Дата актуализации:

Воинский учёт – обязательный процесс‚ который позволяет государству контролировать численность военнообязанных‚ их статус и готовность к службе. Для работодателей он является частью кадровой и бухгалтерской деятельности и регулируется рядом нормативных актов (Положение 719‚ Закон «О воинской обязанности и военной службе»‚ методические рекомендации 2023 г.)

Нормативно‑правовая база

• Положение о воинском учёте № 719 от  г.
• Федеральный закон «О воинской обязанности и военной службе» (в редакции от 2023 г.).
• Методические рекомендации по ведению воинского учёта в организациях (утверждены приказом Минобороны РФ от  г.).
• Приказ Минтруда РФ № № 2023‑45 «Об обязательных формах и сроках предоставления сведений о военнообязанных».

Основные участники процесса

В организации за воинским учётом отвечают:

1. Руководитель организации – подписывает приказы о постановке на учёт и об освобождении от службы.
2. Начальник отдела кадров (Ф.И.О. Иов И.И.) – собирает и проверяет документы‚ ведёт реестр.
3. Бухгалтер (Ф.И.О. Пова А.А.) – учитывает финансовые обязательства (выплата компенсаций‚ отчисления в фонд ОМС).
4. Ответственный за взаимодействие с военкоматом (Ф.И.О. С*ин В.В.) – передаёт сведения в органы воинского учёта.

Чек‑лист «Шаг за шагом»

Ниже – подробный список действий‚ которые необходимо выполнить каждый год (или при изменении статуса сотрудника).

Подготовительный этап (январь‑февраль)

1. Сформировать перечень всех военнообязанных сотрудников (по данным ФИО‚ дате рождения‚ категории годности).
2. Проверить наличие у каждого сотрудника:
   • Военного билета (или его копии).
   • Справки о прохождении военной службы/отсрочки.
   • Документов о постановке на учёт в военкомате.
3. Обновить реестр военнообязанных в системе HR (формат Excel/1С):

   | № | ФИО | Дата рождения | Категория | Дата постановки | Состояние |
   |---|-----|---------------|-----------|-----------------|------------|
   | 1 | И*ов И.И. | | 1 | | На учёте |
    

Оповещение сотрудников (март)

1. Разослать письмо‑напоминание о необходимости предоставить актуальные сведения:

   Тема: «Обновление данных для воинского учёта»

2. Установить срок подачи документов – до 31 марта.
3. В случае отсутствия документов – оформить служебную записку с указанием причины (отсрочка‚ освобождение‚ и т.п.).

Сбор и проверка документов (апрель‑май)

1. Получить от сотрудников оригиналы/копии:
   • Военный билет.
   • Справка из военкомата о постановке на учёт.
   • Документы об освобождении/отсрочке.
2. Проверить соответствие данных реестру.
3. Сформировать акт приёма‑передачи документов (подписывается сотрудником и ответственным за учёт).

Формирование и передача отчётных документов (июнь)

1. Подготовить приказ руководителя о постановке на воинский учёт (пример):

   Приказ № 2026‑01 от г. «О постановке на воинский учёт»

2. Сформировать пакет документов для военкомата:
   • Копия приказа.
   • Реестр военнообязанных (в электронном виде).
   • Копии военных билетов.
   • Справки о статусе (отсрочка‚ освобождение).
3. Отправить пакет в военкомат по месту нахождения организации:

   Адрес: г. ‚ ул. 10‚ офис 5
   Тел.: +7 (495) ‑‑
   Email: voenkomat@gov.ru

Получение подтверждения (июль‑август)

1. Получить от военкомата подтверждение постановки на учёт (печатный лист или электронный акт).
2. Внести отметку в реестр и в личные карточки сотрудников.
3. При необходимости оформить дополнительные документы (например‚ справку о временном освобождении для учебы).

Контроль и архивирование (сентябрь‑декабрь)

1. Провести внутренний аудит: сверить реестр с данными военкомата.
2. Обновить политику конфиденциальности в отношении персональных данных военнообязанных.
3. Архивировать бумажные документы в соответствии с ТК РФ (срок хранения – 5 лет).
4. Подготовить отчёт о выполнении обязательств для руководства.

Список обязательных документов

• Военный билет (оригинал/копия).
• Справка из военкомата о постановке на учёт.
• Приказ руководителя о постановке/освобождении.
• Акт приёма‑передачи документов.
• Отчётный реестр (Excel/1С).
• Согласие сотрудника на обработку персональных данных (по ФЗ‑152).

Ключевые сроки

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Что делать‚ если сотрудник уехал за границу?

Необходимо оформить служебную записку о временном отсутствии и сообщить об этом в военкомат. При возвращении – повторно предоставить актуальные документы.

Как оформить освобождение от службы по состоянию здоровья?

Получить медицинскую справку из военного госпиталя‚ оформить приказ об освобождении и передать копию в военкомат.

Нужно ли вести учёт сотрудников‑инвалидов?

Да. Инвалиды также подлежат учёту‚ но их категория годности указывается отдельно (категория «IV» – освобожден от призыва).

Полезные ссылки и контакты

• Официальный сайт Министерства обороны РФ – mil.ru
• Текст Положения № 719 – pravo.gov.ru
• Госуслуги: проверка статуса военнообязанного – gosuslugi.ru
• Контактный центр военкомата г. :
  
  Тел.: +7 (495) ‑‑‚
  
  Эл. почта: voenkomat*@gov.ru

Соблюдение чек‑листа по воинскому учёту позволяет организации избежать штрафов‚ обеспечить законность кадровых процессов и выполнить гражданский долг перед государством. Регулярный контроль‚ чёткое распределение ответственности и своевременное взаимодействие с военкоматом – ключ к успешному выполнению требований законодательства.

Автор статьи: специалист по кадровому учёту А.*ова Е.Е.