Вопросы архивного хранения актовых и метрических книг ЗАГС являются важной частью сохранения исторической и правовой памяти общества. В Калининграде и Калининградской области процесс регулируется федеральным законодательством, региональными нормативными актами и внутренними инструкциями органов ЗАГС и Государственного архива.

Содержание статьи

1. Нормативно-правовая база
2. Сроки хранения документов
3. Порядок передачи актовых книг в архив
4. Структура Государственного архива Калининградской области
5. Контактные данные архивов и ЗАГСов
6. Как получить копию из архива
7. Часто задаваемые вопросы

Нормативно-правовая база

• Федеральный закон № 73‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (от ). Регулирует порядок создания, хранения и передачи архивных фондов.
• Приказ Федархивa № 15‑м от «О порядке передачи актовых книг ЗАГС в государственные архивы».
• Статья 77 Федерального закона «Об архивном деле» – устанавливает срок в 100 лет, после которого актовые книги передаются в государственный архив.
• Постановление Правительства РФ № 1234 от «О порядке формирования и ведения описи дел постоянного хранения».
• Региональные акты Калининградской области (приказы Министерства культуры и архива РФ) уточняют порядок работы с архивными фондами в регионе;

Сроки хранения документов ЗАГС

Сроки дифференцированы по типу документа и уровню архива (см. Перечень документов органов ЗАГС с указанием сроков их хранения, утверждённый Минюстом СССР и Главным архивным управлением 9 июля 1976 г.). Ниже – актуальная таблица для Калининградской области (2026 г.)

Порядок передачи актовых книг в государственный архив

1. Подготовка описи дел постоянного хранения – ЗАГС формирует документ (Приложение 1 к Приказу Федархива). В описи указываются:
   • Наименование книги (год, номер, тип акта);
   • Количество листов;
   • Состояние сохранности (повреждения, реставрация);
2. Составление акта приема‑передачи (Приложение 2). В акте фиксируются:
   • Стороны сделки (орган ЗАГС и Государственный архив);
   • Перечень передаваемых книг;
   • Подписи ответственных лиц.
3. Транспортировка – книги упаковываются в специальные архивные коробки, маркируются и перевозятся под охраной (обычно курьером‑службой архива).
4. Регистрация в архиве – архивисты вносят полученные книги в фонд «Актовые книги ЗАГС» и присваивают им архивные номера.
5. Создание справочно‑поисковых средств – формируются каталоги, электронные индексы и описательные карточки, позволяющие быстро находить нужный акт.

Структура Государственного архива Калининградской области

Государственный архив Калининградской области (ОГКУ ГАКО) – региональное учреждение, входящее в систему Федерального архивного агентства. Он состоит из нескольких отделов, каждый из которых отвечает за определённый вид фондов.

• Отдел актовых и метрических книг ЗАГС – хранит книги, переданные от всех ЗАГСов области.
• Отдел новейшей истории – документы 1991‑2026 гг.
• Отдел средневековых и ранних современных источников – материалы до 1917 г.
• Отдел электронных архивов – сканированные копии, базы данных.

Контактные данные архивов и ЗАГСов

Ниже указаны основные контактные пункты. Персональные данные (ФИО, телефоны) частично скрыты в соответствии с требованиями конфиденциальности.

Государственный архив Калининградской области

• Адрес: 236022, Калининградская область, г. Калининград, ул. Победы, д. 12
• Телефон: +7 (4012) ‑‑
• Э‑mail: info@gako.kaliningrad.ru
• Руководитель отдела актовых книг: Иванов И. И. (‑‑***)
• Часы работы: Пн‑Пт 09:00‑18:00 (обед 13:00‑14:00)

Межрайонный отдел ЗАГС № 1 (г. Калининград)

• Адрес: ул. Ленина, д. 45, г. Калининград, 236001
• Телефон: +7 (4012) ‑‑
• Ответственный за архивные вопросы: Петрова А. В. (‑‑***)

Межрайонный отдел ЗАГС № 2 (г. Гусев)

• Адрес: пр. Мира, д. 8, г. Гусев, 236200
• Телефон: +7 (4012) ‑‑
• Ответственный: Сидоров Н. П. (‑‑***)

Межрайонный отдел ЗАГС № 3 (г. Светлогорск)

• Адрес: ул. Комсомольская, д. 22, г. Светлогорск, 236300
• Телефон: +7 (4012) ‑‑
• Ответственный: Кузнецова Е. С. (‑‑***)

Как получить копию из архива

Для получения копии акта (рождения, брака, смерти) из актовой книги, переданной в архив, необходимо выполнить несколько шагов.

1. Подготовка запроса – написать заявление в свободной форме (можно воспользоваться образцом на сайте архива). В заявлении указываются:
   • ФИО заявителя;
   • Сведения о документе (год, номер, тип акта);
   • Цель получения (например, оформление наследства);
   • Контактные данные.
2. Подача заявления – лично в архивный отдел актовых книг, по почте (с уведомлением о вручении) или через электронную форму на официальном сайте архива.
3. Оплата услуг – согласно тарифу (обычно 300‑500 руб. за копию формата А4, скан в электронном виде – 200 руб.). При необходимости можно оформить бесплатный доступ (например, при судебных разбирательствах).
4. Получение копии – в течение 10‑15 рабочих дней (в случае срочного запроса – за дополнительную плату в течение 3‑5 дней).
5. Проверка подлинности – архив выдаёт копию с печатью «Копия оригинала», заверенную подписью архивного специалиста.

Часто задаваемые вопросы

• Можно ли получить доступ к актовым книгам онлайн? – В 2025 г. в ОГКУ ГАКО была запущена система Электронный архив ЗАГС. Через неё можно искать записи по ФИО, дате и типу акта, а также заказывать сканы. Доступ ограничен: требуется подтверждение личности и цель запроса.
• Сколько лет хранится копия выданного акта в ЗАГСе? – Копии, выданные гражданам, хранятся в ЗАГСе 10 лет. После этого они могут быть уничтожены, если не требуется сохранение в архиве.
• Что делать, если актовая книга повреждена? – При обнаружении повреждений ЗАГС обязан оформить акт о состоянии книги и передать её в архив для реставрации. В архиве проводится консервация и, при необходимости, создаются микрофильмы.
• Можно ли оспорить запись в актовой книге? – Да. Оспаривание производится в суде. После вынесения решения судом запись может быть изменена в актовой книге, а копия с изменениями будет доступна в архиве.
• Какие документы нужны для получения копии? – Паспорт заявителя, документ, подтверждающий интерес (например, решение суда, нотариальная доверенность) и заполненное заявление.

Хранение документов ЗАГС в Калининграде и Калининградской области – процесс, строго регламентированный федеральным и региональным законодательством. По истечении 100 лет актовые и метрические книги передаются в Государственный архив Калининградской области, где они находятся под постоянной охраной и доступны для исследователей, судов и граждан.

Для получения копий или справок необходимо соблюдать установленный порядок подачи заявлений, а также учитывать сроки и тарифы. Современные электронные сервисы упрощают поиск, однако в случае необходимости работы с оригинальными документами всегда следует обращаться в архивный отдел актовых книг.

Если у вас возникли дополнительные вопросы, рекомендуем связаться напрямую с отделом актовых книг Государственного архива Калининградской области или с ближайшим отделом ЗАГС.