плохого физического состояния | До реставрации/цифрования | Выдача копии (цифровой/ксерокопии) по решению руководителя читальни |
Важно: Если «Часть 21818» содержит сведения о конкретных гражданах (дело личного состава, судебное дело, метрическая книга), доступ к нему предоставляется только заинтересованным лицам или их уполномоченным представителям (по нотариальной доверенности).
Получение копий документов
После предоставления части дела в читальне возможно:
- Съемка на фотоаппарат/телефон (без вспышки, без штатива — бесплатно в большинстве госархивов).
- Заказ ксерокопий (платная услуга, тарифы устанавливаются архивом, обычно от * руб./стр.).
- Заказ цифровых копий (сканирование) (платная услуга, разрешение 300/600 dpi, формат TIFF/PDF/JPG).
- Заказ заверенных копий (с синей печатью архива, для представления в суды, нотариальные конторы, ЗАГС).
Контакты для уточнения информации (примерный шаблон)
Поскольку точный архив-хранитель не определен без номера фонда и описи, рекомендуется направить предварительный запрос в предполагаемый архив:
Наименование архива: * (например, Государственный архив * области)Адрес: г. , ул. , д.
Телефон справочно-информационной службы: +7 () —
E-mail приемной комиссии / отдела использования: @.ru
Сайт с ЭИС: .ru» target=»_blank»>https://*.ru
Режим работы читальни: Пн-Пт: : – :, Сб-Вс: выходной (уточняйте на сайте)
Алгоритм действий, если точный шифр неизвестен
Если у вас есть только фраза «Архив части 21818» без контекста (фонд/опис/дело):
- Проверьте первоисточник. Где вы встретили эту фразу? (Справка из архива, судебное решение, нотариальный запрос, список литературы в диссертации). Там должен быть полный шифр.
- Поиск в открытых базах. Введите в поисковике (Яндекс, Google) комбинации:
"Часть 21818" архив,"Ч. 21818" фонд,21818 единица хранения. - Обратитесь в РОСАРХИВ (Федеральное архивное агентство) через форму обратной связи на сайте rosarhiv.gov.ru с просьбой определить архив-хранитель по фрагменту описания.
- Проверьте специфические базы:
- «Память народа» / «Подвиг народа» — если речь о военном архиве (фонды ЦАМО, ЦАМО РФ).
- ЗАГС / Единый государственный реестр ЗАГС (ЕГР ЗАГС) — если «Часть 21818» это том книги акта гражданского состояния.
- Судебные сайты (Кад;Арбитр, ГАС Правосудие) — если это часть судебного дела.
- Нотариальные архивы / Реестр нотариальных дел.
Частые ошибки при оформлении запроса
- Указание только «Часть 21818» без Ф., Оп., Д. — архив не сможет выполнить заказ, так как номера частей не уникальны в масштабе всего архива.
- Путаница между «Дело № 21818» и «Часть 21818» — это принципиально разные единицы учета.
- Игнорирование срока хранения. Если срок не истек, доступ будет отказан без оснований (суд, согласие субъекта).
- Отсутствие доверенности при запросе чужой персонифицированной информации.
Архивная единица «Часть 21818» представляет собой физический том или раздел дела, требующий для идентификации полного архивного шифра (Фонд — Опись, Дело). Успешный поиск и получение документов возможны только при наличии полного реквизита и соблюдении законодательно установленных режимов доступа. Рекомендуется начать работу с обращения в архив-хранитель (определенный по создателю документов) за консультацией по каталогам и указателям.
Данная статья носит справочный характер. Конкретные реквизиты архива, тарифы на услуги и режимы доступа к конкретной «Части 21818» необходимо уточнять непосредственно в архиве-хранителе. Персональные данные, адреса и контакты в тексте частично замаскированы (*) в соответствии с политикой конфиденциальности.