Ведение документации в Вооруженных Силах РФ строго регламентировано уставами и приказами Министерства обороны․ Одним из ключевых документов первичного воинского учета в воинской части является Книга учета личного состава (Форма № 1-А); Данный документ является основным регистром, отражающим состав личного состава подразделения, его движение и ключевые сведения о каждом военнослужащем․

Примечание: В предоставленных интернет-источнях часто путают организационный воинский учет (форма № 10, ведется в гражданских организациях) и воинский учет в самих воинских частях (форма № 1-А, форма № 6 и др․)․ Ниже изложена информация именно о ведении Книги учета личного состава (Форма 1-А) в воинской части․

Нормативная база и назначение документа

Порядок ведения Книги учета личного состава (Форма № 1-А) устанавливается:

• Уставом воинской службы ВС РФ (утв․ Указом Президента РФ от № 549);
• Приказом Министра обороны РФ от № 730 «Об утверждении Инструкции по организации ведения воинского учета в Вооруженных Силах Российской Федерации»;
• Внутренними нормативными актами конкретного вида войск/войск․

Назначение: Книга предназначена для ежедневного учета численности и состава личного состава роты (батареи, взвода, отделения и иных подразделений), учета прибывших, убывших, временно отсутствующих военнослужащих, а также для отражения сведений о присвоении воинских званий, награждении, наложении взысканий и иных изменениях в правовом статусе․

Общие правила заполнения (Технические требования)

Согласно действующим методическим рекомендациям и практике ведения воинского учета (аналогично требованиям к форме № 10 в организациях, применительно к военным документам), к заполнению Формы № 1-А предъявляются строгие требования:

1. Инструмент: Записи производятся только синей, черной или фиолетовой шариковой ручкой․ Заполнение карандашом (кроме специально оговоренных граф, см․ ниже), гелевыми ручками других цветов недопустимо․
2. Почерк: Должен быть четким, разборчивым, без помарок, зачеркиваний и неустановленных сокращений․
3. Исправление ошибок: Недопустимо стирать, зачеркивать или покрывать корректором․ Ошибка вычеркивается тонкой линией так, чтобы неверный текст оставался читаемым, рядом пишется верный вариант, и ставится подпись ответственного лица с датой исправления․
4. Заполнение карандашом (исключения): Простым карандашом разрешается заполнять только изменяемые реквизиты: семейное положение, место жительства/пребывания родственников, номера телефонов, реквизиты документов, подлежащих периодической сверке (аналогично п․ 7 ч․ II карточки формы № 10)․ После подтверждения данных карандашные записи перечеркиваются ручкой и вносится актуальная информация․
5. Сверка: Регулярная сверка данных Книги с личными делами военнослужащих, военными билетами, приказами о зачислении/убытии и данными воинского учета вышестоящего штаба․

Структура Книги (Форма № 1-А) и порядок заполнения разделов

Книга представляет собой прошитый и занумерованный журнал (бланк), заверенный печатью части и подписью командира․ Состоит из титульного листа и основных разделов (таблиц)․

Титульный лист

Заполняется при вводе книги в дело:

• Наименование воинской части (в полной форме или шифр: в/ч *);
• Наименование подразделения (рота, батарея и т․д․);
• Дата начала и окончания ведения книги;
• Фамилия, инициалы, воинское звание командира подразделения, вручившего книгу на ведение;
• Фамилия, инициалы, воинское звание военно-учетного работника (старшины роты/батареи), ответственного за ведение;
• Подписи и дата ввода в эксплуатацию․

Раздел I: Учет личного состава (Основная таблица)

Это «сердце» книги․ Ведется по одному ряду на каждого военнослужащего, входящего в состав подразделения на момент открытия книги или прибывшего позже․

Основные графы и правила их заполнения:

Раздел II: Ежедневный учет численности (Суточная ведомость)

Ведется ежедневно (обычно к 06:00 или по итогам утреннего построения)․ Отражает динамику численности за сутки․

• Дата (число, месяц, год)․
• Численность по штату / по личному составу (офицеры, прапорщики/мичманы, сержанты/старшины, рядовые/матроса)․
• Прибыло за сутки (количество, по каким основаниям: из части, из госпиталя, из отпуска, вновь призванные)․
• Убыло за сутки (количество, причины: в отпуск, в госпиталь, в командировку, демобилизация, перевод)․
• Временно отсутствующие (командировки, отпуска, госпитали до 30 суток, арест/стража, с указанием сроков возвращения)․
• Подпись старшины роты / дежурного офицера и командира роты (после проверки)․

Раздел III: Учет движений личного состава (Журнал приказов)

Краткий реестр приказов по подразделению, затрагивающих личный состав:

• Номер и дата приказа (части/подразделения)․
• Суть приказа (зачислен, убыл, присвоено звание, назначен на должность, награжден, наложено взыскание, отправлен в отпуск/командировку/госпиталь)․
• Фамилия военнослужащего․
• Отметка о внесении в Раздел I (дата, подпись вносящего)․

Раздел IV: Контрольные листы и сверки

• Ежемесячная сверка с данными штаба части (форма № 6, ведомость численности)․
• Квартальная сверка с личными делами (наличие документов, актуальность адресов, ВУС)․
• Годовая инвентаризация (перепись личного состава)․
• Подписи проверяющих (начальник штаба, командир части, военно-учетный работник штаба)․

Порядок ведения в конкретных ситуациях

Зачисление военнослужащего в подразделение

1. Получен приказ о зачислении (прибытии)․
2. В Разделе III делается запись о приказе․
3. В Разделе I на свободной строке (последней) присваивается порядковый номер․
4. Заполняются графы 2–12, 13–15 (если есть основания)․ Графы 16–17 остаются пустыми․
5. В Разделе II (на дату прибытия) в графе «Прибыло» ставится +1․
6. Личное дело военнослужащего вставляется в общий шифровщик/ящик подразделения по алфавиту/порядковому номеру;

Убытие военнослужащего (демобилизация, перевод, гибель)

1. Получен приказ об убытии․
2. В Разделе III — запись о приказе․
3. В Разделе I напротив фамилии заполняются графы 16 (дата, причина, № приказа) и 17 (куда убыл)․
4. Строка не зачеркивается до конца года (или до архивации книги), чтобы сохранить историю движений за отчетный период․
5. В Разделе II на дату убытия в графе «Убыло» ставится -1․
6. Личное дело передается в архив части или направляется в новую в/ч * с накладной․

Временное отсутствие (отпуск, командировка, госпиталь до 30 дней)

• В Разделе I записей о временном убытии не делается (военнослужащий остается в списке подразделения)․
• В Разделе II на дату убытия в графе «Временно отсутствующие» вносится фамилия, основание, срок возвращения․
• В графе «Фактическое присутствие» учитывается уменьшение на 1․
• По возвращении, отметка в Разделе II о возвращении, фактическое присутствие увеличивается․

Хранение, ответственность и архивация

• Хранение: Книга хранится у старшины роты (батареи) в сейфе или запертом шкафу, предназначенном для секретных/для служебного пользования документов․ Доступ имеют только командир роты, старшина, дежурный офицер (по требованию)․
• Ответственность: Непосредственное ведение, старшина роты (батареи)․ Общий контроль — командир роты․ Методическое руководство и проверки — военно-учетный работник штаба части (начальник отдела кадров/кадровый офицер)․
• Срок хранения: Книга ведется, как правило, календарный год (с 1 января по 31 декабря) или по решению командира части, учебный год․ По окончании срока книга заполняется итогами, заверяется подписью командира роты и старшины, прошивается, нумеруется (если не было) и сдается в архив воинской части на хранение в установленном порядке (срок хранения архива — перманентно/75 лет в зависимости от категории документов)․
• Замена утерянной/испорченной книги: Восстанавливается по данным личных дел, приказов и ведомостей штаба части․ О восстановлении составляется акт, книга вводится в дело с новой нумерацией строк․

Типичные ошибки и как их избежать

• Расхождение с Формой № 6 (Часть): Ежемесячно сверяйте итоги Книги 1-А с ведомостью численности, уходящей в штаб․ Любое расхождение — повод для срочной проверки личных дел и приказов․
• Пропуск записей о награждениях/взысканиях: Вносятся в день подписания приказа․ Проводите еженедельный просмотр приказов части/подразделения․
• Неактуальные адреса родственников: Проводите опрос личного состава раз в квартал (или при каждом убытии в отпуск) для актуализации графы 7 (адрес, телефон *)․
• Зачеркивание строк при убытии: Нельзя зачеркивать строку полностью до архивации․ История движения за год должна быть видна․
• Ведение карандашом основных граф: Только изменяемые реквизиты (адрес, телефон, семейное положение) — карандашом․ Звание, ФИО, дата прибытия, ВУС — только ручкой․

Взаимосвязь с другими документами воинского учета в части

Книга учета личного состава (Форма № 1-А) — это первичный документ подразделения․ Она «кормит» данными вышестоящие формы:

• Форма № 6 — Карточка учета личного состава воинской части (ведется в штабе части, сводная по всем подразделениям)․
• Форма № 18 / № 19 — Ведомости численности (ежемесячные, квартальные), составляемые на базе Формы № 6, а значит — на базе Формы 1-А․
• Личные дела военнослужащих — основной источник первичной информации для заполнения Формы 1-А․
• Приказы командира части/подразделения, единственное правовое основание для любой записи в Книге․

Цифровизация и перспективы (АИС «Воинский учет»)

На текущий момент (2026 год) параллельно с бумажной Формой № 1-А во всех частях ВС РФ ведется автоматизированный учет в АИС «Воинский учет» (АИС ВУ)․

• Старшина роты (или уполномоченный военно-учетный работник подразделения) обязан дублировать ключевые события (прибытие, убытие, изменение звания/должности, награждение, взыскание, уход в отпуск/госпиталь) в АИС ВУ в режиме реального времени или в течение суток․
• Бумажная Книга Формы 1-А остается основным юридическим документом до полного перевода воинского учета на безбумажную технологию (плановый горизонт по приказам Минобороны — поэтапный переход к исключительно электронному виду с применением ЭЦП)․
• При проверках (прокуратуры, вышестоящего штаба, ГИ ВС) первичным доказательством достоверности данных является именно правильно заполненная и подписанная Книга Формы 1-А․

Грамотное ведение Книги учета личного состава (Форма № 1-А) — это залог правопорядка в подразделении, гарантия социальных прав военнослужащих (своевременное получение пособий, зачет стажа, назначение пенсий) и исполнение служебных обязанностей командиром и старшиной․ Строгое соблюдение правил заполнения (ручка, без помарок, своевременность, сверка с приказами и личными делами) исключает претензии проверяющих органов и обеспечивает достоверность кадровых данных Вооруженных Сил РФ․

Дисclaimer: Данная статья носит обобщающий информационный характер на основе Устава воинской службы, Приказа Минобороны № 730 и общепринятой практики ведения первичного воинского учета․ Точные реквизиты граф бланка Формы № 1-А, периодичность сверок и порядок архивации могут уточняться внутренними ями (инструкциями) конкретного вида войск, армейского корпуса или воинской части․ В случае расхождений — руководствуйтесь действующими нормативными правовыми актами и указаниями непосредственного командования․