График работы отдела персонала (кадровой службы) — это локальный нормативный акт‚ устанавливающий режим труда и отдыха сотрудников HR-службы. В отличие от общего графика организации‚ он учитывает специфику работы с документами‚ прием посетителей‚ сроки отчетности и взаимодействие с другими подразделениями. Ниже подробно разобраны правовые требования‚ виды графиков‚ порядок составления и оформления с учетом актуального законодательства на .

Правовая база и ключевые требования ТК РФ

В Трудовом кодексе РФ (ТК РФ) нет единой статьи‚ регламентирующей форму графика. Работодатель имеет право самостоятельно определять режим труда‚ однако ст. 100 ТК РФ устанавливает обязательные параметры‚ которые должны быть зафиксированы во внутренних документах (Правилах внутреннего трудового распорядка‚ сменных графиках‚ трудовых договорах):

1. Длина рабочей недели: 5-дневная (2 выходных)‚ 6-дневная (1 выходной)‚ скользящая‚ неполная‚ гибкая.
2. Длительность ежедневного труда (смены): норма — 8 часов (при 40-часовой неделе)‚ для вредных условий — 36 часов и менее.
3. Время начала и окончания работы: фиксированное (например‚ 09:00–18:00) или плавающий интервал.
4. Режим перерывов: на отдых и питание — от 30 мин до 2 часов (не включается в рабочее время).
5. Количество смен и чередование дней: актуально для круглосуточного обеспечения кадровых процессов (редко‚ но бывает в крупных холдингах).
6. Ненормированный рабочий день: для отдельных категорий (руководители‚ специалисты‚ часто выезжающие в командировки).

Важно: Независимо от выбранного графика‚ суммарная продолжительность работы за учетный период (месяц‚ квартал‚ год) не должна превышать норматив (40 часов в неделю в среднем). Еженедельный непрерывный отдых — минимум 42 часа. Воскресенье — обязательный общий выходной день (ст. 111 ТК РФ).

Основные виды графиков работы для отдела персонала

Выбор режима зависит от численности штата‚ режима работы организации и функционала HR (прием граждан‚ расчет зарплаты‚ рекрутинг‚ обучение).

Стандартная рабочая неделя (5/2 или 6/1)

Наиболее распространенный вариант для офисных кадровых служб.

• 5/2: 8-часовые смены‚ 40 часов в неделю. Второй выходной (кроме воскресенья) фиксируется в графике (часто суббота).
• 6/1: Распределение 40 часов на 6 дней (например‚ 5 дней по 7 часов + 1 день по 5 часов‚ или 4 дня по 7ч + 2 дня по 6ч).

Гибкий рабочий день (ст. 102 ТК РФ)

Популярен для рекрутеров‚ HR-бизнес-партнеров‚ обучающих менеджеров.

• Фиксированная часть (core time): обязательное присутствие (например‚ 11:00–15:00) для приема посетителей‚ совещаний‚ работы с 1С/ЭДО.
• Переменная часть: сотрудник сам выбирает время прихода/ухода в рамках нормы часов за учетный период.

Обязательное условие: письменное согласие сотрудника и работодателя. Исключение, работники с детьми до 14 лет (инвалидами до 18 лет) — имеют право на установление гибкого графика по письменному заявлению (ч. 3 ст. 93 ТК РФ).

Сменный график

Применяется‚ если отдел персонала обеспечивает кадровое сопровождение производственных смен (заводы‚ больницы‚ отели‚ колл-центры).

• Схемы: «2 через 2»‚ «3 через 3»‚ «4 через 4» (12-часовые смены)‚ «сутки через трое» (24-часовые).
• Учет ведется по суммированному учету рабочего времени (ст. 104 ТК РФ) за учетный период (месяц/квартал/год).
• Запрещено назначение двух смен подряд. Отдых между сменами — не менее 42 часов в неделю.
• Ночные часы (22:00–06:00) оплачиваются с повышением не менее 20% (ст. 154 ТК РФ).

Ненормированный рабочий день (ст. 101 ТК РФ)

Назначается руководителю отдела‚ старшим специалистам‚ чья работа подразумевает нерегулярные переработки по поручению руководства.

• Согласие на работу в выходные/праздничные дни не требуется (в отличие от обычного графика).
• Компенсация — дополнительный ежегодный оплачиваемый отпуск (мин. 3 календарных дня‚ ст. 119 ТК РФ).

Удаленная работа (гл. 49.1 ТК РФ)

Актуально для аналитиков по компенсациям‚ технических HR‚ архивистов (цифровой архив).

• Оформляется доп. соглашением к ТД.
• График согласовывается сторонами‚ но должен соблюдать нормы длительности труда и отдыха.
• Работодатель обеспечивает средствами связи и защитой информации.

Вахтовый метод (ст. 297–304 ТК РФ)

Редко применим к штатному отделу персонала. Возможен для HR-сопровождения вахтовых команд (геология‚ Север‚ нефть/газ). Вахта — до 1 мес. (макс. 3 мес. с согласия профсоюза). Смены до 12 часов. Доп. оплата за вахтовый метод и условия Крайнего Севера.

Особенности графика отдела персонала: прием посетителей vs внутренняя работа

Ключевая специфика HR-отдела — необходимость приема сотрудников и кандидатов в определенные часы. График внутренней работы специалистов может не совпадать с графиком приема посетителей.

Рекомендация: Утверждать «График приема посетителей отдела персонала» отдельным приказом или приложением к ПВТР‚ размещая его на входе в кабинет и на сайте/intranet компании.

Порядок разработки и утверждения графика

Этап 1: Анализ и проектирование

• Оценка нагрузки: пиковые периоды (отчетность‚ найм‚ отпуска‚ медосмотры).
• Опрос сотрудников (для гибкого графика/удаленки).
• Согласование с выборным органом первичной профсоюзной организации (если есть) — ст. 372 ТК РФ.

Этап 2: Составление документа (в Excel / 1С / HRM-системе)

Унифицированной формы (пост. Госкомстата) не существует. Работодатель разрабатывает свой бланк. Удобнее всего использовать Microsoft Excel или табель в HRM-системе (1C:ЗУП‚ Bitrix24‚ Hurma и др.).

Преимущества Excel/HRM:

• Автозаполнение дней недели по датам.
• Условное форматирование: подсветка выходных/праздников‚ переработок‚ недоработок.
• Связь с табелем учета рабочего времени (Т-12 / Т-13).
• Быстрая генерация отчетов за месяц/квартал/год.

Структура таблицы графика на месяц (пример):

1. Шапка: Наименование организации/подразделения («Отдел персонала»)‚ период (месяц/год)‚ номер и дата приказа об утверждении.
2. Строки: ФИО сотрудников (маскировано: Иванов И.И. → * * )‚ табельный номер ()‚ должность.
3. Столбцы: Даты месяца (1–31). В ячейках — обозначения:
   • Р / Я, явка (рабочий день);
   • В / О — выходной/отдых;
   • ОТ, отпуск;
   • Б — больничный;
   • К — командировка;
   • РВ / НВ, неявка (по согласованию / без).
4. Подписи: Составил (HR-менеджер/кадровик * * )‚ Проверил (Начальник отдела * )‚ Утвердил (Ген. директор / Директор по HR * *).

Этап 3: Утверждение и доведение

• Приказ о утверждении графика на месяц/квартал/год (не позднее чем за 1 месяц до вступления в силу — ч. 3 ст. 103 ТК РФ для сменных).
• Ознакомление сотрудников под роспись (лист ознакомления или ЭДО) не позднее дня вступления в силу.
• Размещение в доступном месте (инфостой‚ общая папка‚ портал).

Совмещение графика и табеля учета рабочего времени

Многие организации используют единый документ — Табель учета рабочего времени (ф. Т-12 или Т-13)‚ который выполняет функцию графика (план) и учета факта.

Заполнение единого табеля (упрощенно):

1. Графы 1–3: № п/п‚ ФИО (* * )‚ Табельный № ().
2. Графа 4: Коды явок/неявок по дням месяца (верхняя половина ячейки — план/график‚ нижняя — факт).
3. Графы 7–13: Расчет заработной платы (код вида оплаты‚ счет корреспонденции‚ начисленные часы/суммы) — заполняет бухгалтерия.

По итогам месяца табель подписывается ответственными лицами и передается в бухгалтерию для начисления зарплаты.

Изменения в графике: порядок и ограничения

• Плановые изменения: Новый график на следующий период утверждается приказом заранее.
• Внеплановые (однодневные): Приказ о предоставлении отгула‚ направлении в командировку‚ переводе на другой график (по согласованию сторон — доп. соглашение к ТД).
• Привлечение к работе в выходной/праздничный день: Требуется письменное согласие сотрудника (кроме ненормированного дня)‚ согласие профсоюза (если есть)‚ приказ руководителя. Оплата — в двойном размере или в однократном + предоставление отгула (ст. 153 ТК РФ).
• Переработки: Не более 4 часов за 2 дня подряд‚ 120 часов в год (ст. 99 ТК РФ). Оплачиваются: первые 2 часа — 1.5 ставки‚ последующие, 2 ставки.

Типовые ошибки и риски для отдела персонала

1. Отсутствие утвержденного графика/сменного расписания — штраф по ст. 5.27 КоАП РФ (до 50–100 тыс. руб. для юрлиц).
2. Несвоевременное ознакомление сотрудников — невозможность наказать за опоздания/прогулы.
3. Нарушение режима отдыха (менее 42 часов в неделю‚ две смены подряд) — риск проверки ГИТ и ИС.
4. Игнорирование «окон приема» — жалобы сотрудников на невозможность получить справку/подписать документы.
5. Ошибки в суммированном учете — переработки не оплачены или не сданы отгулами к концу учетного периода.

Чек-лист HR-менеджера по подготовке графика на новый период

• [ ] Собрать пожелания сотрудников (гибкий график‚ отпуска‚ учеба).
• [ ] Учесть производственный календарь на год (переносы выходных).
• [ ] Спроектировать дежурства на прием посетителей (покрыть все рабочие дни).
• [ ] Рассчитать нормы часов на каждого (с учетом сокращенных дней перед праздниками).
• [ ] Сформировать таблицу в Excel/HRM.
• [ ] Согласовать с профсоюзом (протокол совещания/письменное мнение).
• [ ] Подготовить проект приказа об утверждении.
• [ ] Подписать приказ руководителем организации.
• [ ] Ознакомить сотрудников под роспись (бумага/ЭЦП) за не менее 1 месяца (для сменников) или разумный срок.
• [ ] Опубликовать график приема посетителей на сайте/стенде.
• [ ] Передать данные в табель/систему учета времени к 1-му числу нового месяца.

График работы отдела персонала, это не просто таблица в Excel‚ а инструмент управления трудовыми ресурсами и правовым рисками. Грамотное сочетание режимов (стандартный для администраторов/архивистов‚ гибкий для рекрутеров/партнеров‚ ненормированный для руководителя) с обязательным фиксированным «окном приема посетителей» обеспечивает бесперебойную кадровую поддержку бизнеса и соблюдение прав сотрудников HR-службы. Регулярный аудит графиков (раз в квартал) позволяет своевременно реагировать на изменение нагрузок и законодательства.

Статья подготовлена на основе актуального ТК РФ и судебной практики на . Персональные данные (ФИО‚ табельные номера‚ контакты) в примерах замаскированы (*). Данная информация носит справочный характер; для принятия решений рекомендуется консультация с юристом трудового права.