Делопроизводство судебных органов представляет собой упорядоченную систему создания, обработки, учета, хранения и использования документов, возникающих в ходе судебной деятельности. В деятельности Антрацитовского районного суда (далее — Суд) делопроизводство обеспечивается в строгом соответствии с законодательством Российской Федерации, регламентами Верховного Суда РФ и локальными нормативными актами суда.

Нормативно-правовая основа

Основой для организации делопроизводства в суде служит иерархия нормативных правовых актов:

• Федеральный закон от № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».
• Федеральный закон от № 149-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
• Постановление Пленума Верховного Суда РФ, регулирующие вопросы ведения делопроизводства в судах общей юрисдикции.
• Инструкция по делопроизводству в судах общей юрисдикции (утвержденная Судебным департаментом при Верховном Суде РФ).
• Локальные нормативные акты Суда: Положение о делопроизводстве, Номенклатура дел, График сроков хранения дел.

Организационная структура делопроизводства

В структуре Суда за организацию делопроизводства отвечает Канцелярия суда (или Секретариат судебных заседаний в зависимости от штатного расписания). Руководство канцелярией осуществляет Начальник канцелярии (Старший секретарь суда), *.

Основные структурные подразделения, участвующие в документообороте:

1. Приемная (Офис приема посетителей): первичная регистрация входящей корреспонденции, заявлений, жалоб.
2. Секретариаты судебных заседаний (по гражданским, административным, уголовным делам): ведение делопроизводства по конкретным категориям дел, оформление процессуальных документов.
3. Архив суда: хранение исполнившихся дел, контроль сроков хранения, подготовка к уничтожению или передаче в государственный архив.
4. Исполнительное производство (Отдел судебных приставов при суде): делопроизводство по исполнительным производствам;

Виды документооборота

В Суде функционируют три основных потока документооборота:

Внешний документооборот

Взаимодействие с участниками процесса, вышестоящими судами, прокуратурой, следственными органами, нотариусами, банками и гражданами.

• Входящие документы: заявления, жалобы, апелляционные/кассационные жалобы, ходатайства, документы от вышестоящих судов (определения, постановления), запросы организаций.
• Исходящие документы: копии судебных актов, определения, запросы к организациям, ответы на обращения граждан, направление дел в вышестоящие суды.

Внутренний документооборот

Документы, возникающие внутри суда и не выходящие за его пределы: приказы председателя суда, распоряжения, служебные записки, акты инвентаризации, журналы учета.

Делосудебный документооборот (Процессуальный)

Специфический вид документооборота, формирующий материалы гражданского, административного, уголовного дела. Включает: заявления, доказательства, протоколы заседаний, судебные акты (решения, определения, приговоры), протоколы ознакомления с протоколом заседания.

Этапы жизненного цикла документа в суде

Этап 1: Поступление и регистрация (Учет)

Все входящие документы подлежат обязательной регистрации в Единой автоматизированной информационной системе (ЕАИС) «Мой Арбитр» / ГАС «Правосудие» (в зависимости от ведомственной принадлежности и региона) и/или в бумажных журналах учета (Журнал учета входящих документов, Журнал учета заявлений).

Ключевые реквизиты регистрации:

• Дата поступления в суд.
• Регистрационный номер (уникальный идентификатор).
• Краткое содержание (тема).
• ФИО заявителя/организации — .
• Адрес заявителя, .
• Контактный телефон — *.
• Исполнитель (судья/секретарь/начальник канцелярии).
• Срок исполнения/рассмотрения.

Этап 2: Распределение и исполнение

Председатель суда (или заместитель) на ежедневных совещаниях или по мере поступления распределяет дела между судьями в соответствии с порядком рассмотрения дел (случайное распределение через АИС). Секретари судебных заседаний формируют материалы дела, готовят дела к предварительному и основному рассмотрению.

Этап 3: Ведение дела (Формирование тома)

Материалы дела сшиваются в тома в строгом хронологическом и процессуальном порядке (Инструкция по делопроизводству, Приложение № 2 — Порядок сшивки дел).

• Нумерация листов дела сквозная.
• Обязательное наличие обложки дела с реквизитами (номер дела, категория, ФИО сторон — *, статья ГПК/АПК/УПК РФ).
• Ведение «Содержания дела» (перечня документов в томе).

Этап 4: Оформление судебного акта

После вынесения решения/определения/приговора секретарь заседания оформляет судебный акт: присваивает номер, дату, ставит подпись судьи, заверяет печатью суда. Срок оформления — не позднее 5 дней (ГПК РФ, АПК РФ) или в установленные УПК РФ сроки.

Этап 5: Направление (Отправка) судебных актов

Копии судебных актов направляются сторонам и участникам процесса:

• Почтой (заказное уведомление, ценная посылка).
• Через ЕАИС/ГАС «Правосудие» (в личный кабинет участников).
• Вручение под роспись в канцелярии/секретариате.

Факты направления фиксируются в Журнале учета исходящих документов и в системе ЕАИС.

Этап 6: Исполнение и архивирование

После вступления судебного акта в законную силу и исполнения (или истечения сроков на обжалование) дело передается в Архив суда.

• Составление описи к делу (Инвентаризационная опись).
• Присвоение архивного шифра (Фонд, Опис, Дело).
• Размещение на стеллажах в соответствии с Номенклатурой и Графиком сроков хранения.

Электронное делопроизводство (ЭДО)

Антрацитовский суд полностью перешел на ведение делопроизводства в электронном виде с использованием государственных автоматизированных систем:

• ГАС «Правосудие» / АИС «Суды общей юрисдикции»: ведение электронных карточек дел, генерация процессуальных документов, учет движений дел, статистика.
• Система «Мой Арбитр» / Кабинет участника дела: прием электронных заявлений, направление электронных копий судебных актов.
• Электронный архив: хранение электронных образов дел (скан-копий) с применением усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП) секретарей и судей.

Преимущества ЭДО: сокращение сроков рассмотрения, исключение утери документов, удаленный доступ судей к материалам дел, прозрачность для участников процесса.

Архивное дело и сроки хранения

Архив суда формируется в соответствии с Номенклатурой дел суда и Графиком сроков хранения, утверждаемыми председателем суда по согласованию с архивным органом субъекта РФ.

Ежегодно формируется Акт отбора дел к уничтожению и Акт отбора дел к постоянному хранению. Уничтожение производится комиссией при составлении Акта уничтожения.

Обеспечение доступа к информации и защита персональных данных

Делопроизводство строится с учетом требований:

• 152-ФЗ «О персональных данных»: доступ к материалам дел, содержащим ПДн (ФИО, адреса — , телефоны — , паспортные данные, медицинскую тайну), имеют только участники дела, судьи, секретари, уполномоченные лица. Выдача копий третьим лицам — только по основаниям закона.
• ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности судов в РФ»: публикация судебных актов в интернете (анонимизированных), предоставление информации о движении дела через информационные терминалы и сайт суда.
• Режим доступа к гостайне: защита сведений, составляющих государственную тайну (при их наличии в делах);

Контроль за делопроизводством

Контроль за соблюдением правил делопроизводства осуществляется:

1. Председателем суда (через отчеты АИС, личный прием, проверки канцелярии).
2. Начальником канцелярии (ежедневный контроль за регистрацией, сроками исполнения входящих, формированием дел).
3. Судебным департаментом при Верховном Суде РФ (плановые и внеплановые проверки, анализ статистики ЕАИС).
4. Квалификационной коллегией судей (при рассмотрении вопросов дисциплинарной ответственности судей за нарушение сроков).

Работа с обращениями граждан (ФЗ № 59-ФЗ)

Отдельный блок делопроизводства — работа с обращениями (жалобами, предложениями, заявлениями).

• Срок регистрации — в день поступления.
• Срок рассмотрения — 30 дней (при необходимости продлевается до 45 дней с уведомлением заявителя).
• Ответ направляется по адресу заявителя (*) или электронно.
• Учет ведется в Журнале учета обращений граждан и в АИС.

Перспективы развития

Антрацитовский суд продолжает внедрять технологии «Цифрового правосудия»:

• Полный переход на безбумажное делопроизводство (электронные тома дел).
• Внедрение ИИ для автоматического заполнения типовых реквизитов судебных актов.
• Расширение функционала «Мобильного судьи» и «Мобильного секретаря».
• Интеграция с реестрами (ЕГРН, ЕГРЮЛ, ЗАГС, ГИБДД) для автоматического запроса справок.

Справочная информация (контакты для обращений в канцелярию/архив):

• Адрес суда: (г. Антрацит, ул. , д. )
• Телефон канцелярии (справочный):
• Телефон архива:
• Официальный сайт / Карточка суда в ЕАИС:
• Электронная почта суда:
• Часы приема граждан (канцелярия): Понедельник-пятница с до (перерыв с до *), Суббота, Воскресенье — выходные.

Примечание: Конкретные реквизиты (адреса, телефоны, ФИО должностных лиц) частично скрыты в соответствии с политикой конфиденциальности и требованиями 152-ФЗ. Актуальную контактную информацию рекомендуется уточнять на официальном сайте суда или через ЕАИС «Правосудие».