Правильное ведение документации на складе воинской части, это залог финансовой дисциплины, сохранности материальных ценностей и успешного прохождения проверок (внутриведомственных, вышестоящих органов контроля, Счетной палаты). Центральным элементом визуального контроля и информационной открытости на любом складском помещении является доска документации (информационный стенд).

В данной статье подробно разобраны нормативная база, обязательные разделы, правила оформления и приведен условный образец заполнения доски документации с учетом требований уставов и руководящих документов Министерства обороны РФ.

Нормативная правовая база

Оформление доски документации регламентируется комплексом документов. Основные из них:

• Устав внутренней службы Вооруженных Сил РФ (Приказ Минобороны РФ от № 530), общие требования к ведению делопроизводства и информационным стендам.
• Устав гарнизонной и караульной службы ВС РФ (Приказ Минобороны РФ от № 531) — вопросы охраны складов и режима доступа.
• Правила внутреннего распорядка воинских частей — требования к санитарному состоянию, пожаробезопасности и информационным углам.
• Приказ Минобороны РФ от № 770 «Об утверждении Инструкции по материальному обеспечению Вооруженных Сил Российской Федерации» (далее — Инструкция по МО) — основной документ, регламентирующий учет, хранение и движение имущества.
• Приказ Минобороны РФ от № 788 «Об утверждении Инструкции о порядке ведения учета имущества, финансовых средств и исполнения бюджета в Вооруженных Силах Российской Федерации», единые формы первичной учетной документации, журналов учета и отчетности.
• Методические рекомендации по организации работы складов (складских подразделений) воинских частей (утверждаются командующим войсками/начальниками родов/видов ВС) — уточняют локальные требования к визуализации информации.

Общие требования к размещению и оформлению

Место установки

Доска документации должна находиться в наиболее видном и доступном для ознакомления месте, как правило:

• У входа в складское помещение (на внешней стене или на стойке перед входом).
• Внутри склада — в зоне приемки/выдачи или у рабочего места кладовщика/ответственного лица.
• На погрузочно-разгрузочной площадке (если предусмотрено).

Важно: Доступ к доске должен быть свободным для должностных лиц (начальник склада, заведующий имуществом, члены инвентаризационной комиссии, аудиторы), но исключен для посторонних лиц в режиме закрытой части (в соответствии с режимом секретности объекта).

Технические требования

• Материал: Металл, пластик, закаленное стекло или древесные материалы (обработанные огнебиозащитой).
• Защита: Обязательное наличие стеклянных/прозрачных дверей с замком (ключ хранится у кладовщика/начальника склада) для защиты от пыли, влаги и несанкционированного изменения информации.
• Размеры: Определяются объемом информации, минимально — формат А1 (594х841 мм) или А0 для крупных складов.
• Освещение: Обеспечение достаточной освещенности для чтения документов в темное время суток.

Обязательная структура доски документации (Состав разделов)

Согласно п. 142 Инструкции по МО (Приказ № 770) и типовым рекомендациям, доска должна содержать следующие постоянные разделы (пockets/папки):

1. Нормативно-правовая база (Акты законодательства, приказы, директивы).
2. Организационно-распорядительные документы воинской части/склада.
3. Документы по учету и движению имущества (Журналы, ведомости, акты).
4. Документы по инвентаризации и проверкам.
5. Документы по пожарохране, охране труда, санитарии.
6. Справочная информация (Схемы, реквизиты, контакты).

Подробное наполнение разделов (Образец содержимого)

Ниже приведен перечень документов, копии или выписки которых должны находиться в соответствующих карманах доски. Оригиналы журналов и первичных документов хранятся в сейфе/архиве кладовщика, на доске размещаются актуальные копии, выписки или сводные таблицы.

Раздел 1. Нормативно-правовая база

• Устав внутренней службы ВС РФ (название, номер приказа, дата вступления в силу).
• Инструкция по материальному обеспечению ВС РФ (Приказ № 770).
• Инструкция о порядке ведения учета имущества… (Приказ № 788).
• Актуальные приказы Министра обороны, Начальника Генерального штаба, Командующего войсками (Войск) по вопросам МО за текущий год.
• Приказы командира воинской части по МО (действующие).

Раздел 2. Организационно-распорядительные документы

• Приказ командира части «О назначении ответственных лиц за материальные ценности» (актуальная редакция). ФИО замаскированы: * * *.
• Приказ «Об утверждении смены кладовщиков / дежурств по складу»;
• Распорядок/Приказ «О режиме работы склада» (график приемки/выдачи, перерывы).
• Схема размещения имущества на складе (план-схема) с указанием зон: приемки, хранения (адресное хранение: стеллажи, ряды, ячейки), брака, выдачи, утилизации.
• Перечень номенклатуры, хранящейся на складе (сводный, по группам ВМЧ/Код класса).
• Лимиты хранения / Нормы запасов (утвержденные командиром части).

Раздел 3. Учет и движение имущества (Актуальные формы Приказа № 788)

В этом разделе размещаются сводные таблицы/выписки за текущий месяц/квартал (обновляются еженедельно или при каждом движении):

• Журнал учета поступления имущества (Форма № М-4 / аналог по Приказу 788). Колонки: Дата, № документа-основания (Накладная, Акт приемки), Наименование, Ед; изм., Кол-во, Цена, Сумма, Подпись кладовщика/принявшего.
• Журнал учета выдачи имущества (Форма № М-11 / аналог). Колонки: Дата, № требования-накладной/Распоряжения, Кому выдано (подразделение, ФИО * * *), Наименование, Кол-во, Подпись получившего, Подпись выдавшего.
• Карточки складского учета (Форма № М-17 / аналог), сводная ведомость остатков по группам номенклатуры на текущую дату (Остаток на начало периода + Поступило ⎼ Выдано = Остаток на конец периода).
• Реестр первичной учетной документации (сквозная нумерация накладных, требований, актов за год).

Раздел 4. Инвентаризация и проверки

• Приказ командира части о проведении инвентаризации (текущий год, график).
• Состав инвентаризационной комиссии (Председатель: * * , Члены: * , * *).
• Акты инвентаризации (Форма № ИНВ-3, ИНВ-5, ИНВ-19 или формы Приказа 788), итоговые заключения по последней проведенной инвентаризации (Сверка остатков: Учетные vs Фактические).
• Акты проверок вышестоящих органов / ревизий (Выписки из поручений, сроки исполнения, отметки об исполнении).
• Акты списания/утилизации (Форма № ОС-4 / Акт списания ВМЧ) — сводный реестр за год.

Раздел 5. Пожарная безопасность, Охрана труда, Санитария

• Инструкция по пожарной безопасности на складе (утвержденная командиром части, согласованная с ГПН/МЧС).
• План эвакуации людей при пожаре (графический, светящийся/фотосветонакопительный).
• Схема размещения первичных средств пожаротушения (ОУ, песок, асбестовые одеяла, щиты) с указанием дат последней проверки/перезарядки.
• Журнал инструктажей по пожарной безопасности / Охране труда (последняя страница с подписями за текущий месяц).
• Справка о категории помещения по взрывопожароопасности (А, Б, В, Г, Д).
• Санитарные правила содержания склада (график уборки, дезинсекции, дератизации).

Раздел 6. Справочная информация и контакты

• Телефонный справочник экстренных служб и ключевых должностных лиц:
  • Пожарная охрана: 101 (или ‑‑*).
  • Дежурный по части: ‑‑.
  • Начальник склада / Заведующий имуществом: * * — тел. ‑‑.
  • Кладовщик (смена 1): * * — тел. ‑‑.
  • Кладовщик (смена 2): * * — тел. ‑‑*.
  • Врач/Медпункт: ‑‑*.
• Реквизиты воинской части для документов: Номер части , В/Ч , Адрес: * (город/район/пункт развертывания).
• Образцы подписей и расшифровок лиц, уполномоченных подписывать первичные документы (кладовщик, начальник склада, заведующий имуществом, командир части) — в отдельном закрытом конверте/папке «Секретно» или по решению командира части открыто для сверки.
• Календарь плановых мероприятий (инвентаризация, поверка весов, техосмотр погрузчиков, плановые проверки).

Образец визуального оформления (Схема стенда)

Рекомендуемая компоновка карманов (сверху вниз, слева направо):

Порядок ведения и актуализации информации

1. Ответственное лицо: Кладовщик (или старший кладовщик) по поручению начальника склада. ФИО ответственного за актуализацию доски фиксируется в приказе/распоряжении и указывается на самой доске (в нижней строке каждого раздела или в общем блоке).
2. Периодичность обновления:
   • Ежедневно: Сводная ведомость остатков (Раздел 3), журнал приемки/выдачи (последние строки).
   • Еженедельно: Проверка актуальности приказов, графиков дежурств.
   • По событию: Новые приказы, изменение ответственных лиц, результаты инвентаризации, пожарные инструктажи, изменение схемы хранения.
3. Процедура замены: Устаревший документ изымается, на обратной стороне ставится отметка «Аннулирован / Снят с доски ..», подпись кладовщика, и передается в архив/к начальнику склада. Новый документ вставляется под подпись ответственного.
4. Контроль: Начальник склада проверяет актуальность доски еженедельно (в день приема отчетов/планерки). Заведующий имуществом — раз в месяц. Члены инвентаризационной комиссии — в ходе инвентаризации.

Типичные ошибки и нарушения (на что смотрят проверяющие)

• Отсутствие доски или ее размещение в недоступном месте (внутри кабинета кладовщика, за запертой дверью без стеклянных вставок).
• Устаревшая информация: Приказы отмененные год назад, старый состав комиссии, неактуальная схема хранения.
• Отсутствие ключевых разделов: Нет схемы адресного хранения, нет сводной ведомости остатков, нет инструкции по ПБ.
• Расхождение данных: Цифры на доске (сводная ведомость) не совпадают с карточками складского учета (М-17) или данными АСУ «Материально-техническое обеспечение».
• Нарушение режима секретности: Размещение на открытой доске данных, составляющих гостайну/военную тайну (точные остатки БО, ОТС, шифры, личные данные военнослужащих — телефоны, адреса регистрации) без маскировки. ФИО и телефоны в открытой части допускаются только для должностных лиц по службе (дежурные, начальники), личные данные — маскируются (*).
• Плохое состояние стенда: Разбитое стекло, отсутствие замка, выцветшие документы, грязь.

Особенности для разных типов складов

Электронная доска документации (Цифровизация)

С внедрением АСУ «МТО» и ЭДО (электронный документооборот) допускается использование электронных информационных терминалов (киосков) вместо/вместе с бумажной доской.

• Терминал должен быть установлен в зоне доступа (у входа на склад).
• Интерфейс: дублирует структуру бумажной доски (Разделы 1–6).
• Доступ: авторизация по ЭЦП/ключу доступа должностного лица.
• Актуализация: автоматическая (потоковые данные из АСУ: остатки, движения) + ручная (приказы, схемы, инструкции — загрузка PDF/сканов ответственным лицом).
• Требование: Наличие резервного бумажного варианта (минимум: схема эвакуации, телефоны экстренных служб, режим работы, контакты кладовщиков) на случай отключения электропитания/сбоя АСУ.

Доска документации на складе воинской части — это не формальность, а рабочий инструмент управления и контроля. Ее грамотное оформление по представленному образцу и своевременная актуализация:

• Снижают риск ошибок при приемке/выдаче имущества.
• Обеспечивают готовность к внеплановым проверкам (ревизиям, аудиту).
• Повышают безопасность труда и пожаробезопасность.
• Дисциплинируют кладовой персонал и ответственных лиц подразделений-получателей.

Рекомендация: Раз в квартал (в день плановой инвентаризации или проверки) проводите «аудит доски» — сверьте каждый карман с актуальными приказами, журналами и схемой склада. Зафиксируйте результат проверки в Журнале учета инструктажей/проверок или отдельном Акте осмотра доски документации (подпись начальника склада, кладовщика, заматериальной части).

Примечание: Данная статья носит рекомендательный характер. Конечный состав разделов и перечень документов на доске утверждается Приказом командира воинской части (начальника организации) с учетом специфики склада, вида ВМЧ и требований вышестоящих органов управления.

Ответственный за подготовку статьи: * * * (должность, подразделение).
Дата актуализации нормативной базы: ..2024 г.