Каждый пользователь, получающий электронную почту, рано или поздно задумывается о том, как сохранить важные письма на своём компьютере. Архивация почты позволяет освободить место в почтовом ящике, защитить ценную переписку от случайного удаления и иметь доступ к письмам даже без подключения к интернету. В этой статье мы подробно разберём, что такое архив почты, как его создать в популярных сервисах и программах, а также как правильно хранить архивные файлы.
Что такое архив электронной почты и зачем он нужен
Архив почты — это копия ваших писем, сохранённая локально на компьютере или в отдельной папке почтового сервиса. Архивация решает сразу несколько задач:
- Освобождение места. Почтовые ящики имеют ограниченный объём. Перенос старых писем в архив предупреждает переполнение ящика.
- Резервное копирование. Если сервис будет недоступен или аккаунт взломан, копия переписки останется у вас.
- Быстрый поиск. Локальный архив позволяет искать письма без подключения к сети.
- Соблюдение корпоративных политик. В организациях архивация часто обязательна для соответствия требованиям безопасности.
Архивация писем в Gmail
Gmail — один из самых популярных почтовых сервисов в мире. Отправить письмо в архив здесь очень просто:
- Откройте Gmail на компьютере.
- Установите флажок напротив нужного письма.
- Нажмите на значок «Архивировать» в верхней части страницы.
Архивные письма исчезают из папки «Входящие», но остаются доступными через раздел «Вся почта» и поиск. Чтобы вернуть письмо, наведите на него указатель и выберите «Переместить во входящие».
Как скачать все письма из Gmail на компьютер
Для полного экспорта переписки Google предлагает сервис «Google Архиватор» (Google Takeout):
- Перейдите в настройки аккаунта и выберите раздел экспорта данных.
- Отметьте сервис «Почта» и нажмите «Далее».
- Выберите вариант «Однократный экспорт» и нажмите «Создать экспорт».
- Через некоторое время проверьте свою почту — придёт письмо от отправителя Google Архиватор со ссылкой на один или несколько архивов.
Скачанный файл обычно имеет формат MBOX, который можно открыть в почтовых клиентах, например в условно-бесплатном The Bat (даётся пробный период на 30 дней) или бесплатном Thunderbird.
Архивация в Microsoft Outlook
Outlook хранит архивы в файлах данных формата .pst. Чтобы создать архив вручную:
- Нажмите Файл → Средства очистки → Архивировать.
- Выберите параметр «Архивировать эту папку и все вложенные папки» и укажите нужную папку (обычно корневую).
- Задайте дату, до которой следует заархивировать почту, и путь сохранения PST-файла.
Также доступна автоархивация — Outlook будет автоматически перемещать старые элементы в PST-файл по расписанию. Для учётных записей POP и IMAP можно создать папку «Архив» или назначить существующую папку папкой архива. Обратите внимание: при перемещении сообщений в папку «Архив» кнопкой «Архивировать» размер почтового ящика не уменьшается — для этого нужен именно экспорт в PST-файл.
Архивация в Почте Mail.ru и на Mac
В веб-версии Почты Mail.ru достаточно нажать правой кнопкой мыши на письмо в списке и выбрать «В архив». Файлы из писем можно также сохранять в Облако Mail.ru — при этом они не занимают место на компьютере.
На компьютере Mac в приложении «Почта» при архивации письма автоматически создаётся почтовый ящик «Архив», куда и перемещается сообщение. Для сохранения вложений наведите указатель на сообщения, нажмите кнопку вложения и выберите нужный файл.
Корпоративное архивирование
В организациях чаще всего применяется централизованное автоматическое архивирование, которое функционирует независимо от конечного пользователя. Такой подход позволяет контролировать все сообщения электронной почты, минимизировать нагрузку на ИТ-отдел и соблюдать корпоративные политики безопасности в полном объёме. Популярные решения, MailStore и аналогичные системы.
Как правильно хранить архивный файл
За целостность и сохранность архивного файла пользователь отвечает сам. Специалисты рекомендуют:
- Периодически делать копию архивного файла и сохранять её на другом носителе: флешке, внешнем жёстком диске, в сетевом расположении или облаке.
- Архивный файл, как и любой другой, можно перенести на другой компьютер и подключить его в Outlook или ином почтовом клиенте.
- Не хранить единственную копию архива на системном диске, при сбое системы данные могут быть утеряны.
Архив почты на компьютере — это надёжный способ сохранить важную переписку, освободить место в ящике и обезопасить себя от потери данных. Независимо от того, пользуетесь ли вы Gmail, Outlook, Mail.ru или почтой на Mac, регулярная архивация и резервное копирование архивных файлов на отдельные носители станут залогом сохранности вашей электронной переписки на долгие годы.