Общая информация

Архивные учреждения, хранящие записи актов гражданского состояния на территории Донецкой Народной Республики, выполняют важную функцию: они обеспечивают сохранность сведений о рождении, заключении и расторжении брака, смерти, перемене имени и других юридически значимых фактах. Именно сюда обращаются граждане, когда необходимо восстановить утраченное свидетельство, подтвердить родство или получить справку для оформления документов за границей.

Основные направления работы архива ЗАГС:

• государственная регистрация рождения;
• государственная регистрация смерти;
• государственная регистрация заключения брака;
• государственная регистрация расторжения брака;
• перемена имени физического лица;
• внесение изменений в записи актов гражданского состояния, их восстановление и аннулирование;
• выдача повторных свидетельств и справок по запросам граждан и организаций;

Где хранятся записи актов гражданского состояния

Записи актов гражданского состояния, составленные отделами ЗАГС Донецкой области, по истечении установленного срока хранения передаются в государственный архив. Следует учитывать, что в 2014 году Государственный архив Донецкой области был формально перемещён в Константиновку, однако значительная часть документов осталась на прежнем месте хранения. Поэтому перед подачей запроса рекомендуется уточнить, где именно находится нужная регистрационная запись.

Например, записи Куйбышевского ЗАГСа города Донецка (свидетельства о рождении, браке и т.д.) хранятся в архиве в Донецке, и по ним можно истребовать повторные документы или справки.

Контактная информация

Внимание: персональные данные и контакты приведены частично скрытыми. Актуальную информацию следует уточнять на официальных ресурсах.

• Государственный архив (Ясиноватая): ул. Скрыпника, 1, г. Ясиноватая, Донецкая обл., 860. Начальник, Шубенок М. В. Телефон: (06236) —*-.
• Архив в Донецке: пр. Титова, 1, г. Донецк, 283**. Телефон: 38(062) -03—*.
• Справочная по истребованию документов гражданского состояния: (022) -57-1*.
• Информация об онлайн-истребовании документов: (022) -57-1*.

Как подтвердить родство, если родственник находится за границей

Типичная ситуация: один из родственников проживает в Донецке (ДНР), а второй — за границей, при этом оба родились в Донецке, и свидетельства о рождении были выданы, например, Куйбышевским ЗАГСом. В таком случае порядок действий следующий:

1. Подайте заявление в архив по месту хранения регистрационных записей (в Донецке) с просьбой выдать повторные свидетельства о рождении или справки, подтверждающие факт рождения.
2. Приложите документы: паспорт заявителя, копии имеющихся свидетельств, документы, подтверждающие полномочия (если действуете по доверенности от родственника).
3. Оформите доверенность от родственника, находящегося за границей, если запрос подаётся от его имени. Доверенность может потребовать нотариального удостоверения и апостиля в зависимости от страны.
4. Получите справки о рождении обоих родственников — на их основании подтверждается родственная связь (общие родители, указанные в записях актов).

Подача заявлений онлайн

В ДНР действует возможность истребования документов гражданского состояния в электронном виде. Для этого необходимо:

• позвонить по справочному телефону онлайн-истребования и уточнить порядок подачи;
• направить заявление через официальный портал государственных услуг республики;
• оплатить государственную пошлину (при необходимости);
• получить готовый документ лично, через представителя или почтовым отправлением.

Полезные советы

• Перед визитом обязательно уточняйте график работы архива и приёмные часы.
• Если запись была составлена давно, укажите в заявлении максимум известных данных: ФИО, дату и место события, наименование отдела ЗАГС.
• Для использования документов за границей может потребоваться их легализация или апостилирование — уточните требования принимающей стороны заранее.
• Сохраняйте квитанции об оплате пошлины и копии всех поданных заявлений.

Архив областного ЗАГСа ДНР — ключевое учреждение для восстановления и подтверждения документов гражданского состояния. Несмотря на сложности с перемещением архивных фондов, записи доступны для истребования как лично, так и дистанционно. Главное — правильно определить место хранения нужной записи и корректно оформить запрос.