Документооборот – это система создания, регистрации, обработки, хранения и передачи официальных документов,
которая обеспечивает прозрачность и эффективность работы органов исполнительной власти.
В Туле документооборот регулируируется федеральными и региональными нормативными актами, а также внутренними
приказами администрации.
Правовая база
- Федеральный закон от № 229-ФЗ «Об электронном документообороте»;
- Закон Тульской области от № 12‑ОЗ «Об организации документооборота в органах исполнительной власти»;
- Приказы администрации города Тулы:
- Приказ № 1/1635‑р от «О внесении изменений в порядок регистрации входящих документов»;
- Приказ № 1/7022‑р от «О порядке электронного подписания и архивирования»;
- Приказ № 38 от «О внесении изменений в приказ финансового управления».
Организационная структура, отвечающая за документооборот
В структуру администрации города Тулы входят следующие подразделения:
- Главное управление администрации (Центральный территориальный округ) – координация всех процессов документооборота;
- Финансовое управление – обработка финансовых и бухгалтерских документов;
- Контрольно‑счетная палата – контроль за соблюдением правил регистрации и хранения;
- Отдел юридической поддержки – подготовка нормативных актов, постановлений и распоряжений;
- Отдел информационных технологий – поддержка системы электронного документооборота (ЭДО).
Электронная система документооборота (ЭДО)
В Туле используется интегрированная платформа СПАРК, которая позволяет:
- Регистрация входящих и исходящих документов в режиме онлайн;
- Электронную подпись (КЭП) всех официальных бумаг;
- Автоматическое распределение документов по ответственным подразделениям;
- Хранение архивных копий в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97‑2016;
- Контроль сроков исполнения и автоматическое формирование напоминаний.
Основные функции СПАРК
| Функция | Описание |
|---|---|
| Регистрация входящих | Автоматическое присвоение регистрационного номера, указание источника (гражданин, юридическое лицо, орган власти). |
| Регистрация исходящих | Создание шаблонов для типовых документов (распоряжения, постановления, запросы). |
| Электронный архив | Хранение документов в формате PDF/A, доступ по ролям. |
| Отчетность | Генерация статистики по количеству обработанных документов, срокам исполнения и типам запросов. |
Основные этапы документооборота
Приём и регистрация входящих документов
Получение документа (почтой, курьером, электронно).
Ввод в систему СПАРК: Дата получения, Источник, Тема.
Присвоение регистрационного номера (пример: 2026/08/00123).
Распределение по ответственному подразделению (на основе классификатора ОКВЭД).
Обработка и согласование
Ответственное подразделение в течение установленного срока (обычно 5‑10 рабочих дней) готовит проект документа,
проводит согласование с юридическим отделом и, при необходимости, с финансовым управлением.
Подписание и выпуск
После согласования документ подписывается уполномоченным лицом (директор, заместитель).
Электронная подпись фиксируется в системе, после чего документ считается «выпущенным» и отправляется заявителю.
Архивирование
Все документы автоматически копируются в электронный архив.
Сроки хранения зависят от категории документа (от 3 до 10 лет) и определяются нормативными актами.
Сроки и контроль исполнения
Таблица типовых сроков:
| Тип документа | Максимальный срок исполнения |
|---|---|
| Запросы граждан | 10 рабочих дней |
| Запросы юридических лиц | 15 рабочих дней |
| Внутренние распоряжения | 5 рабочих дней |
| Финансовые отчёты | 30 календарных дней |
Контроль за соблюдением сроков осуществляется через автоматические отчёты в СПАРК и ежемесячные совещания
руководителей подразделений.
Доступ граждан и организаций к документам
Граждане и юридические лица могут получить копии постановлений, распоряжений и иных публичных документов:
- Через портал «Госуслуги» – запрос в личном кабинете;
- По телефону +7 (487) ‑‑ (служба поддержки);
- Лично в приёмных отделах администрации (по адресу: ул. , д. , офис ).
Контактные данные (частично скрыты)
Главное управление администрации
ИНН: 7107030032
ОГРН: 1037101133552
Юридический адрес: г. Тула, ул. * , д.
Телефон: +7 (487) ‑‑
Электронная почта: info@tula;ru
Официальный сайт: www.tula.ru
Финансовое управление
Телефон: +7 (487) ‑‑
Э‑почта: fin@tula.ru
Контрольно‑счетная палата
Телефон: +7 (487) ‑‑
Э‑почта: csp@tula.ru
Последние изменения в документообороте (2024‑2026)
- – введён новый регламент регистрации входящих документов (приказ № 1/1635‑р).
- – обновлена процедура электронного подписания и архивирования (приказ № 1/7022‑р).
- – изменён порядок финансовой отчётности в системе СПАРК (приказ № 38).
Документооборот администрации города Тулы представляет собой современную, полностью электронную систему,
которая обеспечивает быстрый приём, обработку и хранение официальных бумаг.
Благодаря автоматизации в СПАРК сокращаются сроки исполнения запросов, повышается прозрачность работы органов
власти и упрощается доступ граждан к публичной информации.
Для получения более детальной информации рекомендуется обращаться в приёмные отделы администрации
или пользоваться официальным порталом www.tula;ru.