Дата актуализации:
Что такое график документооборота?
График документооборота – это план‑схема, фиксирующая порядок создания, согласования, регистрации, распределения и архивирования всех кадровых документов в организации. Он позволяет:
- Сократить время обработки документов;
- Избежать дублирования и потери информации;
- Обеспечить контроль за соблюдением нормативных сроков;
- Определить ответственных за каждый этап.
Нормативно‑правовая база
Составление и утверждение графика документооборота регулируется следующими актами:
- Трудовой кодекс РФ;
- Положение о кадровом документообороте (утверждено приказом № 123‑О от );
- Инструкция по документообороту организации (утверждена приказом № 456‑О от );
- Системы электронного документооборота (ЭДО) – Диадок, КонсультантПлюс и др.
Основные этапы кадрового документооборота
| Этап | Содержание | Ответственный | Срок выполнения |
|---|---|---|---|
| Инициирование | Создание документа (приказ, заявление, справка) | Руководитель подразделения (Ив* И.И.) | в течение 1 раб. дня |
| Согласование | Экспертиза юридической и финансовой службы | Юрист (Пе* П.П.), бухгалтер (См* С.С.) | 2 раб. дня |
| Регистрация | Ввод в регистратор кадровой документации | Кадровик (Ко* К.К.) | в течение 1 раб. дня |
| Исполнение | Выполнение приказа/действие по заявлению | Отдел (подразделение‑исполнитель) | по графику задачи |
| Контроль | Проверка корректности и полноты | Контролер (Вл* В.В.) | ежемесячно |
| Архивирование | Перевод в архив (электронный/бумажный) | Секретарь‑архивариус (Ан* А.А.) | по истечении срока хранения |
Примерный график документооборота отдела кадров (2026 г.)
Ниже – типовой еженедельный график, который можно адаптировать под конкретные нужды компании.
| День недели | Действия | Ответственный | Контакт (тел.) |
|---|---|---|---|
| Понедельник | Приём заявлений сотрудников (отпуск, командировка, увольнение) | Кадровый специалист – Ив* И.И. | +7 (495) ‑‑ |
| Вторник | Подготовка и согласование приказов о приёме/увольнении | Руководитель отдела – Пе* П.П. | +7 (495) ‑‑ |
| Среда | Регистрация новых приёмов в кадровом регистре | Кадровый администратор – Ко* К.К. | +7 (495) ‑‑ |
| Четверг | Контроль выполнения приказов (выдача справок, оформление отпусков) | Контролер – Вл В.В. | +7 (495) ‑‑ |
| Пятница | Подготовка отчётов по кадровому документообороту за неделю, архивирование завершённых дел | Секретарь‑архивариус – Ан А.А. | +7 (495) ‑‑* |
| Суббота/Воскресенье | Резервный день – обработка экстренных запросов | Кадровый дежурный (по графику) | — |
Ключевые документы, включаемые в график
- Приказы о приёме, переводе, увольнении;
- Трудовые договоры и их дополнения;
- Заявления сотрудников (отпуск, командировка, изменение условий труда);
- Справки о доходах, о стаже, о наличии судимости;
- Отчёты по кадровому учёту (ежемесячные, квартальные);
- Документы по охране труда и профессиональному обучению;
- Акты приёма‑сдачи дел, протоколы совещаний.
Как оформить график в электронном виде
Для упрощения контроля рекомендуется использовать один из популярных сервисов ЭДО (Диадок, КонсультантПлюс, 1С:Документооборот). При оформлении следует:
- Создать шаблон «График документооборота отдела кадров» в виде таблицы Excel/Google Sheets;
- Привязать каждый этап к workflow‑правилу в системе ЭДО (автоматическое уведомление ответственного, срок исполнения, статус «В работе», «Согласовано», «Завершено»);
- Назначить контрольные точки – автоматические напоминания за 1 день до истечения срока;
- Обеспечить резервное копирование и хранение в архиве (PDF‑формат, подпись ЭЦП).
Пример формы «График документооборота отдела кадров» (для печати)
Ниже – готовый шаблон, который можно скачать и распечатать. Внутри таблицы указаны колонки «№», «Наименование документа», «Этап», «Ответственный», «Срок», «Подпись».
| № | Документ | Этап | Ответственный | Срок | Подпись |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Приказ о приёме на работу | Инициирование | Ив* И.И. | 1 день | ______ |
| 2 | Трудовой договор | Согласование | Пе* П.П. | 2 дня | ______ |
| 3 | Заявление об отпуске | Регистрация | Ко* К.К. | 1 день | ______ |
Скачать шаблон в формате DOCX можно по ссылке: graphik_kadrov.docx (доступ ограничен – требуется авторизация).
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Как часто нужно пересматривать график?
Рекомендуется проводить ревизию раз в полугодие или при изменении нормативных требований, а также после внедрения новых ИТ‑систем.
Что делать, если срок исполнения просрочен?
Ответственный обязан в течение 1 раб. дня оформить протокол о просрочке и направить его руководителю отдела. При повторных просрочках возможна дисциплинарная ответственность.
Можно ли объединять графики разных отделов?
Да. По методологии КонсультантПлюс график допускается создавать для каждого подразделения, а затем объединять в единую схему организации. При этом следует чётко обозначать коды отделов (ОК – отдел кадров, БО – бухгалтерия, ФО – финансовый отдел).
Как обеспечить конфиденциальность персональных данных?
Все кадровые документы должны храниться в защищённом разделе ЭДО с ограниченным доступом (только сотрудники, указанные в графике). При печати следует использовать бланки с водяными знаками и штампом «Для служебного пользования».
Контактные данные ответственных лиц (маскировка)
- Руководитель отдела кадров – Ив* И.И., тел.: +7 (495) ‑‑*, e‑mail: ivanov*@company.ru
- Юрист – Пе* П.П., тел.: +7 (495) ‑‑*, офис 12, ул. Примерная, д. 10, г. Москва, 101000
- Бухгалтер – См С.С;, тел.: +7 (495) ‑‑, e‑mail: smirnov*@company.ru
- Контролер – Вл* В.В., тел.: +7 (495) ‑‑*, офис 5, ул. Примерная, д. 10, г. Москва, 101000
- Секретарь‑архивариус – Ан А.А., тел.: +7 (495) ‑‑, e‑mail: anisimova*@company.ru
Грамотно построенный график документооборота отдела кадров – это фундамент эффективного управления персоналом. Он позволяет:
- Соблюдать законодательные сроки;
- Снизить нагрузку на сотрудников за счёт автоматизации;
- Повысить прозрачность процессов и контроль качества;
- Обеспечить надёжную защиту персональных данных.
Внедряя предложенный шаблон и следуя рекомендациям, вы получите надёжный инструмент, который будет поддерживать работу кадровой службы на высоком уровне в 2026 году и в дальнейшем.
Статья подготовлена специалистом по кадровому учёту Александром Кузнецовым (контакт: +7 (495) ‑‑*). Все материалы актуальны на дату публикации – .