Огромный документооборот — вполне естественное явление в жизни современных организаций. При этом документы имеют особенность накапливаться, ведь по ФЗ «Об архивном деле в РФ» организации обязаны обеспечивать сохранность документов, произведённых в рабочем процессе, и только по истечении определённого срока обязательного хранения они могут быть переданы в фонды Государственного архива.
Почему архивное хранение так важно
Несоблюдение сроков и правил хранения документов может привести к серьёзным последствиям: штрафам, потере важной информации, проблемам при проверках контролирующих органов. Профессиональное архивное хранение обеспечивает:
- соблюдение всех норм хранения — защиту от пожаров, потопов и других рисков;
- систематизацию и учёт документов;
- быстрый доступ к нужным делам по запросу;
- экономию офисных площадей;
- конфиденциальность и защиту персональных данных.
Государственные архивы Санкт-Петербурга
В городе действует развитая сеть государственных архивных учреждений, занимающихся комплектованием, хранением, учётом и использованием документов Архивного фонда Санкт-Петербурга.
Центральный государственный архив историко-политических документов
Расположен по адресу: ул. Антонова-Овсеенко, д. 1, к. *, Санкт-Петербург. Здесь хранятся документы по истории политических движений и государственных институтов.
ЦГАЛИ СПб и ЦГИА СПб
Недавно был успешно завершён крупный проект по перемещению фондов Центрального государственного исторического архива и Центрального государственного архива литературы и искусства в новое здание на Заневском проспекте. Это позволило объединить разрозненные фонды в один массив, из исторических зданий в новый архивный центр перевезено свыше 2 млн единиц хранения.
ЦГАКФФД СПб и другие учреждения
ЦГАЛС СПб принимает на государственное хранение документы по личному составу от организаций Санкт-Петербурга всех форм собственности, осуществляющих процедуру ликвидации или реорганизации. Также действует архив Санкт-Петербургской академии наук (Киевская ул., д. 5, корп. *).
Коммерческие архивные услуги в СПб
Помимо государственных учреждений, в городе работают частные компании, предоставляющие полный спектр архивных услуг для организаций и физических лиц.
Основные услуги коммерческих архивов
- Архивное хранение, типовых, бухгалтерских, управленческих и депозитарных документов, дел делопроизводства;
- Обработка и систематизация документов;
- Оцифровка — перевод бумажных носителей в электронный вид;
- Уничтожение документов с истекшим сроком хранения;
- Транспортные услуги — доставка и вывоз архивных коробов.
Примеры компаний
- Архив «Нева», архивные услуги в СПб с 2007 года: хранение, обработка, оцифровка и уничтожение документов. Более 1200 клиентов. Телефон: +7 (812) -48—.
- Архивы ОСГ, профессионально оборудованные хранилища в соответствии с международными стандартами и требованиями российского архивного законодательства.
- BLACK BOXES — экономичные и удобные склады временного хранения для архивных документов.
- Складские комплексы в Пушкинском районе (Шушары, Пушкинская ул., д. 25, к. *) предлагают услуги 3PL, архивное хранение, холодные склады, контейнерные и открытые площадки.
Электронное архивное хранение
Современный тренд — построение доверенной среды для хранения электронных документов. Это сопряжено с рядом вызовов: от организационных моментов до технических требований к защите информации. Многие компании совмещают бумажное и электронное хранение, обеспечивая юридическую значимость документов в обоих форматах.
Как выбрать архивное хранилище
При выборе подрядчика для архивного хранения в Санкт-Петербурге обратите внимание на следующие критерии:
- соответствие хранилища нормам пожарной безопасности и микроклимата;
- опыт работы компании и количество клиентов;
- наличие услуг оцифровки и оперативной выдачи документов;
- условия конфиденциальности и договорные гарантии;
- стоимость хранения за единицу (короб, стеллаж, паллету).
Архивное хранение в Санкт-Петербурге — это развитая отрасль, включающая как государственные архивы с многомиллионными фондами, так и коммерческие компании, предлагающие гибкие решения для бизнеса. Правильная организация хранения документов позволяет соблюдать требования законодательства, защищать ценную информацию и оптимизировать расходы на офисные площади.