Актуально на:

Справочная работа в воинской части (в/ч) — это организованная деятельность по подготовке, оформлению и выдаче справок и иной справочной информации военнослужащим, лицам гражданского персонала (ЛГП), членам их семей, а также по запросам сторонних организаций и граждан. Настоящая статья представляет собой подробную инструкцию по организации данной работы с учётом требований действующих нормативных правовых актов.

Нормативная правовая база

Организация справочной работы в в/ч осуществляется на основании следующих документов:

• Приказ Министра обороны РФ от № 700 (ред. от ) «Об утверждении Инструкции об организации работы по обеспечению функционирования системы воинского учета» (зарегистрирован в Минюсте России № 66608);
• Приказ Министра обороны РФ от № 170 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Вооруженных Силах Российской Федерации»;
• Наставление по архивному делу в Вооруженных Силах Российской Федерации;
• Приложение № 31 к Инструкции по делопроизводству — правила оформления и выдачи справок;
• Иные ведомственные приказы и директивы, регламентирующие документооборот в в/ч.

Цели и задачи справочной работы

Справочная работа организуется в целях:

1. обеспечения военнослужащих, ЛГП и членов их семей справками, необходимыми для представления в государственные и муниципальные учреждения и организации;
2. выдачи справок по архивным документам по запросам воинских частей, сторонних организаций и граждан;
3. обеспечения должностных лиц справочной информацией по вопросам воинского учёта, мобилизационной подготовки и мобилизации;
4. поддержания актуальной справочно-информационной базы для повседневной деятельности штаба и служб в/ч.

Виды выдаваемых справок

Справки военнослужащим и членам их семей

Военнослужащим и членам их семей выдаются справки, необходимые для представления в соответствующие учреждения и организации (о прохождении военной службы, о месте службы, для оформления льгот, пособий, пенсий и т.д.). Правила оформления и выдачи таких справок изложены в приложении № 31 к Инструкции по делопроизводству.

Справки лицам гражданского персонала

Лицам гражданского персонала по их просьбе выдаются справки об их работе в воинской части и о размере заработной платы — по формам № 16 и 17 к соответствующим Правилам.

Справки по архивным документам

По запросам воинских частей, сторонних организаций, а также граждан могут выдаваться справки по архивным документам. Порядок их оформления изложен в Наставлении по архивному делу в ВС РФ.

Организация документооборота и хранения

Для качественной организации справочной работы в в/ч должны быть сформированы и систематизированы следующие папки (дела):

Папка № 1. «Руководящие и регламентирующие документы»

В ней хранятся законы, приказы, инструкции, имеющие отношение к воинскому учёту и справочной работе,, для ознакомления сотрудников. Сюда же включаются:

• приказ об организации воинского учёта граждан, в т.ч. бронирования граждан, пребывающих в запасе;
• план работы по ведению воинского учёта и бронированию;
• выписки из действующих инструкций.

Папка № 2. «Картотека личных карточек»

Содержит картотеки сотрудников (личные карточки формы Т-2, карточки формы № 10 и др.), а также второй экземпляр списка работников, пребывающих в запасе, с указанием регистрационного номера и дат отправки.

Папка № 3. «Журналы учёта и проверок»

• журнал проверок ведения воинского учёта и бронирования граждан (в т.ч. проверок военкомата);
• журналы регистрации выданных справок.

Папка № 4. «Справочная информация»

Рекомендуется хранить:

• образцы документов воинского учёта и соответствующие методические рекомендации;
• справочную информацию по воинскому учёту, мобилизационной подготовке и мобилизации;
• мобилизационные предписания;
• служебное (отдельное) делопроизводство по вопросам ведения воинского учёта и бронирования граждан, пребывающих в запасе.

Важно: каждая папка должна иметь чёткое название и описание содержимого. Документы подшиваются в хронологическом порядке, ведутся описи дел.

Порядок приёма запросов и выдачи справок

1. Приём обращения. Запрос (заявление) регистрируется в журнале регистрации с указанием даты, Ф.И.О. заявителя (например: Иванов И. И. — Иванов И. И.*) и сути запроса.
2. Проверка полномочий. Должностное лицо проверяет право заявителя на получение запрашиваемой информации (личное обращение, доверенность, официальный запрос организации).
3. Подготовка справки. Справка оформляется на установленном бланке по утверждённой форме (формы № 16, 17, приложение № 31 и др.), подписывается уполномоченным должностным лицом и заверяется печатью.
4. Выдача. Справка выдаётся лично заявителю под подпись в журнале учёта выданных справок либо направляется официальной корреспонденцией по адресу запросившей организации (адрес указывается частично: г. Москва, ул. , д. ).
5. Учёт. Копия выданной справки (второй экземпляр) подшивается в соответствующее дело.

Ответственность и контроль

Ответственность за организацию справочной работы несёт должностное лицо, назначенное приказом командира в/ч (как правило — начальник штаба или ответственный за делопроизводство, например: начальник штаба — подполковник Петров П. П.*). Контроль осуществляется:

• в ходе плановых проверок военкоматов и вышестоящих штабов;
• при инспектировании состояния делопроизводства;
• по результатам рассмотрения жалоб и обращений граждан.

За нарушение порядка ведения воинского учёта и выдачи справок предусмотрена дисциплинарная и административная ответственность.

Практические рекомендации

• Регулярно (не реже одного раза в квартал) актуализируйте справочные материалы и образцы документов;
• Ведите отдельный журнал регистрации выданных справок с указанием номера, даты, получателя и основания;
• Обеспечьте защиту персональных данных: сведения о военнослужащих и ЛГП (адреса, телефоны вида +7 () —) разглашению не подлежат;
• При выдаче справок по архивным документам строго следуйте Наставлению по архивному делу;
• Ознакомьте под подпись всех сотрудников, задействованных в справочной работе, с действующими инструкциями.

Грамотно организованная справочная работа в воинской части обеспечивает своевременное и качественное документальное обслуживание военнослужащих, гражданского персонала и членов их семей, а также позволяет избежать нарушений законодательства при проверках. Ключевыми элементами успеха являются: чёткое распределение обязанностей, систематизированное хранение документов по папкам, строгий учёт выдаваемых справок и регулярное обновление нормативной базы.

Примечание: персональные данные (фамилии, адреса, телефоны) в настоящей статье приведены в обезличенном виде и частично скрыты маской (*) в соответствии с требованиями о защите персональных данных.