Что такое график передачи дел в архив
График передачи дел в архив — это организационно-распорядительный документ, который определяет сроки и последовательность передачи дел из структурных подразделений организации в её архив (архивное подразделение)․ Согласно действующим правилам делопроизводства, передача дел в архив организации осуществляется по графику, согласованному с руководителями структурных подразделений и утверждённому руководителем организации․
Наличие такого графика позволяет упорядочить работу, равномерно распределить нагрузку на архив и подразделения, а также избежать ситуации, когда все дела передаются одномоментно в конце года․
Какие дела подлежат передаче в архив
Передаче в архив организации подлежат:
- дела постоянного хранения;
- дела временного (свыше 10 лет) хранения;
- на практике архив часто принимает и дела с меньшим сроком хранения, чтобы гарантировать их сохранность — этот вопрос решает сама организация․
Дела, законченные делопроизводством в текущем году, в течение следующего года должны быть окончательно подготовлены подразделениями к передаче (дооформление дел, внесение в описи) и фактически переданы в архив по графику․ Например, дела, завершённые в 2025 году, подготавливаються и передаются в архив в течение 2026 года․
Кто и как составляет график
Как правило, график составляется архивом (службой делопроизводства) организации при участии ответственных лиц структурных подразделений․ Порядок действий следующий:
- Архив определяет перечень подразделений, передающих дела, и ориентировочные объёмы передачи․
- Составляется проект графика с указанием подразделений, номенклатур дел и конкретных сроков (месяц, декада) передачи․
- График согласовывается с руководителями структурных подразделений․
- График утверждается приказом руководителя организации (в серьёзных организациях это обязательная практика, позволяющая придать графику обязательную силу)․
Примерная структура графика
График обычно оформляется в виде таблицы и содержит следующие сведения:
- наименование структурного подразделения;
- перечень (номенклатура) передаваемых дел;
- количество дел (томов);
- сроки хранения дел;
- плановый срок передачи (месяц/квартал);
- ответственное лицо от подразделения (например, Иванова А․ П․*);
- отметка о фактической передаче․
Подготовка дел к передаче
До передачи в архив дела должны быть надлежащим образом оформлены․ Подготовка включает:
- экспертизу ценности документов с определением сроков хранения;
- формирование дел в соответствии с номенклатурой, подшивку или переплетение;
- нумерацию листов, составление заверительной надписи;
- оформление обложки тома: на ней в обязательном порядке указываются наименование организации, заголовок дела, сроки хранения с крайними датами документов (если в состав дела входят документы разных периодов, об этом делается специальная пометка);
- внесение дел в опись․
Порядок передачи
Фактическая передача дел оформляется следующим образом:
- Подразделение в установленный графиком срок передаёт дела по описям․
- Архив проверяет соответствие дел описи, правильность оформления․
- Составляется акт приёма-передачи дел на архивное хранение в двух экземплярах, заверенный подписями участников комиссии․
- Один экземпляр акта остаётся в архиве, второй, в подразделении․
Особенности для государственных органов и коммерческих организаций
Для федеральных органов исполнительной власти передача дел в архив осуществляется по графику, составленному архивом, согласованному с руководителями структурных подразделений и утверждённому руководителем службы ДОУ․ Дела, не подлежащие передаче, хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения уничтожаются в установленном порядке․
Коммерческие организации обязаны обеспечить архивное хранение документов самостоятельно или по договору с архивным учреждением․ В последнем случае процедура включает:
- рассмотрение документов на заседании ЭПК (экспертно-проверочной комиссии), которое проводится по утверждённому графику, обычно раз в месяц;
- оплату госпошлины за каждое учтённое в описи дело;
- передачу документов с оформлением акта приёма-передачи в двух экземплярах․
Нормативная база
Основным нормативным источником являются Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, которые определяют порядок и требования к работе с материалами с момента их передачи на хранение и до уничтожения по окончании срока хранения․
График передачи дел в архив — важный инструмент организации архивной работы․ Его своевременное составление, согласование с подразделениями и утверждение руководителем обеспечивают планомерность передачи документов, их сохранность и соблюдение требований законодательства об архивном деле․