Деловая переписка в Вооружённых Силах Российской Федерации, это строго регламентированный вид официального документооборота. Она ведётся между войсковыми частями, штабами, военкоматами и другими воинскими формированиями в соответствии с Инструкцией по делопроизводству в ВС РФ, утверждённой приказом Министра обороны РФ от № 170 (с последующими изменениями). В данной статье рассмотрим основные правила ведения такой переписки, её структуру и приведём образец служебного письма.
Нормативная база
Основные документы, регулирующие военное делопроизводство:
- Приказ Министра обороны РФ от № 170 — Инструкция по делопроизводству в Вооружённых Силах РФ (основной документ, определяющий формы документов, правила оформления реквизитов, порядок регистрации и отправки корреспонденции);
- Общевоинские уставы ВС РФ — регламентируют порядок служебных взаимоотношений;
- Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» — в части защиты сведений ограниченного распространения;
- Внутренние приказы командиров частей по организации делопроизводства.
Виды служебных документов в переписке между частями
В переписке между войсковыми частями чаще всего используются следующие формы документов:
- Отношение — основной вид документа для служебной переписки между воинскими формированиями, не находящимися в прямом подчинении друг другу;
- Доклад — документ, адресуемый от подчинённого к начальнику;
- Рапорт — обращение военнослужащего к командованию;
- Запрос — документ с просьбой предоставить сведения (например, о статусе военнослужащего, о прохождении службы);
- Сопроводительное письмо, при пересылке документов, материалов, личных дел;
- Телеграмма / срочное донесение — для оперативной передачи информации.
Общие требования к оформлению
Документы оформляются на бланках установленного образца и должны содержать следующие реквизиты:
- наименование войсковой части (войсковая часть № *) и её условное наименование;
- исходящий номер и дата документа;
- адресат (командиру войсковой части № *);
- заголовок к тексту (о чём документ);
- текст документа;
- отметка о приложениях;
- подпись должностного лица с указанием воинского звания и должности;
- гриф ограничения доступа (при необходимости): «Для служебного пользования» и т.п.;
- отметка об исполнителе (фамилия, телефон).
Важно: документы, содержащие сведения о личном составе, перемещениях и численности, как правило, имеют гриф ограничения доступа и пересылаются только через органы военных сообщений (фельдъегерско-почтовую связь).
Образец отношения между войсковыми частями
Ниже приведён условный образец отношения. Персональные данные, номера частей и контакты частично скрыты.
──────────────────────────────
МИНИСТЕРСТВО ОБОРОНЫ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ВОЙСКОВАЯ ЧАСТЬ № *
«___» __________ 20___ г. № ___/____
г. __________
Командиру войсковой части №
(адрес: _____ обл., г. _____, индекс 60)
О передаче личного дела военнослужащего
В связи с убытием в ваше распоряжение для дальнейшего прохождения военной службы военнослужащего
Иванова Ивана Ивановича, «__» ____.19__ г.р.,
личный номер АБ-1*, воинское звание — ________,
военно-учётная специальность — ________,
направляю личное дело, послужной список и медицинскую книжку указанного военнослужащего.
Приложение:
- Личное дело — на ___ л. в 1 экз.
- Послужной список — на ___ л. в 1 экз.
- Медицинская книжка — на ___ л. в 1 экз.
Командир войсковой части № *
(воинское звание) __________ /Петров П.П./
Исп.: капитан Сидоров С.С.,
тел. 8-()—
──────────────────────────────
Образец запроса о статусе военнослужащего
Часто родственникам военнослужащих требуется направить запрос в войсковую часть. Рекомендуемая структура:
──────────────────────────────
Командиру войсковой части № *
от Кузнецовой Анны Сергеевны*,
адрес: _____ обл., г. _____, ул. ______, д. __, кв. __,
паспорт: серия № ,
телефон: 8-()—
ЗАПРОС
Я, Кузнецова А.С.*, являюсь супругой военнослужащего Кузнецова Сергея Александровича, «__» ____.19__ г.р., личный номер ВБ-3, воинское звание — ________, должность, ________, проходящего военную службу в войсковой части № .
Прошу сообщить сведения о месте нахождения и состоянии здоровья указанного военнослужащего, а также о возможности связи с ним.
Ответ прошу направить по указанному выше адресу либо на адрес электронной почты: @mail.ru
«___» __________ 20___ г. __________ /Кузнецова А.С.*/
──────────────────────────────
Правила ведения переписки: краткие рекомендации
- Официально-деловой стиль: без эмоциональных оценок, разговорных оборотов и сокращений, не предусмотренных инструкцией;
- Краткость и точность: один документ — один вопрос;
- Корректные реквизиты: номер, дата, подпись, гриф — обязательны;
- Регистрация: все входящие и исходящие документы регистрируются в журналах учёта секретной (служебной) переписки;
- Каналы передачи: документы с грифом пересылаются только через ФПС или по защищённым каналам связи; открытая переписка — через Почту России заказным письмом с уведомлением;
- Сроки ответа: на запросы граждан ответ даётся в течение 30 дней с момента регистрации (ФЗ № 59-ФЗ).
Типичные ошибки
- Отсутствие исходящего номера или даты — документ теряет юридическую силу;
- Неправильное указание адресата (отношение направляется командиру части, а не «в часть»);
- Разглашение сведений ограниченного распространения через открытые каналы связи;
- Отсутствие отметки о приложениях при пересылке документов;
- Подпись документа лицом, не имеющим на то полномочий.
Деловая переписка между войсковыми частями — это строго формализованный процесс, подчинённый Инструкции по делопроизводству в ВС РФ. Правильно оформленное отношение, запрос или сопроводительное письмо обеспечивает оперативность документооборота, юридическую значимость передаваемой информации и защиту служебных сведений. Используйте приведённые образцы как основу, адаптируя их под конкретную ситуацию и действующие требования вашего штаба.