Личный листок по учёту кадров — это основной документ‚ формирующий личное дело работника. В Республике Беларусь его ведение регламентируется Инструкцией о порядке формирования‚ ведения и хранения личных дел работников‚ утвержденной постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от № 2 (в редакции постановления от № 10). На 2024–2025 годы существенных изменений в саму форму бланка не вносилось‚ однако актуальны уточнения по порядку заполнения отдельных граф.

Нормативная база и назначение документа

Согласно п. 2 Инструкции № 2‚ личные дела (и‚ соответственно‚ личные листки) ведутся в обязательном порядке на следующих категориях работников:

• Руководители организаций и их заместители;
• Начальники структурных подразделений и их заместители;
• Специалисты с высшим и средним специальным образованием;
• Работники‚ занятые на работах с вредными и (или) опасными условиями труда;
• Иные категории работников‚ определенные законодательством или по решению работодателя.

Важно: Инструкция не запрещает ведение личных дел на других категориях работников по усмотрению работодателя (например‚ на всех сотрудниках организации для единообразия кадрового учёта).

Структура бланка и пошаговое заполнение граф

Бланк личного листка (форма устанавливается Белкомархивом) состоит из титульной части и основных разделов. Ниже приведён подробный разбор каждой графы с учётом текущей практики.

Графа 1. Фамилия‚ имя‚ отчество

Записываются полностью‚ в именительном падеже‚ в соответствии с документом‚ удостоверяющим личность (паспорт гражданина РБ или иным документом).

Пример: Иванов Иван Иванович (реальные ФИО в статье маскируются: * * ).

Графа 2. Пол

Указывается: «мужской» или «женский».

Графа 3. Число‚ месяц и год рождения

Записывается дата рождения цифрами (ДД.ММ.ГГГГ).

Пример: …

Графа 4. Место рождения

Указывается в соответствии с паспортом или свидетельством о рождении: населённый пункт‚ район‚ область‚ страна (для иностранных граждан).

Пример: г. ‚ * обл.‚ Республика Беларусь.

Графа 5. Гражданство

Указывается название государства (Республика Беларусь‚ Российская Федерация и т.д.). Для лиц без гражданства, «лицо без гражданства».

Графа 6. Национальность

Заполняется по желанию работника (согласно ст. 19 Конституции РБ никто не может быть принуждён к указанию национальности). Если работник отказался — ставится тире или запись «не указываю».

Графа 7. Образование

Одна из самых важных граф. Заполняется в строгом соответствии с документами об образовании (дипломы‚ свидетельства‚ сертификаты).

• Вид образования: высшее‚ среднее специальное‚ профессионально-техническое‚ среднее‚ основное (неполное среднее) и т;д.
• Специальность/Квалификация: точно так же‚ как в дипломе.
• Год окончания: год выдачи документа.
• Наименование учебного заведения: полное официальное название на момент окончания.

Нюанс: Инструкцией предусмотрена возможность записи о том‚ сколько классов средней школы окончил работник (для окончивших неполную среднюю школу / основное образование). Например: «Основное (9 классов)‚ 2005 г.‚ ГУО «Средняя школа № * г. *»».

Графа 8. Учёная степень‚ учёное звание

Указываются при наличии подтверждающих документов (дипломы ВАК‚ свидетельства о присвоении звания). Если нет — ставится тире.

Графа 9; Семейное положение

Заполняется по словам работника (документальное подтверждение не требуется‚ за исключением случаев‚ предусмотренных законом для предоставления льгот).

• Примеры: «Женат/Замужем»‚ «Не женат/Не замужем»‚ «Разведен(а)»‚ «Вдовец/Вдова».
• В некоторых образцах заполнения (например‚ на ресурсах SPOK.BY‚ Protrud.by) рекомендуется указывать ФИО супруга(и) и дату рождения детей для справки‚ но в официальный бланк это вписывается только по желанию работодателя/работника в разделе «Сведения о членах семьи» (если он есть в используемой форме) или на обратной стороне.

Графа 10. Воинская обязанность

Заполняется для мужчин (и женщин‚ состоящих на воинском учёте) по воинскому билету или свидетельству призывника.

• Категория запаса (рядовой‚ сержант‚ офицер и т.д.).
• Воинское звание.
• Состав на учёте (военнообязанный‚ призывник‚ резервист).
• Воинская специальность (ВУС).
• Наименование военкомата (РВК)‚ на учёте в котором состоит.

Графа 11. Идентификационный номер (УНП/ИНН)

Указывается уникальный номер плательщика (УНП) для ИП или индивидуальный налоговый номер (ИНН) для физических лиц‚ если применимо. Для работников по трудовому договору чаще указывают номер страхового свидетельства государственного социального страхования (номер лицевого счёта в ФСЗН) — * * * (маскировано).

Графа 12. Документ‚ удостоверяющий личность

Указываются реквизиты паспорта гражданина РБ (или иного документа для иностранцев/лиц без гражданства):

• Серия‚ номер: *.
• Кем выдан: РУВД г. .
• Дата выдачи: …
• Идентификационный номер (если есть в паспорте): *.

Графа 13. Адрес проживания (прописка) и фактический адрес

Критически важная графа для направления почтовых уведомлений‚ повесток‚ расчёта дорожных и прочих выплат.

• Адрес места жительства (по прописке): г. ‚ ул. ‚ д; ‚ кв. .
• Фактический адрес проживания: если отличается от прописки‚ указывается обязательно. г. ‚ ул. ‚ д. ‚ кв. .
• Телефон для связи: +375 (* *) (маскировано).

Экспертный комментарий: Рекомендуется заполнять адреса максимально подробно (область‚ район‚ населённый пункт‚ улица‚ дом‚ корпус‚ квартира). Отсутствие фактического адреса может создать проблемы при уведомлении работника о сокращении штата‚ вызове в суд и т.д.

Графа 14. Сведения о членах семьи

Заполняется по желанию работника (ст. 19 Конституции РБ). Обычно указывают: супруг(у)‚ несовершеннолетних детей‚ нетрудоспособных родителей‚ иждивенцев. Колонки: степень родства‚ ФИО‚ год рождения‚ место работы/учебы‚ адрес проживания (если отличается). Данные маскируются: * * ‚ ..*.

Графа 15. Особой учёт (преступности‚ наказания и т.д.)

Заполняется на основании справки о судимости (если предоставлена работником) или по его словам. Если судимостей нет — запись: «Не судим(а)‚ не привлекался(ась) к уголовной ответственности».

Графа 16. Наличие наград

Указываются государственные награды РБ‚ СССР‚ иностранных государств‚ отраслевые знаки отличия‚ почетные звания. Если нет, тире.

Графа 17. Знание языков

Указывается уровень владения государственными языками (белорусский‚ русский) и иностранными языками (свободно‚ читаю‚ говорю‚ с словарём).

Графа 18. Наличие права управления транспортными средствами

Категории прав (А‚ В‚ С‚ D‚ E и т.д.)‚ номер водительского удостоверения: * *‚ срок действия: ..*.

Раздел «Трудовая деятельность» (Основная часть листка)

Это хронологическая таблица трудовой биографии. Заполняется строго по записям в трудовой книжке (или СТР — системе тарификации и расчёта) и приказам (распоряжениям) о приёме‚ переводе‚ увольнении.

Правила заполнения таблицы:

1. Записи вносятся хронологически.
2. Наименование организации — полное‚ на момент работы (с указанием организационно-правовой формы: ООО‚ ЧУП‚ РУП‚ ГУО и т.д;).
3. Должность — точно по штатному расписанию/трудовому договору.
4. В колонке «Основание» обязателен номер и дата приказа (распоряжения) о приёме на работу. При увольнении — номер и дата приказа об увольнении и статья Закона о труде.
5. В колонке «Примечание» отражаются: основание увольнения (ст. 35‚ 38‚ 40‚ 41‚ 42‚ 47‚ 48 Зак. о труде)‚ награды (премии‚ грамоты)‚ прохождение стажировки‚ повышения квалификации‚ перерывы в стаже (декрет‚ армия‚ уход за ребёнком до 3 лет, если дают право на льготы).

Оформление фотографии и подписей

• Фотография: На личный листок (обычно в правом верхнем углу титульной страницы) наклеивается фотокарточка принимаемого на работу (размер 3х4 см). Фото должно быть нестарше года‚ лицевое‚ без головного убора (кроме религиозных предписаний). Фото скрепляется печатью организации (половинчато на фото и на бланк) и подписью ответственного лица (кадровика).
• Подпись работника: Работник ознакомляется с заполненным листом под роспись в графе «Подпись работника» с указанием даты.
• Подпись кадровика/ответственного лица: Листок подписывает лицо‚ заполнившее его (инспектор отдела кадров‚ кадровик‚ секретарь)‚ с расшифровкой подписи и датой.
• Утверждение: В некоторых организациях листок утверждается приказом о приёме на работу или отдельным приказом/распоряжением руководителя (директора). В бланке может быть графа «Утверждаю: Директор ООО «*» ____________ /Иванов И.И./ «__» ________ 20__ г.».

Типичные ошибки и как их избежать (чек-лист)

1. Расхождения с трудовой книжкой/СТР. Все даты‚ названия организаций‚ должности‚ основания (статьи увольнения) должны совпадать идеально. Проверяйте по исходникам.
2. Неполное заполнение графы «Образование». Не пишите просто «Высшее». Пишите: «Высшее‚ инженер-экономист‚ экономика предприятия‚ 2010 г.‚ БГЭУ».
3. Игнорирование фактического адреса. Всегда просите работника указать фактический адрес и телефон. Это спасает при судебных спорах и уведомлениях.
4. Отсутствие печати на фото. Фото без печати считается ненадёжным (можно подменить). Печать обязательна.
5. Заполнение от руки с ошибками/подчиёркиваниями. Личный листок — строгий отчётный документ. Заполняйте печатным шрифтом (на компьютере) или четко от руки чернильной пастой (синей/чёрной). Исправления недопустимы; при ошибке — заводите новый бланк.
6. Несвоевременное обновление. При смене фамилии‚ получении нового образования‚ присвоении звания‚ смене адреса, вносите изменения в личный листок (дополнительной строкой или перезаполняйте при необходимости) на основании подтверждающих документов.

Хранение и ответственность

• Личные листки хранятся в личных делах работников.
• Личные дела хранятся в отделе кадров (или у уполномоченного лица) в запертом шкафу/сейфе.
• Срок хранения личных дел: 75 лет (для работников‚ принятых до г.) или 50 лет (для принятых после г.) с момента прекращения трудового договора (п. 1025 Типового перечня управленческой документации‚ утверждённого постановлением Минкультуры РБ от № 55).
• За нарушение правил ведения кадровой документации (в т;ч. неведение личных листков там‚ где это обязательно) предусмотрена административная ответственность (ст. 19.7 КоАП РБ — штраф на должностных лиц до 20 БВ‚ на юрлиц — до 50 БВ).

Электронный документооборот и Личный листок

С развитием СЭД (систем электронного документооборота) и перехода на электронные трудовые книжки (СТР) возникает вопрос: нужен ли бумажный личный листок?

Ответ: Да‚ Инструкция № 2 не отменена. Бумажный личный листок (как часть личного дела) всё ещё требуется для категорий работников‚ указанных в п. 2 Инструкции. Электронная копия может храниться в СЭД‚ но оригинал с фото‚ печатью и «живыми» подписями работника и кадровика остаётся основным юридически значимым документом для подтверждения биографических сведений и трудовой функции. Некоторые организации ведут параллельный учёт: бумажный листок + карточка в 1С/СЭД.

Где скачать актуальный бланк (PDF)

Официальный бланк Личного листка по учёту кадров (форма‚ утверждённая Белкомархивом) и образец его заполнения можно бесплатно скачать на профильных ресурсах:

• Сайт Белформа (belforma.by), раздел «Бланки документов» -> «Кадровые документы» -> «Личный листок по учёту кадров» (доступны пустой бланк и образец заполнения в PDF).
• Портал SPOK.BY — раздел «Документы личного дела» -> «Личный листок по учёту кадров: образец заполнения».
• Ресурс Protrud;by, статьи с пошаговыми инструкциями и скачиваемыми файлами.

Примечание: Прямые ссылки на файлы не приводятся во избежание битых ссылок‚ используйте поиск по запросу «Личный листок по учёту кадров образец заполнения 2024 РБ PDF» на указанных сайтах.

Резюме

Грамотное заполнение Личного листка по учёту кадров, залог отсутствия проблем при проверках ГИТ (Государственной инспекции труда)‚ судебных разбирательствах с работниками и пенсионном обеспечении сотрудников. Ключевые принципы: достоверность‚ полнота‚ своевременность‚ соответствие трудовым книжкам/СТР и наличие «живых» подписей с печатью на фото. Используйте актуальные бланки 2024–2025 годов с сайтов Белформа или СПОК‚ следуйте Инструкции № 2 и внутренним локальным нормативным актам вашей организации.

Статья подготовлена на основе информации из открытых источников (СПОК.БЫ‚ Белформа‚ Протруд.БЫ‚ Инструкция Минтруда РБ № 2) по состоянию на . Персональные данные в примерах замаскированы (*). Данная информация носит справочный характер. Для решения конкретных кадровых вопросов рекомендуется обратиться к трудовому праву РБ (Кодекс законов о труде) или консультироваться с кадровым аудитором/юристом.