График комплектования архива, это ключевой организационно-распорядительный документ, определяющий порядок и сроки передачи документов в архив организации (внутренний архив) или в государственный/муниципальный архив․ С вступлением в силу новых редакций приказов Росархива (в частности, Приказа № 77 от и Приказа № 24 от в ред․ от ) требования к его разработке, утверждению и исполнению были существенно уточнены․

Ниже представлен подробный разбор нормативной базы, структуры графика, процедуры его согласования и контроля за исполнением на ․

Нормативная правовая основа (актуальная на 2026 год)

Формирование графика комплектования базируется на иерархии нормативных актов․ Главным документом, регламентирующим процесс для большинства организаций (государственных органов, органов местного самоуправления, коммерческих и некоммерческих организаций), является:

• Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (ст․ 14, 18, 22) — базовый закон, устанавливающий обязанность комплектования архивов․
• Приказ Росархива от № 77 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях» (далее — Правила № 77)․ Вступил в силу , отменил Приказ № 236 от для данной категории субъектов․
• Приказ Росархива от № 24 (в ред․ от ), регулирует работу государственных и муниципальных архивов, музеев, библиотек, научных организаций․
• Приказ Росархива от № 19 — «Руководство по соблюдению обязательных требований․․․» (критерии проверок контролирующих органов)․
• Приказ Росархива от № 154 — Инструкция по применению Перечня типовых архивных документов (типовые номенклатуры и сроки хранения)․
• Региональные нормативные акты (например, «Руководство по соблюдению обязательных требований․․․» Комитета по делам архивов Нижегородской области и аналогичные акты других субъектов РФ)․

Сущность и правовая природа графика

Согласно п․ 12 Правил № 77, график комплектования архива организации, это локальный нормативный акт (ЛНА), который:

1. Утверждается руководителем организации․
2. Согласовывается с экспертом-архивистом (ответственным за архивное дело) и, при необходимости, с вышестоящим архивом или органом архивного дела субъекта РФ (для документов с сроками хранения «Постоянно» и свыше 10 лет)․
3. Определяет сроки передачи дел из структурных подразделений (текущий архив/службы делопроизводства) в архив организации․
4. Является обязательным к исполнению всеми подразделениями-образователями документов․

Отличие от Номенклатуры: Номенклатура дел, это перечень документов со сроками хранения․ График комплектования — это календарный план перемещения этих дел в архив․

Структура и обязательные реквизиты графика

Единой утвержденной формы (бланка) на федеральном уровне не существует, однако на основе п․ 13–14 Правил № 77 и методических рекомендаций Росархива (в т․ч․ Приказ № 19 от ) график должен содержать следующие блоки:

Шапка документа

• Полное наименование организации (маскируем: ООО/ГУ «*»)․
• Наименование документа: «График комплектования архива [Наименование организации] на 20__ год»․
• Дата утверждения, номер приказа/распоряжения руководителя․
• Подпись руководителя (ФИО маскируем: Иванов И․И․ → *), печать (если имеется)․

Табличная часть (основной блок)

Рекомендуемые колонки таблицы:

1. № п/п․
2. Наименование структурного подразделения (образователя документов) — Отдел , Служба ․
3. Должностное лицо, ответственное за передачу (ФИО, *, тел․ — *);
4. Вид документов / Наименование серии дел (по Номенклатуре)․
5. Срок хранения (в годах / «Постоянно»)․
6. Год окончания делопроизводства по делам (год, за который сдаются дела)․
7. Срок (дата) передачи дел в архив организации (конкретная дата: «не позднее 31 марта», «в течение 10 дней после завершения дела» и т․д․)․
8. Объем (предварительный) (шт․ дел / пог․ м․ / Гб для электронных)․
9. Примечание (особенности: секретность, электронный вид, необходимость акта отбора и т․д․)․

Приложения (при необходимости)

• Список дел с истекшими сроками хранения, подлежащих уничтожению (Акт отбора)․
• Перечень электронных архивов/систем, откуда происходит выгрузка․
• Схема маршрута передачи (если архив находится в другом здании/адресе: г․ , ул․ , д․ *)․

Сроки комплектования: что требуют Правила № 77

Пункт 14 Правил № 77 устанавливает общие принципы сроков:

Практическая рекомендация: В графике на 2026 год для бумажных дел оптимально установить дедлайн 31 марта 2026 г․ (передача дел 2025 года) или 30 июня 2026 г․ (если организация крупная, объемы большие)․ Для ЭД — квартальные или полугодовые контрольные точки․

Процедура разработки, согласования и утверждения

1. Инициация: Эксперт-архивист / Ответственный за архивное дело (ФИО: *) готовит проект графика на основе:
   • Утвержденной Номенклатуры дел на текущий год․
   • Отчета о состоянии архива за прошлый год (какие дела не сданы)․
   • Плана работы архива/службы делопроизводства․
2. Согласование внутри организации:
   • Руководители структурных подразделений (подпись за ознакомление с дедлайнами)․
   • Юридический отдел / Отдел по работе с ПДн (если есть секретные/персональные данные)․
   • IT-отдел (для графиков выгрузки электронных архивов)․
3. Внешнее согласование (если требуется):
   • С вышестоящим архивом / Органом архивного дела субъекта РФ — обязательно для графиков передачи документов в государственные архивы (п․ 16 Правил № 77)․ Адрес госархива: г․ , ул․ , д; , тел․ ․
4. Утверждение: Приказ (распоряжение) руководителя организации № * от ․․202*․
5. Доведение: Под роспись (или через ЭДО/портал) доводится до всех ответственных лиц подразделений․
6. Контроль исполнения: Ежемесячный/квартальный мониторинг экспертом-архивистом․ Результаты фиксируются в Журнале контроля за комплектованием архива․

Особенности комплектования электронных архивов (2025–2026 гг․)

С учетом Приказа № 154 от и требований Правил № 77 (гл․ 4), график комплектования электронных документов должен отражать специфику:

• Форматы: Передача в архив должна осуществляться в открытых форматах (PDF/A, XML, TIFF и др․), предусмотренных Приказом № 154․
• Метаданные: График должен предусматривать этап формирования/проверки метаданных (профиля метаданных) перед передачей․
• Электронный архив (ЭА): Если у организации есть собственный ЭА (сертифицированный ФСТЭК/ФСБ или соответствующий ГОСТ Р 7․0․100), график регламентирует пополнение именно ЭА․
• Отсутствие ЭА: Если ЭА нет, график должен предусматривать перевод ЭД на бумажный носитель (с заверением) для комплектования бумажного архива ДО истечения сроков действия ЭП/КЭП или по истечении года․

Контроль за исполнением графика (Инспекции и проверки)

На основании Приказа Росархива от № 19 («Руководство по соблюдению обязательных требований․․․»), региональный государственный контроль (надзор) за соблюдением архивного законодательства включает проверку:

1. Наличия утвержденного графика комплектования на текущий год․
2. Соответствия графика Номенклатуре дел․
3. Фактического исполнения сроков (сверка с Актами приема-передачи дел в архив, Инвентаризационными описями)․
4. Наличия актов отбора документов с истекшими сроками хранения․
5. Согласования графика передачи в госархив с соответствующим госархивом․

Штрафные санкции (КоАП РФ ст․ 13․10, 13․11, 13․12): за нарушение сроков комплектования, отсутствие графика или несогласование с госархивом — штрафы на должностных лиц до 5 000 руб․, на юрлиц — до 50 000 руб․ (с 2025 г․ суммы могут быть проиндексированы)․

Типовые ошибки при составлении графика (Чек-лист для самопроверки)

• Ошибка 1: График утвержден, но не согласован с госархивом (для документов «Постоянно» / >10 лет)․
• Ошибка 2: Сроки в графике противоречат Номенклатуре (например, в Номенклатуре срок 10 лет, в графике сдача через 5 лет без обоснования)․
• Ошибка 3: Отсутствие графика на электронные документы или запись «по мере готовности» без конкретных дат․
• Ошибка 4: График не доведен до исполнителей (нет росписей в журнале или в ЭДО)․
• Ошибка 5: Не учтена необходимость проведения экспертизы ценности/сроков хранения (Акта отбора) ПЕРЕД передачей в архив․
• Ошибка 6: Игнорирование региональных методических рекомендаций (например, Комитета по архивам области)․

Примерный алгоритм работы эксперта-архивиста по графику (Дорожная карта)

1. Январь: Анализ Номенклатуры, остатков не сданных дел за прошлый год․ Подготовка проекта графика․
2. Февраль: Согласование с руководителями подразделений, IT, юристами․ Отправка в госархив на согласование (если нужно) — адрес: , тел: ․
3. Март: Получение согласования от госархива․ Утверждение приказом руководителя․ Рассылка копий․
4. Апрель–Июнь: Активная фаза приема дел за прошлый год (контроль по графику)․ Оформление Актов приема-передачи (Форма № 0504084 или своя)․
5. Июль: Промежуточный итог: отчет руководству об исполнении графика за 1 полугодие․
6. Сентябрь: Подготовка Актов отбора на уничтожение (для дел с истекшим сроком)․
7. Ноябрь–Декабрь: Финальный прием дел, подготовка Инвентаризационных описей․ Формирование проекта графика на следующий год․

График комплектования архива — это не формальность, а инструмент управления рисками потери документов и нарушения законодательства․ В условиях перехода на электронное делопроизводство и ужесточения контроля (Приказ № 19 от ) качество этого документа напрямую влияет на результаты проверок Росархива и органов архивного дела субъектов РФ․

Ключевые действия на 2026 год:

• Обновить график в соответствии с Приказом № 77 и актуальной Номенклатурой․
• Обязательно включить в график этапы работы с электронными документами (метаданные, форматы, ЭП)․
• Обеспечить своевременное согласование с госархивами (для ценных документов)․
• Внедрить ежемесячный мониторинг исполнения с фиксацией в журнале/ЭДО․

Грамотно составленный и исполняемый график — гарантия сохранности Архивного фонда РФ и правовой безопасности организации․

Статья подготовлена на основе нормативных актов Федерального архивного агентства (Росархива), актуальных на ․ Данные о конкретных должностных лицах, адресах и телефонах организации-примера замаскированы символами * в соответствии с требованиями конфиденциальности․