Вопрос выбора формулировки — «довести до сведения» или «ознакомить» — является одним из самых обсуждаемых в российском делопроизводстве. Несмотря на кажущуюся синонимичность‚ между этими понятиями существуют важные смысловые‚ правовые и процедурные различия‚ которые влияют на юридическую силу документа и порядок его исполнения. В данной статье подробно разберем терминологию‚ нормативную базу и лучшие практики применения на .
Лингвистический и терминологический аспект
С точки зрения словарей современного русского языка значения глаголов «довести (до сведения)» и «ознакомить» действительно близки: в обоих случаях речь идет о передаче информации адресату (цель — сообщить). Однако в профессиональной документоведческой среде (системе терминов делопроизводства) оттенки смысла разнятся:
- «Довести до сведения» — устойчивый речевой оборот с глубокими историческими корнями (фиксируется с последней четверти XVIII века). Он акцентирует внимание на процессе доставки информации до адресата (рассылка‚ публикация‚ предоставление доступа).
- «Ознакомить» — термин‚ закрепленный в Трудовом кодексе РФ (ТК РФ) (абз. 10 ч. 2 ст. 22‚ ч. 3 ст. 68‚ ч. 2 ст. 84.1‚ п. 8 ст. 86‚ абз. 5 ст. 88 и др.). Он подразумевает не просто передачу‚ а фиксацию факта прочтения и понимания работником документа под личную подпись (визу).
Нормативная база: приоритет термина «Ознакомить»
Анализ Трудового кодекса РФ показывает четкий приоритет термина «ознакомить» в вопросах‚ затрагивающих трудовые права и обязанности конкретных сотрудников.
Ключевые статьи ТК РФ:
- Ч. 2 ст. 84.1 ТК РФ — термины «ознакомить» и «довести до сведения» используются фактически как синонимы в контексте локальных нормативных актов (ЛНА)‚ однако приоритет отдается термину «ознакомить».
- Ст. 68 ТК РФ, работник обязан ознакомиться под подпись с ЛНА‚ непосредственно регулирующими его трудовые функции.
- Ст. 22‚ 86‚ 88 ТК РФ — процедура ознакомления под подпись обязательна при приеме на работу‚ переводе‚ наложении дисциплинарного взыскания и др.
Рекомендация: Для приказов по личному составу (прием‚ перевод‚ увольнение‚ поощрение‚ наказание)‚ локальных нормативных актов‚ затрагивающих права конкретных работников‚ а также коллективного договора, используйте исключительно формулировку «Ознакомить…».
Процедура ознакомления: формализация результата
В отличие от «доведения до сведения»‚ процедура ознакомления требует обязательной фиксации результата. Это оформляется визой ознакомления (образец визы регламентируется внутренними правилами делопроизводства организации‚ опираясь на ГОСТ Р 7.0.97-2016).
Структура визы ознакомления:
- Слово «ОЗНАКОМИЛ(А)СЬ» (или «ПОДПИСАЛ(А)»);
- Подпись работника (расшифровка: Фамилия И.О.);
- Дата ознакомления (день‚ месяц‚ год).
Отсутствие визы ознакомления на документе‚ требующем обязательного ознакомления (например‚ на приказе о переводе или тексте ЛНА)‚ создает судебным практике основания считать‚ что работник не был надлежаще информирован‚ что ведет к недействительности действия работодателя (например‚ приказа об увольнении или переводе).
Когда применяется «Довести до сведения»
Данная формулировка уместна и предпочтительна в следующих управленческих ситуациях:
А. Рассылка документов руководителям структурных подразделений
В приказах‚ требующих широкого информирования руководящего состава для исполнения или организации работы подчиненных:
«Довести приказ до сведения руководителей структурных подразделений к *.»
Здесь речь идет о доставке экземпляра документа или предоставлении доступа к нему в СЭД для последующей работы с ним (исполнение‚ контроль‚ доведение до исполнителей).
Б. Публикация в информационных системах (СЭД‚ порталы‚ сайты)
С внедрением систем электронного документооборота (СЭД) и корпоративных порталов появилась новая операция — трансляция (публикация). Современная формула резолютивной части выглядит так:
«Опубликовать приказ в БД «Приказы» СЭД и довести его до сведения руководителей структурных подразделений к *.»
Это означает‚ что адресатам предоставляются права доступа к документу в информационной системе. Физическая рассылка бумажных копий при этом может не производиться.
В. Информирование неопределенного круга лиц / общественности
При размещении информации на официальном сайте организации‚ стендах‚ в СМИ.
Позиция Росархива: что НЕ писать в тексте приказа
Важный нюанс содержится в Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях (утв. приказом Росархива от № 44‚ п. 3.26):
«Не включается в текст приказа пункт „Приказ довести до сведения…“.»
Пояснение: Резолютивная часть приказа (директивы) адресуется исполнителям (кто должен сделать). Фраза «Приказ довести до сведения…» адресована самим адресатам информации‚ а не исполнителям рассылки. Исполнителем рассылки/публикации является обычно секретарь‚ делопроизводитель или ответственный за СЭД.
Правильный подход (образец резолютивной части):
- Исполнителю (секретарю/делопроизводителю): «Опубликовать приказ в СЭД / Расформировать и направить копии приказа руководителям структурных подразделений к *.»
- Руководителям подразделений (в разделе «Контроль» или отдельным пунктом‚ если это ЛНА): «Ознакомить под роспись работников подразделения с приказом / доводить до сведения работников…»
Сводная таблица выбора формулировки
| Ситуация / Вид документа | Рекомендуемая формулировка | Фиксация результата | Основание |
|---|---|---|---|
| Приказ по личному составу (прием‚ перевод‚ увольнение‚ отпуск‚ наказание) | Ознакомить под роспись (ФИО работника) | Виза ознакомления (подпись‚ дата) на экземпляре приказа или в журнале/СЭД | ТК РФ (ст. 68‚ 84.1‚ 22‚ 86‚ 88) |
| Локальный нормативный акт (Положение‚ Инструкция‚ Правила ВТ‚ Политика конфиденциальности) | Ознакомить под роспись работников‚ затрагиваемых ЛНА | Виза ознакомления на экземпляре ЛНА или в журнале учета ознакомления / СЭД | ТК РФ (ч. 2 ст. 84.1)‚ ст. 190 ТК РФ |
| Коллективный договор | Ознакомить под роспись всех работников организации | Виза ознакомления | Ст. 43 ТК РФ |
| Приказ о введении в действие ЛНА / об утверждении структуры / о назначении ответственных лиц | Довести до сведения руководителей структурных подразделений / ответственных исполнителей | Отметка о выполнении резолюции (в СЭД‚ журнале исполнения‚ виза на копии) | Деlopроизводственная практика‚ Приказ Росархива № 44 |
| Информационные письма‚ справки‚ отчеты‚ рассылка копий приказов «в копию» | Довести до сведения (или «Направить для информации») | Подпись в журнале входящей корреспонденции / отметка в СЭД «Прочитано» | Внутренний регламент делопроизводства |
| Публикация на портале/сайте/в СЭД для общего доступа | Опубликовать… и довести до сведения (указав категорию адресатов) | Лог доступа в СЭД / отметка «Прочитано» в портале | Современная практика СЭД‚ ГОСТ Р 7.0.97-2016 |
Особенности работы в СЭД (Система электронного документооборота)
На подавляющее большинство организаций перешло или переходит на бескागовый документооборот. Это меняет технику фиксации ознакомления:
- Электронная виза (ЭП/ЭЦП): Ознакомление подтверждается квалифицированной электронной подписью (КЭП) или простой электронной подписью (ПЭП) в карточке документа СЭД. Юридическая сила равна ручной подписи (ст. 6‚ 16 ФЗ-63 «Об электронной подписи»);
- Операция «Ознакомление» в СЭД: В бизнес-процессах СЭД (Directum‚ 1С:Документооборот‚ DIADOC‚ СБИС и др.) выделен отдельный вид задачи — «Ознакомление». Она требует нажатия кнопки «Ознакомлен(а)» и часто ввода ПЭП/КЭП.
- Журнал ознакомлений: Ведется автоматически системой. Выгрузка отчета по ознакомлению служит доказательством в суде.
- Трансляция vs Ознакомление: В СЭД важно отличать задачу «На исполнение» (требует результата — документа‚ отчета) и задачу «На ознакомление» (требует только факта прочтения/подписи). Формулировка в резолюции руководителя должна соответствовать типу задачи в СЭД.
Типичные ошибки и риски
- Смешивание терминов в одном приказе: «Ознакомить Иванова‚ довести до сведения Петрова». Если Петров, исполнитель или затрагиваемое лицо‚ ему тоже нужно «ознакомить под роспись». Риск: оспаривание приказа в суде из-за ненадлежащего информирования Петрова.
- Отсутствие визы ознакомления на ЛНА: Работодатель не может применить меры дисциплинарной ответственности или изменить условия труда‚ если не докажет‚ что работник ознакомился с ЛНА под подпись.
- Формулировка в тексте приказа: «Настоящим приказываю: Приказ довести до сведения…» (нарушение п. 3.26 Инструкции Росархива № 44). Приказ не может приказывать сам себе быть доведенным. Приказывают исполнителям обеспечить доведение.
- Игнорирование СЭД-логики: Постановка задачи «На ознакомление» в СЭД руководителю‚ который должен организовать исполнение (нужна задача «На исполнение» или «На контроль»).
Практический чек-лист для делопроизводителя
Перед регистрацией исходящего приказа/распоряжения проверьте:
- [ ] Верно ли выбрана формулировка для каждого адресата («Ознакомить» для затрагиваемых лиц‚ «Довести» — для исполнителей/руководителей)?
- [ ] Есть ли пункт резолюции для исполнителя рассылки/публикации (секретаря‚ админа СЭД) со сроком?
- [ ] Определен ли способ ознакомления: бумажный журнал / роспись на экземпляре / задача в СЭД?
- [ ] Для ЛНА: подготовлен ли журнал учета ознакомления или настроен бизнес-процесс в СЭД?
- [ ] Не содержит ли текст приказа запрещенную фразу «Приказ довести до сведения…» в директивной части?
Разделение понятий «ознакомить» и «довести до сведения» — не бюрократическая придирчивость‚ а инструмент правовой точности.
- Используйте «Ознакомить под роспись» там‚ где закон требует подтвердить факт информирования конкретного субъекта (работника) о своих правах и обязанностях (ТК РФ‚ ЛНА‚ приказы по личному составу). Результат — виза/ЭП.
- Используйте «Довести до сведения» для организации информационного поля: рассылки копий руководителям‚ публикации в СЭД/на портале‚ информирования контролирующих органов. Результат — отметка об исполнении резолюции (рассылка сделана‚ права доступа выданы).
- Следуйте рекомендациям Росархива (Приказ № 44): не пишите «Приказ довести до сведения» в директивной части документа. Приказывайте исполнителям обеспечить этот процесс.
Грамотное сочетание этих терминов в резолютивной части документа обеспечивает его юридическую неатаковаемость и понятность исполнителям в как бумажном‚ так и электронном документообороте.
Статья подготовлена на основе материалов портала Delo-Press.ru‚ Трудового кодекса РФ‚ Приказа Росархива № 44 и ГОСТ Р 7.0.97-2016. Актуально на .