Поддержание чистоты в архивных помещениях — это не просто эстетический вопрос, а критически важный элемент сохранности документов. Пыль, грязь, колебания влажности и температуры, а также наличие вредителей могут необратимо повредить уникальные фонды. В данной статье подробно рассмотрен типовой график уборки, нормативная база, методика проведения работ и требования к персоналу.

Нормативная правовая основа

Организация уборки архива регулируется комплексом документов. Основными из них являются:

• ГОСТ Р 7.0.97–2016 «Архивное дело. Обеспечение сохранности документов. Основные требования» — устанавливает микроклиматические параметры и требования к чистоте.
• Приказ Росархива от № 85 (утв. Инструкция по обеспечению сохранности документов в архивах), регламентирует режим хранения, в т.ч. гигиеническое состояние помещений.
• СанПиН -21 «Гигиенические нормативы и требования к обеспечению безопасности и (или) безвредности для человека факторов среды обитания», общие санитарные правила.
• Локальные нормативные акты (ЛНА) конкретной организации: Положение об архиве, График уборки, Инструкция по охране труда при уборке архивных помещений.

Классификация видов уборки и их периодичность

В архивной практике принято выделять три основных вида уборки, различающихся по глубине проникновения и частоте:

Текущая (ежедневная) уборка

Цель: Удаление бытовой пыли, мусора, поддержание полов в чистоте без перемещения стеллажей и коробов.

• Периодичность: Ежедневно (обычно утром до начала рабочего дня или после его окончания).
• Работы:
  • Сбор мусора из корзин (замена пакетов).
  • Влажная уборка полов (промойка) в проходах, у входных групп, в читальных залах (если есть).
  • Сухая/влажная протирка доступных поверхностей столов, подоконников, радиаторов (без смещения документов).
  • Контроль показаний термометров и гигрометров (фиксация в журнале).
• Запрещено: Использовать метлы (поднимают пыль), мыть полы «под полотенцем» (избыточная влага), протирать короба с документами влажной тряпкой.

Генеральная (генерально-генеральная) уборка

Цель: Глубокое удаление накопленной пыли, паутины, обработка стеллажей, коробов, вентиляционных решеток, плинтусов, высотных мест.

• Периодичность: Не реже 1 раза в квартал (стандарт) или 1 раз в полугодие (при идеальном микроклимате и герметичных стеллажах). В архивах с высокой запыленностью — ежемесячно.
• Работы (чек-лист):
  1. Снятие документов с нижних полок (зона риска затопления/пыли) на временные столы/тележки (в коробах).
  2. Сухая уборка пылесосом с HEPA-фильтром всех поверхностей стеллажей (верхние кромки, бока, полки), коробов, плинтусов, карнизов.
  3. Влажная протирка металлических/лакированных деревянных частей стеллажей специальными антистатическими средствами (без абразивов, хлора, аммиака).
  4. Мойка полов с использованием нейтральных ПВР (повохлоориганческих соединений).
  5. Мойка окон, светоотражающих экранов, вентиляционных решеток (с демонтажом при возможности).
  6. Обработка помещения УФ-лампой или квэрцеванием (по регламенту дезинфекции) — только в отсутствии людей и документов на открытых полках.
  7. Дератизация/дезинсекция (по контракту с СЭС/Дезинстанцией) — в соответствии с отдельным графиком.

Внеплановая / Аварийная уборка

Проводится при:

• Прорывах труб, затоплениях (срочная сушка, дезинфекция, оценка повреждений документов).
• Обнаружении следов жизнедеятельности грызунов/насекомых.
• После строительно-монтажных работ в помещении.
• Сильном запылении (пожар, работы снаружи).

Типовой график уборки (Пример заполнения)

Ниже приведен образец таблицы, который оформляется в виде приложения к Приказу об утверждении графика. Конфиденциальные данные скрыты.

Методика и безопасность: «Золотые правила» архивной уборки

Инвентарь и средства (Специфика)

• Пылесосы: Только с HEPA-фильтрами (H13-H14). Обычные пылесосы выбрасывают мелкодисперсную пыль обратно в воздух, что фатально для бумаги.
• Тряпки/Швабры: Только микрофибра; Хлопок оставляет ворс. Цветовое кодирование обязательно (красный — санузлы, синий, общее, зеленый — читальный зал/столы).
• Бытовая химия: Категорически запрещены: хлорсодержащие, аммиачные, щелочные, кислотные средства, абразивные порошки, полироли для мебели (воск/силикон создают пленку, собирающую пыль). Разрешены: нейтральные концентраты (pH 6-8), специализированные антистатики для архивов/библиотек (например, на основе изопропилового спирта/воды без ПАВ-агрессивных компонентов).
• Вода: Желательно дистиллированная или очищенная (жесткость воды оставляет разводы на металле стеллажей).

Порядок действий при генеральной уборке (Алгоритм)

1. Подготовка: Вывесить табличку «Идет уборка». Обеспечить вентиляцию (зимой, микропроветривание). Подготовить тележки для временного хранения коробов.
2. Сверху вниз: Начинать с верхних кромок стеллажей, карнизов, люстр, вентиляции. Пылесосом на минимальной мощности (чтобы не сдувать документы с полок, если они не в коробах).
3. Работа с полками: Снимать короба по одному (или небольшими партиями). Протирать полку сухо -> при необходимости влажно (слабо растворенное средство) -> сухо до блеска. Протирать сам короб снаружи (верх, дно, бока) сухой микрофиброй/пылесосом. Возвращать на место строго по инвентарному номеру/шифру.
4. Полы: Мойка «встречной» шваброй (две швабры: в мыльном растворе и в чистой воде для ополаскивания). Переход к следующей зоне только после высыхания.
5. Финиш: Уборка инвентаря. Заполнение журнала/акта. Сдача помещения ответственному за архив (Гл. архивариусу / Начальнику депо *).

Требования к персоналу (Охрана труда и допуск)

• Уборщики должны пройти вводный инструктаж по охране труда и специализированный инструктаж «По уборке архивных помещений» (под роспись в журнале).
• Наличие медицинской книжки (форма 086/у) с отметками о прохождении осмотров.
• Спецодежда: халат/костюм чистого цвета, сменная обувь (кроссовки/тапки с белой подошвой), шапочка/берет (волосы не должны выпадать), перчатки нитриловые/виниловые (без пудры) — меняются при переходе в санузел/столовую.
• Запрещено допускать к уборке архива лиц, не прошедших инструктаж, а также посторонних лиц (в т.ч. сотрудников других отделов) без сопровождения архивариуса.

Документирование и контроль

Отсутствие документации = отсутствие уборки для проверяющих органов (Росархив, Прокуратура, Госархив).

Обязательные журналы и акты:

• Журнал текущей уборки архивных помещений (колонки: Дата, Время начала/окончания, Помещение, Вид работ, ФИО уборщика , Подпись, Подпись контролера).
• Акт генеральной уборки (составляется комиссией: Начальник депо , Главный архивариус , Отв. за Охрану труда ). Описывает объем работ, качество, замечания.
• Журнал учета микроклиматических параметров (температура, влажность), заполняется ежедневно (утро/вечер) ответственным лицом .
• Акты дезинсекции/дератизации (предоставляются подрядчиком ООО «»).
• Фотофиксация (рекомендуется): фото «До» и «После» генеральной уборки зон стеллажей, полов, вентиляции. Хранятся в электронном архиве ответственного * не менее 3 лет.

Типичные ошибки и штрафные санкции

Чек-лист для Главного архивариуса (Еженедельный контроль)

Рекомендуется распечатать и использовать при обходе депо:

• [ ] Журнал текущей уборки заполнен за каждую смену? Подписи стоят?
• [ ] Полы чистые, без разводов, полосок, мусора в углах под стеллажами?
• [ ] Верхние кромки стеллажей (высота > 2м) проверены на пыль (проба перчаткой/тканью)?
• [ ] Короба на месте? Никаких коробов на полу, на подоконниках, на верхах шкафов?
• [ ] Показания термогигрометров в норме (Т: 18±2°C, Вл: 50±5%)? Журнал микроклима заполнен?
• [ ] Корзины для мусора не переполнены, пакеты целые?
• [ ] Инвентарь уборщика хранится в спец. шкафу/комнате, чистый, сухой?
• [ ] Нет следов мышей/насекомых (перепонки, экскременты, жирные следы)?
• [ ] Окна/фораточки закрыты, сетки на месте, нет сквозняков?
• [ ] Акт последней генеральной уборки подписан, заархивирован?

График уборки архива — это рабочий документ строгой отчетности, а не формальность. Его грамотная разработка, утверждение приказом, обеспечение специальным инвентарем (HEPA-пылесосы, микрофибра, нейтральная химия) и, главное, ежедневный контроль со стороны архивариусов, залог сохранности документооборота организации на десятилетия.

Помните: Экономия на средствах для уборки или игнорирование регламента ведет к затратам на реставрацию, которые в сотни раз превышают стоимость качественного антистатика и рабочего времени уборщика.

Данная статья носит рекомендательный характер. При разработке локального графика уборки необходимо опираться на актуальные нормативные акты РФ, специфику фондов (бумага, фото, пленка, электронные носители) и заключенные договоры с подрядчиками. Контактные данные ответственных лиц и подрядчиков в рабочих документах заменены на маски (*) в соответствии с политикой конфиденциальности.