Военная часть 78568 — это тактическое обозначение (воинское число) конкретного соединения Вооруженных Сил Российской Федерации. Как и любое военное формирование, оно ведет обширную документацию, которая со временем формирует архивный фонд. Работа с фондом отдела (часто под «отделом» подразумевается штатная структура: оперативный отдел, отдел кадров, секретная часть, архив и т.д.) регулируется строгими нормами законодательства в области архивного дела, защиты гостайны и доступа к информации.

Что представляет собой фонд части 78568

Архивный фонд — это совокупность документов, возникших в ходе деятельности части и отобранных на постоянное хранение. В структуре части 78568 фонд, как правило, разделяется на несколько ключевых блоков:

• Фонд оперативного отдела (штаба): боевые журналы, приказы по боевой части, планы учения, рапорты, карты местности с наложениями, документы по боевой подготовке.
• Фонд отдела кадров (личного дела): личные дела военнослужащих, служебные списки, приказы о зачислении/уволении, назначении воинских званий, награждении, характеристики, автобиографии.
• Фонд секретной части (спецотдела/спецсвязи): документы с грифом секретности (ДСП, ССП, ОВ), учетные журналы секретной документации, акты приемки-передачи, акты уничтожения.
• Фонд материально-технического обеспечения (МТО/Тыл): инвентарные книги, акты приема-передачи имущества, ведомости расхода БМ, ГСМ, питания, формуки.
• Фонд медицинского пункта/санара: санитарно-статистическая отчетность, журналы учета больных/раненых (в мирное/военное время).

Этапы формирования и хранения фонда

Жизненный цикл документов в части 78568 проходит через три стадии, определенные ГОСТ Р 7.0.8-2013 и Приказом Минобороны РФ № 310 (или актуальным нормативным актом на данный момент):

1. Текущий архив (в подразделениях): Документы хранятся у создателей (в отделе кадров, оперативном отделе и т.д.) в течение текущего года и, как правило, следующего за ним года. Обеспечивается быстрый доступ для служебных нужд.
2. Архив части (централизованный): После истечения сроков хранения в текущем архиве дела сдаются в архив части (часто располагается в здании штаба или спецпомещении). Здесь они хранятся до истечения установленных сроков (10, 50, 75 лет и более) до передачи в государственный архив.
3. Государственное архивное хранение: Документы постоянного хранения (личные дела офицеров, боевые журналы времен ВОВ и т.д.) по истечении сроков передаются в федеральные государственные архивы (ЦАМО, РГВА, архивы субъектов РФ в зависимости от дислокации).

Сроки хранения и номенклатура дел

Ключевым документом, регулирующим состав фонда и сроки хранения, является Номенклатура дел, утверждаемая ежегодно командиром части 78568 на основании типовых номенклатур Минобороны.

Порядок доступа к фонду (для военнослужащих, ветеранов, родственников)

Доступ к документам фонда части 78568 дифференцирован в зависимости от статуса запрашивающего лица и грифа секретности документа.

А. Для действующих военнослужащих части

• Обращение через начальника отделения/службы к начальнику соответствующего отдела (кадров, оперативного).
• Выдача справок, выписок из приказов, копий личного дела — в установленные сроки (обычно до 3-5 рабочих дней).
• Работа с оригиналами личных дел в архиве части — только под роспись и под контролем архивариуса/ответственного секретаря.

Б. Для уволенных в запас (ветеранов) и членов их семей

1. Написание официального заявления командиру части 78568 (через почту РФ с уведомлением или через Госуслуги/портал «Обратная связь» Минобороны).
2. В заявлении указать: ФИО полностью, дату рождения, годы службы, воинское звание, должность, цель запроса (пенсия, льготы, восстановление утраченных документов, установление судьбы).
3. Приложить копии: паспорта, воинского билета, СНИЛС, документа, подтверждающего родственные отношения (если запрашивает родственник).
4. Адрес для корреспонденции: * (почтовый адрес части скрыт в целях безопасности; актуальный адрес уточняйте на сайте Минобороны или через военкомат по месту жительства).

В. Запросы из официальных органов (ПФР, суды, военкоматы, МВД)

Направляются официальным запросом на бланке организации с указанием основания (ст. 62 ФЗ «Об архивном деле в РФ», ст. 22 ФЗ «О полиции» и др.). Срок ответа — до 30 календарных дней.

Типичные проблемы при работе с фондом 78568

• Утрата документов при передислокации: Часть могла менять дислокацию (п. , г. , в/ч *). При переездах фонды иногда теряются, повреждаются или неполно сдаются в архивы. Важно уточнять историю дислокации части.
• Слияние/распускание частей: Если в/ч 78568 была реорганизована (влилась в другую часть, изменил номер), фонд мог перейти к правопреемнику или в архив высшего штаба (ОК/ОСК/ВО).
• Гриф «Секретно»: Многие оперативные документы (боевые журналы за недавние периоды, планы) остаются засекреченными десятилетиями. Доступ возможен только после официальной рассекречивания комиссией Минобороны.
• Состояние бумажного носителя: Документы 90-х и 2000-х годов часто печатались на низкокачественной бумаге, чернила выцвели. Цифровые копии могут отсутствовать.

Цифровизация и электронные базы данных

На современном этапе Минобороны РФ ведет активную работу по созданию Единой автоматизированной информационной системы (ЕАИС) и банка данных «Память народа» / «Подвиг народа».

Что касается части 78568:

• Приказы о награждении медалью «За отличие в военной службе» и юбилейными медалями за последние годы часто уже загружены в открытые базы (сайт podvignaroda.ru, pamyat-naroda.ru).
• Личные дела и служебные списки в электронном виде, как правило, не находятся в открытом доступе из-за закона о персональных данных (152-ФЗ).
• Внутри части ведется электронный учет дел (программа «Архивариус» или ведомственные аналоги), что ускоряет поиск дела по ФИО или номеру.

Контакты для взаимодействия (обобщенные)

Так как конкретные номера телефонов и ФИО должностных лиц являются сведениями ограниченного доступа (персональные данные военнослужащих, сведения о численности и структуре), они маскируются.

Рекомендации по эффективному поиску

1. Начните с военкомата: Военкомат по месту жительства имеет доступ к федеральным базам и может направить межведомственный запрос в часть 78568 или в ЦАМО (под. *) быстрее и официальнее частного лица.
2. Используйте портал Госуслуг: Услуга «Получение сведений из архивных фондов» (если часть уже сдала фонд в госархив).
3. Уточните историю части: Поищите в открытых источниках (форумы ветеранов, сайты соединений) историю в/ч 78568: когда формировалась, где дислоцировалась, входила ли в состав дивизии/армии. Это поможет понять, где сейчас физически лежат документы нужного периода.
4. Запрашивайте конкретные документы: Не пишите «дайте все». Укажите: «Копия приказа о присвоении звания», «Выписка из боевого журнала за 01.01.20 – 31.12.20», «Справка о службе для ПФР».

Фонд отдела военной части 78568 — это структурированная система документов, отражающая историю и деятельность соединения. Доступ к нему возможен в строгом соответствии с законодательством РФ. Главные ключи к успеху — грамотно составленный официальный запрос, знание сроков хранения и понимание того, где именно (в части, в ЦАМО, в архиве субъекта) на данный момент хранятся интересующие вас дела. При возникновении сложностей (отказ в доступе, утеря дела) рекомендуется обращаться за правовой помощью к специалистам по военному праву или в вышестоящую прокуратуру garrisons.

Данная статья носит информационно-справочный характер. Конкретные реквизиты (адреса, телефоны, ФИО должностных лиц) не публикуются в открытых источниках в целях обеспечения безопасности военной части и защиты персональных данных военнослужащих (ст. 10 ФЗ «О персональных данных», ст. 7 ФЗ «Об охране гостайны»). Актуальную контактную информацию необходимо запрашивать через официальные каналы: военкомат, портал Госуслуг, официальный сайт Минобороны РФ (structure.mil.ru).