Электронный архив – это современная система хранения, обработки и предоставления государственных и муниципальных документов в цифровом виде. В Нижневартовске такая система реализуется совместно с архивным отделом администрации города и частными IT‑компаниями, что позволяет гражданам и организациям быстро получать нужные сведения без необходимости посещать бумажный архив.

Законодательная база

Создание и функционирование электронных архивов регулируется следующими нормативными актами:

• Федеральный закон № 300-ФЗ «Об архивном деле»;
• Федеральный закон № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»;
• Приказ Минкультуры России от № 442 «Об утверждении Положения о электронных архивах»;
• Устав города Нижневартовска и локальные нормативные акты администрации.

Структура архивного подразделения города

В Нижневартовске функционирует один основной архивный отдел, который входит в состав Администрации города. Его задачи включают:

1. Хранение государственных и муниципальных документов;
2. Оцифровку бумажных архивов;
3. Обеспечение доступа к электронным документам через специализированные сервисы;
4. Участие в региональных конкурсах и проектах по повышению квалификации архивистов.

Контактные данные архивного отдела

Адрес: г. Нижневартовск, Ханты‑Мансийский автономный округ, Югра, ул. Ленина, 6

Телефон: +7 (346) ‑‑* (служба справки)

Электронная почта: archive*@nvv.gov.ru

Время работы: Пн‑Пт — 09:00‑18:00, обед 13:00‑14:00

Что такое электронный архив?

Электронный архив – это комплекс программных и аппаратных средств, позволяющих:

• Сохранять сканы и оригинальные электронные документы в единой базе данных;
• Обеспечивать их юридическую силу и соответствие требованиям ФЗ‑300;
• Контролировать доступ к документам в зависимости от уровня полномочий пользователя;
• Автоматически вести журнал операций (просмотр, изменение, удаление);
• Гарантировать долгосрочное хранение (не менее 50 лет) с помощью резервного копирования.

Ключевые функции электронного архива Нижневартовска

Как получить доступ к электронному архиву?

1. Регистрация в системе. Для физических лиц достаточно зайти на официальный портал archive.nvv.ru и создать учетную запись, указав ФИО, ИНН и контактный телефон.
2. Подтверждение личности. На указанный телефон придет код подтверждения, после ввода которого аккаунт будет активирован;
3. Поиск нужного документа. Введите номер дела, дату или ключевые слова в строку поиска.
4. Получение копии. Документ можно скачать в формате PDF/A или заказать печатную копию (платно).
5. Обращение в справочную службу. При возникновении вопросов звоните по телефону +7 (346) ‑‑* или пишите на электронную почту.

Поставщики программного обеспечения

Для создания и поддержки электронного архива в Нижневартовске привлекаются как государственные, так и частные IT‑компании. Наиболее известный локальный поставщик – «Ру‑Скан».

Компания «Ру‑Скан»

• Услуги: разработка программных решений для электронного архива, сканирование и оцифровка документов, техническая поддержка.
• Контактный телефон: +7 (346) ‑‑
• Электронная почта: info@ru-scan.ru
• Сайт: www.ru-scan.ru

Примеры реализованных проектов

В 2024‑2025 годах в рамках регионального проекта «Цифровой архив Югры» были выполнены следующие задачи:

• Оцифровано более 150 000 бумажных дел, охватывающих период с 1990 по 2020 годы;
• Внедрена система электронных подписей, позволяющая юридически оформлять запросы онлайн;
• Создана публичная часть архива, где любой желающий может ознакомиться с историческими документами города;
• Проведён второй этап IX регионального конкурса профессионального мастерства, где архивист Иванов П. С. получил награду «Лучший архивист Югры» в номинации «Путь к успеху».

Преимущества электронного архива для жителей и бизнеса

Как подготовить документы к оцифровке?

Для того чтобы ваши документы были приняты в электронный архив, рекомендуется выполнить следующие шаги:

1. Убедиться, что оригиналы находятся в хорошем состоянии (нет пятен, разрывов).
2. Собрать все листы в один пакет, пронумеровать их последовательно.
3. Заполнить форму заявки на сайте archive.nvv.ru, указав тип документа и цель обращения.
4. При необходимости приложить доверенность (для юридических лиц).
5. Отправить документы в архивный отдел (по адресу ул. Ленина, 6) либо воспользоваться курьерской доставкой.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли получить бумажную копию из электронного архива?

Да, услуга «Печатная копия» доступна за плату. Стоимость зависит от количества страниц и срочности.

Сколько времени занимает поиск и выдача документа?

В большинстве случаев документ готов к скачиванию в течение 15‑30 минут после подачи запроса.

Какие документы НЕ подлежат оцифровке?

Документы, содержащие государственную тайну, персональные данные без согласия владельца и материалы, признанные недействительными судом.

Можно ли пользоваться архивом анонимно?

Для доступа к публичным материалам анонимный просмотр возможен, однако для получения закрытых документов требуется регистрация и подтверждение личности.

Перспективы развития

В ближайшие годы планируется расширить функционал электронного архива Нижневартовска:

• Интеграция с ЕГРН и Госуслуги для автоматической выдачи справок;
• Внедрение искусственного интеллекта для распознавания рукописных текстов и автоматической классификации;
• Создание мобильного приложения «Электронный архив НВ» для доступа с смартфонов;
• Расширение публичной части архива за счёт оцифровки исторических газет и фотоматериалов.

Контактная информация для связи

Если у вас возникли вопросы по работе электронного архива, вы можете связаться с нами следующими способами:

• Телефон справочной службы: +7 (346) ‑‑
• Электронная почта: support@nvv.gov.ru
• Форма обратной связи: https://archive.nvv.ru/feedback
• Адрес офиса: г. Нижневартовск, ул. Ленина, 6 (вход со стороны улицы Пушкина)

Электронный архив Нижневартовска – это удобный, быстрый и надёжный инструмент для работы с документами, который уже сегодня облегчает жизнь горожан и бизнес‑сообщества. Пользуйтесь им, экономьте время и будьте уверены в сохранности важной информации!