Книга именного личного состава (форма 1а) – основной документ, фиксирующий сведения о каждом военнослужащем подразделения. Она используется в войсках ВС России, а также в органах уголовно‑исполнительной системы. Книга ведётся в двух экземплярах, каждый из которых проходит обязательную проверку, подпись и заверение печатью с гербом РФ.

Общие сведения о форме 1а

• Назначение: учет личного состава, контроль за приходом‑уходом, подготовка штатно‑должностных расчётов, формирование рапортов и актов о приёме‑сдаче.
• Структура книги: три основных раздела – Краткие сведения о численности (раздел 1), Штатно‑должностной расчёт (раздел 2), Список личного состава (раздел 3). Каждый раздел имеет свои правила заполнения.
• Экземпляры: два – один остаётся в подразделении, второй отправляется в военную часть/военкомат.
• Срок хранения: до конца учебного года; после ежегодной внутрипроверочной комиссии книга уничтожается (в архив не передаётся).

Кто отвечает за ведение книги?

Ответственность распределяется по званиям и должностям:

Командир роты (батальона)

• Ведёт раздел 1 – ежедневный контроль численности.
• Контролирует правильность заполнения раздела 2 (штатно‑должностного расчёта).
• Подписывает оба экземпляра книги и обеспечивает их передачу в штаб части.
• Проводит сверку данных с учётными документами части не реже 1 раза в месяц.

Заместитель командира взвода / старшина роты

• Ведёт раздел 3 – именной список всех военнослужащих взвода/роты.
• Обеспечивает своевременное внесение изменений (приём, увольнение, перевод).
• Подписывает книгу вместе с командиром.

Писарь (нештатный, но подготовленный)

• Осуществляет запись данных в книгу, используя чёрную или тёмно‑синюю шариковую ручку (раздел 3 – чернилами, остальные – карандашом).
• Следит за чистотой и читаемостью записей.

Порядок заполнения книги

Раздел 1 – Краткие сведения о численности

Заполняется каждый день простым карандашом. При изменении данных (приём, увольнение, перевод) старые цифры стираются, а новые вписываются. В конце месяца делается подпись ответственного лица.

Раздел 2 – Штатно‑должностной расчёт

Ведётся на весь личный состав подразделения. Заполняются следующие графы:

1. № позиции в штатном расписании.
2. Должность (полностью, без сокращений).
3. Воинское звание.
4. ФИО (по алфавиту).
5. Дата рождения (в мирное время – только для офицеров, в боевом – для всех).
6. Дата призыва/контракта (для срочников – полугодие и год, для контрактников – дата окончания контракта).
7. Военный комиссариат, в который производится зачисление (указывается в виде «Военкомат », где – скрытый номер).

Графы 1‑3 заполняются чернилами, остальные – карандашом. При изменении данных (перевод, повышение в звании) старые записи стираются и заменяются новыми.

Раздел 3 – Список личного состава (именной список)

Заполняется в три цветовые группы (по указанию в источнике):

• Офицеры – красным цветом.
• Прапорщики – зелёным цветом.
• Сержанты и старшины – синим цветом.

Для каждой записи указываются:

1. Фамилия, имя, отчество (при необходимости часть фамилии скрывается: Иванов).
2. Воинское звание.
3. Дата рождения.
4. Военный билет (номер скрыт: 12 *).
5. Дата приёма в подразделение.
6. Дата увольнения (если применимо).
7. Причина изменения (перевод, увольнение, исключение из списка).

Записи в раздел 3 делаются на основании личных документов (паспорт, военный билет, удостоверение личности). При исключении военнослужащего из списка в графе 3 указывается причина и дата, а запись подписывается руководителем.

Процедуры передачи и заверения

1. После заполнения оба экземпляра книги подписываются командиром и заместителем командира.
2. Книга заверяется печатью с гербом РФ (оттиск печати ставится внизу последней страницы).
3. Один экземпляр остаётся в подразделении, второй отправляется в военный комиссариат (адрес: г. , ул. 12, телефон ‑‑*).
4. Военный комиссариат в течение двух недель вносит данные в специальный учёт и возвращает второй экземпляр с приложением копий военных билетов.

Хранение и уничтожение

• Книга хранится в закрытом шкафу в кабинете командира роты.
• Доступ к книге имеют только командир, заместитель командира, старшина и назначенный писарь.
• После ежегодной внутрипроверочной комиссии книга уничтожается (перепаливание, сжигание). Все ошибки, исправления и черновики также уничтожаются.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Кому передаётся книга при длительном отсутствии командира?

При отсутствии более 1 месяца (отпуск, командировка) командир передаёт оба экземпляра книги лицу, исполняющему его обязанности (заместителю командира или старшине). Подпись «временно исполняющий обязанности» ставится рядом с основной подписью.

Можно ли вести книгу в электронном виде?

По действующим нормативным документам (Приказ Минобороны РФ № 123‑р от 2023 г.) допускается ведение электронных аналогов, однако оригинальная бумажная форма 1а остаётся обязательной для сдачи в военкомат и для проверок.

Что делать, если в книге обнаружена ошибка?

Ошибка исправляется следующим образом:

1. Стирается неверная запись (если это возможно) или перечёркивается линией.
2. Вписывается правильные данные рядом, с указанием даты исправления.
3. Ответственное лицо ставит подпись и ставит отметку «Исправлено».
4. В случае серьёзных ошибок (например, неверный номер военного билета) запись полностью заменяется новой, а старый лист отправляется в архив для последующего уничтожения.

Пример заполнения (условный)

Полезные ссылки

• Форма 1а именной список – полное описание
• Документы учёта личного состава (ГУАП)
• В помощь молодому офицеру – заполнение книги (пример)