Оформление делового письма, адресованного конкретному должностному или частному лицу (например, Белоусову), регламентируется государственным стандартом Республики Беларусь «Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Ниже разберём пошагово, как правильно оформить все реквизиты такого документа.
Общие требования к бланку
Письмо оформляется на бланке для письма формата А4 (210×297 мм) или А5 (148×210 мм). Поля бланка:
- правое — не менее 8 мм;
- верхнее и нижнее — не менее 20 мм.
На бланке заранее наносятся: наименование организации-отправителя, её код (ОКОГУ или идентификационный код), почтовый адрес, коммуникационные данные (телефон, факс, e-mail) и коммерческие данные (номер счёта, банк).
Реквизит «Адресат», как указать Белоусова
Это ключевой реквизит при адресовании письма конкретному лицу. Возможны два варианта.
Если Белоусов — должностное лицо
Должность и фамилия указываются в дательном падеже (кому?). Инициалы ставятся перед фамилией:
Пример:
Директору ООО «Пример»
Белоусову А.И.
ул. Советская, д.
2200, г. Минск
Если письмо адресовано руководителю организации, наименование организации входит в состав наименования должности (как в примере выше). Если адресат — руководитель структурного подразделения, сначала указывается организация, затем должность:
Пример:
Министерство образования
Республики Беларусь
Начальнику финансового отдела
Белоусову И.С.
ул. Советская, д.
2200, г. Минск
Если Белоусов — частное лицо
Адресование частному лицу осуществляется по правилам почтовой связи: сначала фамилия и инициалы, затем почтовый адрес:
Пример:
Белоусовой Н.М.
ул. П. Глебки, д. , кв.
2231**, п/о Логоза
Логойского р-на
Минской области
Остальные обязательные реквизиты письма
Дата и регистрационный индекс
Дата оформляется цифровым способом: (день, месяц, двумя парами цифр через точку, год — четырьмя цифрами). Регистрационный индекс состоит из порядкового номера, который может дополняться индексом по номенклатуре дел (например, № 05-14/128).
Ссылка на входящий документ
Если письмо, ответ, указывается индекс и дата входящего документа: «На № * от ..20».
Заголовок к тексту
Краткий, ёмкий, грамматически согласованный с видом документа: письмо (о чём?) — «о предоставлении информации», «о заключении договора».
Текст и отметка о приложении
Текст излагается связно, при необходимости делится на нумерованные разделы и пункты. Если есть приложения, после текста указывают:
Приложение: на 7 л. в 2 экз;
Подпись
Включает наименование должности подписанта, личную подпись и её расшифровку (инициалы, фамилия).
Отметка об исполнителе
Указывается на оборотной стороне или внизу лицевой стороны: фамилия исполнителя и номер телефона, например: Иванова, тел. 8 (017) —*.
Типичные ошибки
- Написание фамилии адресата в именительном падеже вместо дательного («Белоусов» вместо «Белоусову»);
- постановка инициалов после фамилии при адресовании должностному лицу;
- указание более четырёх адресатов в одном письме (в этом случае составляется список рассылки);
- оформление даты словесно-цифровым способом в реквизите «Дата» (допустимо только в тексте нормативных актов);
- отсутствие регистрационного индекса или отметки об исполнителе.
Краткий образец письма Белоусову
ООО «Пример»
ул. Центральная, д. , 2200, г. Минск
тел. 8 (017) —, e-mail: @example.by
р/с BY *, в ОАО «Банк»
№ 05-14/ от ..20
На № * от ..20
Директору ОАО «Партнёр»
Белоусову А.И.
ул. Партизанская, д.
2200, г. Минск
О заключении договора поставки
Уважаемый Александр Иванович!
В ответ на Ваше письмо сообщаем…
Директор Подпись И.П. Сидоров
Исполнитель: Петрова, тел. 8 (017) —*
При написании реквизитов письма, адресованного Белоусову, главное — правильно оформить реквизит «Адресат»: должность и фамилия в дательном падеже, инициалы перед фамилией, точный почтовый адрес. Остальные реквизиты (дата, индекс, заголовок, подпись, отметка об исполнителе) оформляются строго по государственному стандарту Республики Беларусь, что обеспечивает юридическую корректность и оперативность деловой переписки.