Архив Сарыагашского района является важнейшим хранилищем документального наследия региона. Он выполняет функции по сбору, учету, хранению и использованию архивных документов, образующихся в деятельности органов местного самоуправления, организаций и учреждений района. Учреждение играет ключевую роль в обеспечении правовых и информационных интересов граждан, а также в сохранении исторической памяти юга Казахстана.

Историческая справка

Сарыагашский район имеет насыщенную историю, уходящую корнями в глубокую древность, однако формирование профессиональной архивной службы в современном понимании началось в советский период. Ключевые этапы развития:

• 1930–1960-е гг.: Формирование сетевого архива при райисполкоме. Накопление дел колхозов, совхозов, сельских советов.
• 1970–1990-е гг.: Централизация хранения, строительство/ремонт специализированных помещений, внедрение научной описи фондов.
• С 1991 г.: Переход в подчинение акымата района. Реорганизация в коммунальное государственное учреждение. Начало перевода описей в электронный вид.
• Современный этап: Внедрение автоматизированных информационных систем (АИС «Архив»), оцифровка наиболее востребованных фондов (метрические книги, личные дела, земельные дела).

Состав и структура архивных фондов

На архивный фонд Сарыагашского района насчитывает более * тысяч единиц хранения. Документы охватывают временной период с * года по настоящее время. Основные группы фондов:

Фонды органов власти и управления

• Делопроизводство Райисполкома / Акимата района (постановления, распоряжения, отчеты, штатные расписания).
• Документы районных отделений министерств и ведомств (образование, здравоохранение, сельское хозяйство, юстиция, внутренние дела).
• Материалы районных съездов депутатов, сессий маслихата.

Фонды сельских округов и поселковых администраций

В район входит * сельских округов и * поселковых администраций. Их архивы содержат уникальные сведения о жизни сел:

• Протоколы собраний сельских советов депутатов трудящихся.
• Земельные дела, планы населенных пунктов, дела по распределению земельных участков.
• Документы по учету населения (домовые книги, списки избирателей).

Фонды хозяйственных организаций

• Архивы бывших совхозов, колхозов, МТС (Сарыагашский, «Жамбыл», «Коммунизм», «Прогресс» и др.).
• Документы современных ТОО и КХ, подлежащие сдаче в архив по истечении сроков хранения.
• Проектно-сметная документация по строительству объектов социально-культурного назначения (школ, ФАПов, клубов, мечетей).

Персонифицированные фонды и коллекции

• Документы выдающихся земляков: Героев Советского Союза, Героев Социалистического Труда, кавалеров орденов, известных писателей, акинов, врачей, учителей.
• Коллекции фотодокументов, фоно- и видеодокументов, refletирующих историю района.
• Газетный фонд (районная газета «Сарыагаш туны» / «Сарыагашский вестник» с * года).

Основные направления деятельности

Обеспечение доступа к информации (Справочно-информационная работа)

Это наиболее востребованное направление. Ежегодно архив обслуживает более * тысяч обращений (письменных и личных). Основные категории запросов:

1. Пенсионное обеспечение: Подтверждение стажа, заработной платы, работы во вредных условиях, периодах ухода за инвалидами/детьми. Выдача справок-архивных выписок для ЕНПФ и ЦОН.
2. Земельно-имущественные споры: Выдача копий земельных дел, планов межевания, решений об предоставлении участков (для нотариусов, судов, Госрегистра).
3. Генеалогические поиски: Поиск сведений о предках (метрические книги ЗАГС, ревизские сказки, списки приходов).
4. Реабилитация: Поиск дел по репрессированным (по запросам Мемориальных центров и родственников).
5. Образовательные и научные цели: Выдача материалов для написания курсовых, дипломных работ, монографий по истории района.

Государственная регистрация и учет архивных фондов

Проводится ежегодная инвентаризация фондов, формирование государственных реестров архивных фондов и документов, подлежащих безусловному хранению. Ведется работа по присвоению категорий ценности и срокам хранения (в соответствии с Законом РК «Об архивном деле и архивах»).

Оцифровка и электронное документооборото

Активно внедряется проект «Электронный архив». На данный момент оцифровано более % описей фондов и тысяч листов документов высокого спроса. Это позволяет:

• Выдавать сканы документов дистанционно (через портал e-Gov или официальный сайт акымата).
• Сохранить оригиналы от износа.
• Обеспечить поиск по полнотекстовым индексам (ФИО, название организации, дата).

Хранение и консервация

Архив располагается в специализированном здании (адрес: г. Сарыагаш, ул. , д. ), оборудованном:

• Климатическими системами поддержания температуры (18±2°С) и влажности (50±5%).
• Системой пожаротушения (газовое/порошковое модульное) и охранно-пожарной сигнализацией.
• Металлическими стеллажами грузоподъемностью до * кг/м².
• Специальными контейнерами для фотопленки и аудиовизуальных носителей.

Проводится профилактическая дезинсекция, дератизация и биологическая защита фондов.

Режим работы и контакты

Прием граждан осуществляется в читальном зале. Для получения справки или копии документа необходимо предъявить документ, удостоверяющий личность, и (при необходимости) нотариальную доверенность или решение суда.

Как получить архивную справку: пошаговая инструкция

1. Определите тип нужного документа (стаж, зарплата, земля, родословная).
2. Соберите пакет документов: Паспорт, ИИН, документы, подтверждающие родство (если запрос не от своего имени), доверенность.
3. Подайте заявление:
   • Лично в читальном зале архива.
   • Через портал e-Gov.kz (услуга «Получение архивной справки/выписки»).
   • Через ЦОН (Центр обслуживания населения) по месту жительства.
   • Почтовой отправкой (ценным бандеролем с описью вложения) на адрес архива.
4. Оплатите госпошлину (если предусмотрено законодательством для данного вида справки; для пенсионных целей — бесплатно). Квитанцию прикрепить к заявлению.
5. Получите готовый документ в установленный законом срок (обычно до 10–15 рабочих дней, в сложных случаях — до 30 дней).

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Вопрос: Хранятся ли в архиве метрические книги (акты ЗАГС)?

Ответ: Метрические книги (рождение, брак, смерть) до 1990-х годов, как правило, централизованы в Областном архиве ЗАГС Туркестанской области (г. Туркестан/Шымкент). В районном архиве могут храниться дубликаты или алфавитные указатели к ним. Рекомендуется уточнить по телефону +7 () — перед визитом.

Вопрос: Можно ли заказать справку онлайн, если я живу в другом городе/стране?

Ответ: Да. Самый быстрый способ — через портал e-Gov.kz (раздел «Услуги» -> «Архивное дело»). Нужна ЭЦП (электронная цифровая подпись). Готовая справка с ЭЦП архива придет в личный кабинет или на e-mail. Также можно оформить доверенность на родственника/юриста в Казахстане.

Вопрос: Что делать, если архив отвечает «Документы не найдены»?

Ответ: Не отчаивайтесь. Попросите официальный письменный ответ (отказ) с указанием основания (фонд не поступил, сгорел, утерян). С этим отказом можно обратиться:

• В Областной архив Туркестанской области (г. Туркестан, ул. , д. ).
• В Центральный государственный архив РК (г. Астана).
• В архивы вышестоящих ведомств (Минобр, Минздрав, Минсельхоз), если речь об организациях их подчинения.
• В суд (для установления факта правовой значимости — ст. 276 ГПК РК).

Вопрос: Сколько стоит поиск информации для родословной?

Ответ: Поиск генеалогической информации — платная услуга (не входит в госпошлину за справку). Тарифы устанавливаются директором архива на основе затрат труда архивистов. Ориентировочно: поиск 1 записи — от * тенге, составление генеалогической таблицы — от * тенге. Точную стоимость уточняйте у главного архивиста * * *.

Перспективы развития

В ближайшие годы (2026–2028 гг.) архив планирует:

• Завершить ретроспективную оцифровку фондов «Земельные дела» и «Личные дела работников образования/здравоохранения».
• Внедрить модуль «Электронный склад» для автоматического учета мест хранения дел.
• Создать виртуальную экспозицию «История Сарыагашского района в документах» на сайте акымата.
• Повысить квалификацию кадров по стандартам ISO 15489 (менеджмент записей).
• Обеспечить безбарьерный доступ для маломобильных групп граждан.

Статья подготовлена на основе открытых данных официального сайта Акьмата Сарыагашского района, Отчета об деятельности архива за 2025 год и нормативных правовых актов РК в области архивного дела. Контактные данные и номера фондов актуальны на дату публикации . Рекомендуется уточнять детали по телефонам перед визитом.