Картотека дел краевого суда — это системный массив учетных документов, обеспечивающий регистрацию, учет, хранение, перемещение и выдачу судебных дел всех категорий (гражданских, административных, уголовных, дел об административных правонарушениях), рассматриваемых в суде общей юрисдикции субъекта федерации. В условиях полной цифровизации правосудия картотека трансформировалась из бумажного архива в сложную информационную систему, интегрированную с государственными автоматизированными системами (ГАС «Правосудие», ГАС «Выборы», БСП и др.).
Нормативная база ведения картотеки
Деятельность по ведению картотеки дел в краевых (областных, верховных судах республик) судах строго регламентируется нормативными правовыми актами Судебного департамента при Верховном Суде РФ.
Ключевые документы:
- Инструкция по судебному делопроизводству в верховных судах республик, краевых и областных судах, судах городов федерального значения, судах автономной области и автономных округов (утв. Приказом Судебного департамента при ВС РФ от № 248 с последующими изменениями). Это основной документ, определяющий термины, правила организации делопроизводства, в т.ч. ведение регистрационно-контрольных и статистических картотек.
- Приказ Судебного департамента при ВС РФ от № 238 (ред. от № 244) «Об утверждении Инструкции о регистрации и учете уголовных, гражданских, административных дел и дел об административных правонарушениях».
- Постановления Пленума Верховного Суда РФ, регулирующие отдельные вопросы судебного делопроизводства (например, Пленум ВС РФ от № 46 «Об обеспечении права на доступ к информации о деятельности судов»).
Согласно п. 3.3 Приказа № 238, по гражданским делам формируется один экземпляр карточки формы № 6 р, по административным, формы № 6 адм-р, а также ведется алфавитный указатель по делам искового производства. В электронном виде аналогичные функции выполняет подсистема «Судебное делопроизводство и статистика» (СДС) ГАС «Правосудие».
Структура и виды картотек
В современном краевом суде выделяют следующие уровни ведения картотеки:
Бумажная картотека (архивный фонд)
Несмотря на переход на электронный документооборот, бумажные дела и карточки продолжают вестись для архивных дел, а также в случаях, предусмотренных Инструкцией № 248 (например, при технических сбоях). Карточки формируются секретарями судебных заседаний и сотрудниками канцелярий.
Электронная картотека (Подсистема СДС ГАС «Правосудие»)
Это основной инструмент работы. Функционал включает:
- Автоматическую регистрацию дел при поступлении через модуль «Поступление» (в т.ч. через Мой Арбитр/ГАС «Правосудие» для граждан).
- Ведение регистрационно-контрольной картотеки (контроль сроков производства, движения дела).
- Ведение статистической картотеки (автоматическое формирование отчетных форм для Судебного департамента).
- Оперативный поиск информации по номеру дела, ФИО сторон, ИНН/ОГРН, статье закона, судье.
- Информационное взаимодействие структурных подразделений суда (канцелярия, аппараты судей, архив).
Картотека арбитражных дел (КАД) — взаимодействие
Хотя КАД (kad.arbitr.ru) относится к арбитражному процессу, краевые суды (как кассационные/апелляционные инстанции по экономическим спорам до 2016 г. или по отдельным категориям сейчас) взаимодействуют с данными КАД. Проверка предварительного разбирательства спора осуществляется через общедоступные базы, включая КАД и ГАС «Правосудие».
Процесс работы с делом в электронной картотеке
Жизненный цикл дела в картотеке краевого суда выглядит следующим образом:
- Поступление: Заявление/апелляция/кассация поступает в канцелярию (бумажно или электронно). Регистратор присваивает уникальный номер дела (например, -/2026), вносит данные о сторонах, категории спора.
- Распределение: Автоматическое или ручное распределение дела за судьей (председательствующим/докладчиком) в соответствии с порядком распределения, утвержденным Председателем суда.
- Подготовка к рассмотрению: Секретарь судебного заседания формирует состав участников, назначает заседание, направляет извещения через СДС.
- Рассмотрение и принятие акта: Судья готовит текст судебного акта. Важно: согласно информации с Право.ру , для размещения текста акта на сайте суда судья загружает его в подсистему СДС (вкладка «Документы») для выгрузки в Банк судебных решений или загружает напрямую из MS Office.
- Вступление в законную силу и архивирование: После истечения сроков на обжалование дело со всеми материалами передается в архив суда. В картотеке ставится отметка об архивировании.
Доступ к информации из картотеки
Права доступа к данным картотеки дифференцированы:
Для участников процесса
Лица, участвующие в деле, имеют право ознакомиться с материалами дела в электронном виде. В арбитражном процессе это реализуется через КАД (ввод кода доступа в карточке дела). В судах общей юрисдикции (краевых) доступ предоставляется через личный кабинет участника процесса на портале ГАС «Правосудие» или на официальном сайте конкретного суда (раздел «Судебные дела» / «Картотека дел»).
Для неограниченного круга лиц
На официальных сайтах краевых судов функционируют открытые модули «Картотека дел» / «Поиск по делам», позволяющие найти:
- Номер дела и дату поступления.
- Категорию дела (гражданское, административное, уголовное).
- ФИО истца/ответчика/подсудимого (частично маскируются: Иванов И.И. → Ива* И.И. в открытых реестрах для защиты персональных данных).
- ФИО судьи (докладчика).
- Стадию производства (рассмотрение, отложено, прекращено, оставлено без движения).
- Текст судебного акта (после вступления в силу, с замаскированными персональными данными: адреса, телефоны, паспортные данные → *).
Для сотрудников суда
Полный доступ (включая служебные записки, перемещение дел, контроль сроков) имеют судьи, их помощники, консультанты, секретари заседаний, сотрудники канцелярии и архива в соответствии с матрицей ролей ГАС «Правосудие».
Особенности ведения картотеки по категориям дел
| Категория дела | Форма карточки (бумажная) | Особенности учета в СДС |
|---|---|---|
| Гражданские (исковое производство) | Форма № 6 р | Учет третьих лиц, заинтересованных сторон, прокурорского надзора, межведомственного взаимодействия. |
| Административные (исковое/публично-правовое) | Форма № 6 адм-р | Обязательный учет органа власти (ответчика), обжалуемого акта/бездействия. |
| Уголовные | Специфические формы (журналы учета) | Строгий контроль сроков следствия, допросов, меры пресечения, причастности адвокатов (* * *). |
| Дела об АП (КоАП РФ) | Форма № 6 адм-р (с оговорками) | Массовость, краткие сроки, учет протоколов, постановлений, апелляций в вышестоящий суд. |
Архивная работа и сроки хранения
Картотека неразрывно связана с архивом суда. После вступления акта в законную силу и истечения сроков представления кассационной/надзорной жалобы дело передается в архив.
- Сроки хранения: Устанавливаются Листком типичных сроков хранения документов судов (утв; Росархивом). Например, гражданские дела — 10-75 лет в зависимости от категории; уголовные — до 75 лет и более.
- Электронный архив: Внедряется технология формирования электронных судебных дел (ЭСД) для долгосрочного хранения с применением усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП) судей и секретарей.
- Выдача дел: Реализуется по требованию вышестоящих судов (апелляция, кассация, Президиум ВС РФ), прокурору, сторонам (копии) строго по учетным карточкам перемещения дела (форма № 10 или электронный журнал перемещения в СДС).
Типичные ошибки и риски при ведении картотеки
- Несвоевременная регистрация: Попадание дел в «серую зону» без номера и контроля сроков (нарушение ст. 6.1 ГПК РФ / ст. 9.1 КАС РФ / ст. 6.1 АПК РФ).
- Ошибки в реквизитах: Неверное написание ФИО (Петров → Петровъ), ИНН, номера дела — приводит к невозможности поиска, дублям, нарушению прав сторон на доступ.
- Отсутствие отметок о движении: Дело физически находится у судьи, а в картотеке — на стадии «В канцелярии» (риск утраты, просрочки).
- Нарушение режима ПДн: Публикация в открытом доступе адресов жительства, номеров телефонов, паспортных данных без маскирования (*) — основание для проверки Роскомнадзором и штрафов.
Перспективы развития: «Цифровой профиль дела»
На 2026 год ведется активная работа по созданию единого цифрового профиля дела. Это означает:
- Отказ от дублирования бумажных и электронных карточек (переход на «безбумажное» делопроизводство там, где это позволяет закон);
- Интеграцию с Единым биометрическим реестром (ЕБР) для идентификации сторон.
- Автоматическое заполнение карточек данными из реестров (ЕГРЮЛ, ЕГРИП, ЗАГС, ГИБДД) через СМЭВ.
- Использование ИИ для прогнозирования сроков рассмотрения и распределения нагрузки на судей.
Картотека дел краевого суда — это не просто реестр номеров, а «нервная система» суда, обеспечивающая принцип гласности, соблюдение процессуальных сроков и доступность правосудия. Переход на электронную форму в рамках ГАС «Правосудие» и подсистемы СДС существенно повысил прозрачность работы: любой гражданин может отследить судьбу своего дела по номеру или ФИО на сайте суда * (адрес сайта конкретного краевого суда) или через федеральный портал sudrf.ru. Однако качество данных в картотеке напрямую зависит от дисциплины секретарей, регистраторов и судей-администраторов, ответственных за делопроизводство в соответствии с Инструкцией № 248.
Примечание: В статье использованы сведения из открытых источников (Право;ру, КонсультантПлюс, официальные сайты судов) на актуальную дату . Конкретные номера дел, ФИО судей и участников, адреса и телефоны заменены на маски * в соответствии с требованиями к защите персональных данных (152-ФЗ) и судебной тайной.