Архивные документы предприятий и организаций — важнейший источник информации как для историков и исследователей, так и для обычных граждан. Именно в архивах хранятся сведения о трудовой деятельности, заработной плате, наградах и другие документы, необходимые для подтверждения стажа, оформления пенсии или восстановления семейной истории. В этой статье мы подробно расскажем о том, как устроена система архивного хранения документов предприятий в Ростове-на-Дону и Ростовской области.

Какие архивы хранят документы предприятий Ростова

В Ростове-на-Дону и области документы предприятий и организаций распределены между несколькими архивными учреждениями:

• МКУ «Муниципальный архив города Ростова-на-Дону», хранит документы муниципальных предприятий, учреждений и организаций города;
• Государственный архив Ростовской области (ГАРО) — крупнейшее хранилище документов государственных предприятий и организаций региона;
• Центр документации новейшей истории Ростовской области, документы советского и постсоветского периодов;
• Отраслевые и ведомственные архивы — документы крупных действующих предприятий, которые хранят их самостоятельно.

Муниципальный архив города Ростова-на-Дону

Муниципальное казённое учреждение «Муниципальный архив города Ростова-на-Дону», основное хранилище документов городских предприятий и организаций.

Адрес: 344, г. Ростов-на-Дону, ул. Советская, д. 5/2
Телефон: +7 (863) -51—**
График работы: понедельник – пятница с 09:00 до 18:00, перерыв с 13:00 до 14:00
Официальный сайт: archiverostov.ru

Основные направления деятельности

Муниципальный архив выполняет широкий круг задач:

1. Комплектование архива документами учреждений, организаций, предприятий и граждан на различных видах носителей в соответствии с действующим законодательством;
2. Учёт хранящихся документов и обеспечение их сохранности;
3. Использование документов в интересах граждан, общества и государства — информационное обеспечение физических и юридических лиц по их запросам, работа читального зала, организация выставок;
4. Улучшение физико-химического, технического и биологического состояния архивных документов;
5. Создание и совершенствование научно-справочного аппарата и информационно-поисковых систем;
6. Проведение экспертизы научной и практической ценности поступающих документов;
7. Методическая и консультативная помощь организациям — источникам комплектования;
8. Обработка (упорядочение) документов органов местного самоуправления, муниципальных организаций, предприятий и учреждений города.

Платные услуги архива

На договорной основе учреждение оказывает следующие услуги:

• переплётные работы для организаций города;
• упорядочение и приём на хранение документов временного срока хранения (5–10 лет);
• копирование документов для юридических и физических лиц.

Государственный архив Ростовской области и «Донские архивы»

Документы крупных государственных предприятий, ликвидированных организаций и учреждений областного подчинения хранятся в Государственном архиве Ростовской области. Для удобства пользователей создан портал «Донские архивы — Виртуальный архив Ростовской области» (donarch.ru), где доступны:

• виртуальный читальный зал;
• состав научно-справочного аппарата;
• электронные публикации документов, в т.ч. о Великой Отечественной войне;
• новости и информация о работе архивных учреждений региона.

Ключевые направления работы областных архивов

1. Обеспечение сохранности и учёт документов Архивного фонда РФ, реставрация, консервация и копирование документов;
2. Комплектование архивов документами органов власти, организаций и предприятий Ростовской области, а также материалами выдающихся жителей региона;
3. Использование архивных документов, исполнение запросов российских и зарубежных граждан и организаций, выставки, экскурсии, публикации;
4. Внедрение цифровых технологий, оцифровка документов, создание автоматизированных информационно-поисковых систем, развитие интернет-ресурсов.

Как получить справку из архива о работе на предприятии

Чаще всего граждане обращаются в архивы за справками о трудовом стаже и заработной плате. Порядок действий следующий:

1. Определите, где хранятся документы предприятия. Если предприятие было муниципальным, в Муниципальном архиве города; если государственным или ликвидированным, в ГАРО. Информацию можно уточнить по телефону или на сайте архива.
2. Подайте запрос. Это можно сделать лично, по почте, через электронную приёмную на сайте архива или через портал Госуслуг.
3. Укажите необходимые данные: ФИО (в т.ч. прежние фамилии), точное название предприятия, период работы, цель запроса.
4. Получите ответ. Архивная справка выдаётся бесплатно в установленные законом сроки (как правило, до 30 дней).

Особые направления комплектования

В последние годы архивы Ростова активно пополняют фонды документами современности. В частности, ведётся сбор материалов об участниках СВО:

• личные документы (удостоверения, свидетельства, военные билеты, наградные документы);
• дневники, записные книжки, мемуары, воспоминания;
• интервью с участниками;
• документы профессиональной деятельности;
• творческие работы (песни, стихи, рисунки);
• статьи и вырезки из газет и журналов.

Передать документы могут сами участники, их родственники, а также члены общественных организаций, благотворительных фондов и волонтёры.

Полезные советы обратившимся в архив

• Перед визитом уточните график работы читального зала и необходимость предварительной записи;
• Возьмите с собой паспорт — он потребуется для оформления запроса;
• Если предприятие несколько раз меняло название, укажите все известные вам варианты;
• При отсутствии документов в одном архиве сотрудники подскажут, куда обратиться дальше;
• Многие справочные материалы уже оцифрованы и доступны онлайн, проверьте виртуальный читальный зал перед личным визитом.

Архивы предприятий Ростова-на-Дону — это надёжные хранилища документальной памяти города. Благодаря работе Муниципального архива и Государственного архива Ростовской области граждане могут подтвердить трудовой стаж, восстановить семейную историю, а исследователи — изучить экономическое и социальное развитие региона. Активное внедрение цифровых технологий делает доступ к архивным документам всё более простым и удобным.