Городской архив Холмска — это ключевое культурное и административное учреждение Холмского городского округа Сахалинской области, выполняющее функции по сбору, учету, хранению и использованию документов, составляющих архивный фонд города. Для исследователей, гениелогов, юристов и обычных граждан архив является основным источником первичной информации о прошлом и настоящем муниципалитета.

Историческая справка

История архивного дела в Холмске неразрывно связана с историей самого города. Основанный в 1870 году как постройка Моруановского поста, а позже ставший крупным портовым пунктом и центром угля (с 1946 года носит название Холмск), город накопил огромный пласт документального наследия.

• До 1945 года: Документация велась японским администрацией (Карафуто-тьо). Большая часть документов того периода либо утеряна, либо экспортирована, либо требует специального дешифрирования и перевода.
• Советский период (1946–1991): Формирование советских архивных фондов: протоколы горсовета депутатов, исполкома, отчеты предприятий (угольные шахты, рыбопромыслы, порт, судоремонтный завод), личные дела, жилищные справки.
• Современный этап (с 1991 года): Переход к новым принципам формирования фондов, прием документации от местных органов самоуправления, коммерческих организаций и граждан.

Состав и структура фондов

На 2024 год архивный фонд учреждения насчитывает более * тысяч единиц хранения. Документы охватывают временной промежуток с 1940-х годов по настоящее время. Основные группы фондов:

1. Фонды органов местного самоуправления: решения и протоколы сессий Городской Думы, распоряжения главы администрации, приказы администрации города.
2. Фонды промышленных предприятий и организаций: Это самая обширная группа. Включает документы:
   • ГОУП «Сахалинуголь» (Холмская шахта, Шахта № 2 и др.);
   • Холмский рыбопромысловый порт / Холмский рыбзавод;
   • Холмский судоремонтный завод;
   • Холмский лесхоз и лесоперерабатывающие предприятия;
   • ЖД транспорт (Холмская станция, участки Пути сообщения).
3. Фонды социально-кultureльных учреждений: школы, библиотеки, ДК, ЗАГС (акты гражданского состояния до переноса в главное управление ЗАГС), больницы и поликлиники.
4. Личные фонды и коллекции: документы выдающихся жителей города, ветеранов труда и войны, фотодокументы, кинодокументы, фонограммы.
5. Документы частного происхождения: бытовые договоры, завещания, переписка, переданные гражданами на хранение.

Основные направления деятельности

Обеспечение прав граждан (Справочно-информационная работа)

Это наиболее востребованное направление. Архив ежегодно исполняет более * тысяч запросов физических и юридических лиц. Основные виды справок:

• Подтверждение стажа работы (для пенсионного обеспечения);
• Подтверждение заработной платы (для пересчета пенсии);
• Справки о присвоении званий, наград, квалификаций;
• Жилищные справки (состав семьи, регистрация на определенную дату);
• Генеалогические справки (поиск предков).

Важно: Выдача информации, содержащей персональные данные, осуществляется строго в соответствии с ФЗ-152 «О персональных данных». Заявитель должен предъявить паспорт и документы, подтверждающие родственные связи (при запросе чужой информации).

Научно-справочная работа и публикации

Сотрудники архива составляют путеводители по фондам, тематические указатели, публикуют статьи в краеведческих сборниках («Сахалинский архив», местная газета «Холмские вести») и на официальном сайте администрации. Регулярно готовятся виртуальные выставки к знаменательным датам: Дню города, Дню Победы, Дню шахтера, Дню рыбака.

Прием и экспертиза документов

Архив осуществляет прием документов от ликвидируемых и реорганизуемых организаций, а также от граждан. Проводится экспертиза ценности документов (экспертная комиссия) для определения сроков хранения (временное / постоянное).

Оцифровка и электронное документообороте

С 2010-х годов ведется активная работа по оцифровке фондов. Приоритет отдается фондам ЗАГС (метрические книги), фондам предприятий (личные карточки работников) и фотодокументам. На данный момент оцифровано более * % наиболее востребованных фондов. Внедряется электронная система управления архивом (АИС «Архив»), позволяющая формировать электронные описи и выдавать справки в цифровом виде.

Режим работы и контакты (маскированные данные)

Учреждение находится по адресу: г. Холмск, ул. *, д. (здание бывшего горсовета / администрации).

Порядок обращения в архив

Личный визит

1. Заблаговременно позвоните по телефону справочного отдела для уточнения наличия нужных фондов и запись в читальный зал (мест ограничено).
2. Возьмите с собой паспорт РФ.
3. Если запрашиваете документы о родственнике — документы, подтверждающие родство (свидетельство о рождении, браке, смене имени).
4. Заполните заявку на выдачу архивной справки по установленному образцу (бланк выдается на месте или скачивается с сайта).

Удаленное обращение (Почта / Электронно / Госуслуги)

• Почта России: Направьте официальный запрос на адрес архива с нотариально заверенной копией паспорта и документов о родстве. Конверт пометить «Архивный запрос».
• Портал Госуслуг (ЕПГУ): Услуга «Предоставление архивной справки» доступна в электронном виде. Требуется подтвержденная учетная запись. Срок исполнения — до 30 календарных дней.
• Электронная почта: Сканированные копии заявления и документов направляйте на официальный e-mail. Оригиналы могут потребоваться при получении готовой справки.

Особенности поиска информации (Советы исследователю)

Проблемы и перспективы развития

Несмотря на активную работу, архив сталкивается с рядом системных проблем:

• Материально-техническая база: Нехватка современных стеллажей, систем климат-контроля (температура/влажность) для обеспечения гарантированных сроков хранения бумажных носителей.
• Кадровый голод: Низкая заработная плата архивистов (категория «бюджетники») приводит к оттоку квалифицированных кадров. Штатная численность составляет всего * человек.
• Объемы оцифровки: Скорость оцифровки отстает от роста запросов на удаленный доступ. Необходима закупка высокопроизводительных планетарных сканеров.
• Документы коммерческих структур: Сложность приема документов от банкротых или ликвидированных ООО/АО (Холмский судоремонтный завод, ряд кооперативов), где ответственные лица не могут быть найдены.

В перспективе планируется создание Центра документального наследия на базе архива с возможностью удаленного доступа к электронным копиям документов для всех жителей округа через портал «Мой Архив» или региональную АИС.

Городской архив Холмска — это не просто склад старых бумаг, а живой организм, обеспечивающий правовую защищенность граждан (пенсии, жилье, наследование) и сохраняющий коллективную память города. Работа архивистов часто остается за кадром, но именно благодаря их труду тысячи холмчан ежегодно получают законные права на пенсию, квартиру или восстанавливают историю своей семьи.

Если вы планируете обращение — подготовьтесь заранее: соберите известные даты, названия предприятий, ФИО (с учетом возможных ошибок в старых документах) и свяжитесь с архивом по телефону +7 () — для предварительной консультации. Это сэкономит ваше время и поможет сотрудникам быстрее найти нужную информацию.

Статья подготовлена на основе открытых данных официального сайта Администрации Холмского городского округа, отчетов об деятельности МУ «Архивный отдел администрации Холмского городского округа» за 2020–2023 гг. и нормативных правовых актов РФ в сфере архивного дела. Контактные данные и адреса частично маскированы в целях безопасности.