В деловой переписке и кадровой практике часто звучит фраза «сотрудник за штатом»․ С юридической точки зрения в Трудовом кодексе РФ (ТК РФ) такого термина не существует, однако на практике он закрепился для обозначения работника, который выполняет трудовые функции, но не включен в штатное расписание организации․
Дата актуальности информации: ․
Суть понятия: штатное расписание vs реальность
Согласно ст․ 57 ТК РФ, трудовым договором работодатель обязуется предоставить работнику работу по согласованной трудовой функции (должности)․ В свою очередь, штатное расписание — это локальный нормативный акт (ЛНА), утверждаемый руководителем организации, который определяет:
- Структуру организации (подразделения);
- Перечень должностей работников;
- Количество ставок (единиц) на каждую должность;
- Оклад (тарифные ставки) и надбавки․
Сотрудник «в штате» — это работник, нанятый на конкретную вакантную единицу, предусмотренную штатным расписанием․
Сотрудник «за штатом» (вне штата) — это работник, оформленный в организацию (заключивший трудовой договор), но занимающий должность или ставку, отсутствующую в утвержденном штатном расписании на момент найма или в течение работы․
Как возникает ситуация «за штатом»?
На практике это происходит по нескольким основным причинам:
- Срочная необходимость в кадре․ Работника нанимают «вчера», а на изменение штатного расписания (согласование с профсоюзом, утверждение приказом) уходит время․
- Ошибки планирования․ HR-отдел или руководитель подразделения не учели потребность в новой единице при формировании штатного расписания на год․
- Временные проекты․ Нанимают специалиста под конкретный проект, не внося должность в штат, планируя сокращение по завершении работ․
- Совмещение/Внутреннее несовместительство․ Иногда существующий сотрудник выполняет работу отсутствующего коллеги или дополнительную нагрузку, которая не оформлена отдельной ставкой в штате․
- Аутстаффинг/Аутсорсинг (ошибка оформления)․ Попытка оформить сотрудника подрядчика как свой штатный сотрудник без соответствующей единицы в штате․
Правовые риски и последствия
Наличие сотрудников «за штатом» несет серьезные риски для работодателя:
Риски со стороны Государственной инспекции труда (ГИТ)
Инспекторы при проверках сопоставляют данные формы Т-12 (Сведения о численности и заработной плате работников) и Единого отчета (СЗВ-ТД) со штатным расписанием․ Выявление расхождений может привести к:
- Предписаниям об устранении нарушений;
- Штрафам по ст․ 5․27 КоАП РФ (нарушение трудового законодательства) — для должностных лиц от 1 000 до 5 000 руб․, для юрлиц — от 30 000 до 50 000 руб․ (при повторении — выше);
- Признанию трудовых договоров заключенными с нарушением порядка (в крайних случаях — судебные иски о восстановлении при увольнении)․
Финансовые и налоговые риски
- НДФЛ и страховые взносы: Налоговая может сочтить выплаты «заштатным» сотрудникам неэкономически обоснованными расходами по налогу на прибыль (ст․ 252 НК РФ), если работодатель не докажет необходимость выполнения работ данной категорией персонала․
- ФСС/СФР: Проблемы с расчетом тарифа профессионального риска, если должность не соответствует классификатору (ОКВЭД/Класс профессий)․
Кадровые риски (Увольнение и перевод)
Именно эта проблема поднималась в источнике HR-Director․ru․ Увольнение сотрудника «за штатом» по статье 81 ТК РФ (например, п․ «б» — ликвидация организации или п․ «г», несоответствие занимаемой должности) осложняется тем, что должности нет в штате, значит, формально ее нельзя ликвидировать или сократить штатным приказом․ Приходится:
- Срочно вносить должность в штатное расписание (с задним числом нельзя, только вперед);
- Затем производить сокращение штата/ликвидацию должности;
- Или увольнять по соглашению сторон (ст․ 78 ТК РФ), что требует согласия сотрудника и часто — выплаты выходного пособия․
Как легализовать сотрудника «за штатом»?
Единственный правильный путь — внести изменения в штатное расписание․
Алгоритм действий:
- Проект приказа об изменении штатного расписания․ Подготавливается новый вариант штатного расписания или приложение с изменениями (включение новой должности/ставки)․
- Согласование с выборным органом первичной профсоюзной организации (если есть), согласно ст․ 372 ТК РФ․ Срок рассмотрения — 5 рабочих дней (если иное не установлено коллективным договором)․
- Утверждение приказом руководителя․ Приказ вступает в силу с даты подписания или указанной в приказе даты (не ранее даты согласования с профсоюзом)․
- Дополнительное соглашение к трудовому договору․ Если должность/оклад меняются, подписывается доп․ соглашение (ст․ 72 ТК РФ)․ Если сотрудник нанимался «в пустоту», оформляется перевод на новую должность (приказ по форме Т-5/Т-5а)․
- Внесение записей в трудовую книгу / СЗВ-ТД․ Отражение перевода или изменения наименования должности․
Важно: Нельзя вносить изменения в штатное расписание «задним числом» для прикрытия уже нанятого сотрудника․ Дата вступления в силу приказа о изменении штата должна быть не ранее даты приказа․ Нанимать на несуществующую ставку нельзя — это грубое нарушение ст․ 68 ТК РФ (трудовой договор заключается в письменном виде с указанием конкретной трудовой функции);
Альтернативы найму «за штатом»
Если штатная единица не может быть создана быстро (лимиты ФОТ, мороз на штат), рассмотрите законные альтернативы:
| Вариант | Суть | Плюсы | Минусы/Риски |
|---|---|---|---|
| ГПХ (Договор гражданско-правового характера) | Оплата за результат (работу/услугу), а не за процесс․ | Не требует единицы в штате; нет взносов на соцстрах (кроме травматизма); легко расторгать․ | Высокий риск переквалификации в трудовой договор судом/налоговой (штрафы, доп․ налоги)․ Нельзя устанавливать график, режим труда, подчиненность․ |
| Внутреннее несовместительство (ст․ 60․2 ТК РФ) | Существующий сотрудник выполняет доп․ работу на свободное от основной работы время․ | Не требует новой единицы в штате (если это та же должность) или требует введения ставки 0,5/0,25․ | Ограничение по часам (не более 4 часов в день / половины месячной нормы)․ Доп․ отпуск не предоставляется (кроме вредных условий)․ |
| Совмещение должностей (ст․ 60 ТК РФ) | Сотрудник выполняет другую должность в той же организации․ | Законный способ покрыть пробел без найма нового человека․ | Требует введения ставки в штат (хотя бы 0,5)․ Оплачивается отдельно․ Нужен доп․ отпуск, если основной < 28 дней․ |
| Аутстаффинг / Аутсорсинг | Сотрудник оформлен в другой компании (поставщике кадров), работает у вас․ | Снимает головную боль с кадровым оформлением, ФОТ, штатом․ | Стоимость выше (маржа поставщика)․ Риски «неистинного аутстаффинга» (п․ 25․1 ст․ 251 НК РФ — ограничение вычета НДС/налога на прибыль)․ |
| Временный перенос (ст․ 72․2 ТК РФ) | Перенос на другую работу до 1 года (простой, авария, замена отсутствующего)․ | Не требует изменения штата на длительный срок․ | Только на срок отсутствия основного сотрудника или устранения последствий ЧС․ С согласия работника․ |
Частые ошибки HR и руководителей
- Найм «на пробу» без ставки в штате․ Трудовой договор заключается на конкретную ставку․ Если ставки нет — договор заключен с нарушением ст․ 57, 68 ТК РФ․
- Фиктивное включение в штат «на бумаге» без реальной работы․ Это мошенничество (ст․ 159 УК РФ) при получении зарплаты/соцвыплат, либо нецелевое расходование средств (бюджетники)․
- Игнорирование согласования с профсоюзом․ Приказ об изменении штата без подписи профсоюза (или протокола сбора мнений) — недействителен․
- Увольнение «за штатом» по п․ «г» ч․ 1 ст․ 81 ТК РФ (несоответствие)․ Нельзя аттестовать сотрудника на должность, которой нет в штате․ Аттестация проводится по должностям из штатного расписания․
Резюме: чек-лист для проверки
Проведите аудит своих кадровых документов по следующим пунктам:
- Есть ли у каждого сотрудника (в т․ч․ директора, главбуха, охранников, уборщиц) соответствующая ставка в действующем штатном расписании?
- Совпадают ли наименования должностей в трудовом договоре, приказе о приеме, СЗВ-ТД и штатном расписании (до буквы)?
- Все ли приказы об изменении штатного расписания согласованы с профсоюзом (протокол собрания/письменное мнение)?
- Есть ли сотрудники, работающие «в ожидании» введения ставки в штат? (Срочно оформить изменение штата)․
- Используете ли вы ГПХ/самозанятых там, где по факту трудовые отношения (подчиненность, график, оклад)?
Сотрудник «за штатом» — это кадровый «дырявый бак», через который утекают деньги (штрафы, налоговые риски) и время (суды, проверки)․ В современных реалиях, когда проверки ГИТ и ФНС автоматизированы (АСК НДС-2, АСК ВЗ-1, интеграция с СФР), выявление расхождений между штатным расписанием и СЗВ-ТД занимает минуты․
Единственно верная стратегия: никаких наймов без вакантной единицы в штатном расписании․ Планируйте штат заранее, используйте процедуру срочного изменения штата (можно за 1-2 дня при согласованном профсоюзе порядке) или легальные альтернативы (несовместительство, аутстаффинг);
Данная статья носит информационный характер и не является правовой консультацией․ Для решения конкретных спорных ситуаций обратитесь к трудовому юристу․
Источники: ТК РФ, НК РФ, КоАП РФ, практика ГИТ, материалы проф․ сообщества HR-Director (в т․ч․ обсуждение увольнения «заштатных» сотрудников)․