Архивное дело в Волгограде представлено многоуровневой системой, включающей государственные, муниципальные и ведомственные архивы. В данной статье подробно рассматриваются именно муниципальные архивы, их правовая основа, структура, основные фонды и способы обращения за архивной справкой.
Правовая основа и нормативная база
Деятельность муниципальных архивов в городе-герое Волгограде регулируется:
- Федеральным законом от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
- Законом Волгоградской области «Об архивном деле в Волгоградской области»;
- Постановлениями Администрации города Волгограда и Положениями о структурных подразделениях, осуществляющих архивные функции.
Ключевым документом, определяющим статус главного муниципального архива, является Положение о МКУ «Волгоградский городской архив», утвержденное решением Администрации города. Для районных архивов действуют Положения об архивных отделах (управлениях) администраций муниципальных районов/округов, входящих в состав города.
Главный муниципальный архив: МКУ «Волгоградский городской архив»
Общие сведения
Муниципальное казенное учреждение «Волгоградский городской архив» (МКУ ВГА) является ведущим архивным учреждением местного самоуправления. Он обеспечивает хранение, учет и использование архивных документов, сформированных органами местного самоуправления города, а также ликвидированными/реорганизованными муниципальными организациями.
Реквизиты и контакты (с частичным маскированием)
| Параметр | Значение |
|---|---|
| Полное наименование | Муниципальное казенное учреждение «Волгоградский городской архив» |
| Сокращенное наименование | МКУ ВГА |
| Почтовый адрес | г. Волгоград, ул. К, д. (индекс 400) |
| Телефон справочно-информационной службы / приемной | — (доб. **) |
| Электронная почта | g@.ru |
| Официальный сайт | http://gorarhiv.volgadmin.ru/ |
| Руководитель (Директор) | Д А В** |
Режим работы для посетителей
Читальный зал и приемная работают в соответствии с утвержденным графиком. Типичный режим (актуальность уточняйте на сайте или по телефону):
- Понедельник – Пятница: с 08:00 до 17:00 (или 09:00–18:00 в зависимости от сезона/приказа);
- Перерыв (обед): обычно с 12:00 до 12:48 (или 13:00–14:00);
- Суббота, Воскресенье: выходные дни;
- Санитарный день: последний четверг месяца (или иной день по приказу директора).
Важно: Перед визитом обязательно подтверждайте график работы читального зала по телефону или на официальном сайте.
Состав фондов и основные направления работы
Фонды МКУ ВГА формируются за счет документов:
- Органов городского самоуправления (Городской Думы, Администрации, Комитетов, Департаментов);
- Районных администраций в составе города (Центрального, Советского, Ворошиловского, Дзержинского, Тракторозаводского, Краснооктябрьского, Кировского районов);
- Ликвидированных и реорганизованных муниципальных предприятий, учреждений и организаций (ЖЭК, ДЭЗ, школы, детсады, поликлиники, МУП и др.);
- Личного происхождения (личные дела сотрудников муниципального сектора, пенсионные дела).
Основные услуги:
- Выдача архивных справок о стаже, заработной плате, награждениях (для назначения пенсий, льгот);
- Выдача копий документов (заверенных и незаверенных);
- Научно-справочная работа по запросам граждан и организаций;
- Прием документов на хранение от ликвидируемых муниципальных организаций;
- Оцифровка и электронное документооборот.
Архивные отделы администраций районов города
Помимо центрального городского архива, функции по хранению и выдаче документов (прежде всего, кадровых и пенсионных дел ликвидированных муниципальных организаций соответствующей территории) выполняют архивные отделы (управления) администраций районов.
Пример структуры (на примере Серафимовичского района и аналогичных)
Согласно типовым Положениям, Архивный отдел администрации района является структурным подразделением администрации соответствующего муниципального образования.
Задачи районных архивных отделов:
- Прием на хранение дел от структурных подразделений администрации района и подведомственных организаций;
- Формирование архивных фондов районового значения;
- Обеспечение прав граждан на доступ к архивным документам (справки о стаже, зарплате для ПФР/СФР);
- Контроль за состоянием делопроизводства в организациях района.
Контакты районных архивов (обобщенные данные)
Точные адреса и телефоны каждого из 7 районных архивов лучше уточнять на сайтах соответствующих администраций районов (поддомены volgadmin.ru), однако общая схема реквизитов такова:
- Адрес: г. Волгоград, [Название района] р-н, ул. [Название], д. * (здание администрации района);
- Телефон: —* (общий телефон администрации района с переводом на архивный отдел);
- Email: arhiv@[rayon].volgadmin.ru (или аналогичный);
- Начальник отдела: Ф* И. О.
Взаимодействие с государственными архивами области
Важно отличать муниципальные архивы от государственных. На территории города функционирует Государственное казенное учреждение Волгоградской области «Государственный архив Волгоградской области» (ГКУ ВО ГАВО).
| Параметр | ГКУ ВО ГАВО (Государственный) | МКУ ВГА (Муниципальный) |
|---|---|---|
| Адрес | г. Волгоград, ул. К, д. | г. Волгоград, ул. К, д. (часто смежные или близкие здания) |
| Телефон | —* | —* |
| Сайт | gavo.volgograd.ru | gorarhiv.volgadmin.ru |
| Профиль фондов | Органы власти области (губернатора, обл. Думы, обл. исполкома/администрации), ведомства области, дореволюционные фонды, фонды ликвидированных гос. предприятий области. | Органы местного самоуправления города, районы города, муниципальные предприятия/учреждения. |
Примечание: Часто граждане обращаются не в тот архив. Если вы работали на муниципальном предприятии (городская больница, школа, ЖЭК, МУП «Водоканал» и т.д.) — ваш путь в МКУ ВГА или районный архив. Если на областном (областная больница, завод областного подчинения, колхоз/совхоз) — в ГАВО.
Порядок обращения за архивной справкой
Способы подачи запроса
- Лично в читальном зале: С паспортом РФ, документами, подтверждающими смену фамилии (свидетельство о браке/разводе), СНИЛС.
- Через портал «Госуслуги» (ЕПГУ) / Региональный портал: Услуга «Предоставление архивной справки». Позволяет получить справку в электронном виде или по почте.
- Почтовым отправлением: Заказное письмо с описью вложения и уведомлением о вручении на адрес архива.
- Электронная почта: На официальный email архива (для предварительного консультирования или подачи сканов запроса).
Необходимый пакет документов
- Заявление установленного образца (заполняется на месте или скачивается с сайта);
- Копия паспорта (разворот с фото и пропиской);
- Документы, подтверждающие родственные связи (если запрашиваете справку для родственника — доверенность, свидетельства о рождении/браке);
- СНИЛС (для запросов в СФР/ПФР);
- Документы, подтверждающие факт работы (трудовая книжка, старые справки, приказы — если есть, облегчат поиск).
Сроки и стоимость
- Срок исполнения: Согласно ст. 46 ФЗ-125, не более 30 календарных дней с момента регистрации запроса (обычно готовят быстрее — 10-14 дней).
- Стоимость: Для пенсионного назначения и социальных льгот — бесплатно (за счет бюджета). Для иных целей (история рода, суды, нотариусы) — по тарифам, утвержденным Муниципальным актом (оплата квитанцией/QR-кодом).
Электронные ресурсы и удаленный доступ
Для предварительного поиска информации без визита в архив рекомендуется использовать:
- Сайт МКУ ВГА (gorarhiv.volgadmin.ru): Раздел «Обратная связь», «Задать вопрос», реестры фондов, hướngуказатели.
- Портал «Архивы России» (archives.gov.ru): Единая информационная система, позволяющая искать по наименованию фондопроизводителя (организации) и узнавать, в каком архиве хранятся дела.
- Информационная система «Архивы Волгоградской области»: Доступна через сайт ГАВО (gavo.volgograd.ru), содержит описи по фондам обоих типов архивов.
Частые вопросы (FAQ)
Вопрос: Где хранятся дела закрытого завода/колхоза/больницы?
Ответ: Зависит от ведомственной принадлежности на момент закрытия. Муниципальные — в МКУ ВГА или районном архиве. Областные/республиканские/федеральные — в ГАВО. Заводы ведомственной подчинения (Минпром, МОП и др.) — могут быть в ведомственных архивах или переданы в ГАВО. Уточните по наименованию организации на портале «Архивы России».
Вопрос: Можно ли получить справку, если я живу в другом городе?
Ответ: Да. Через портал Госуслуг (ЕПГУ), по почте (заказное письмо с нотариально заверенной подписью или подписью под росписью у почтового работника) или через доверенное лицо с нотариальной доверенностью.
Вопрос: Что делать, если архив отвечает «дело не найдено»?
Ответ: Попросите официальный письменный ответ с указанием номера фонда, описи, дела, которые проверялись. Обратитесь в вышестоящий архив (Комитет культуры Волгоградской области) или в суд. Проверьте, не хранится ли дело в другом архиве (ГАВО, ЦГА ВМФ, РГАЭ и т.д.).
Система муниципальных архивов Волгограда обеспечивает сохранение документальной памяти города и предоставляет правомерный доступ граждан к социально значимой информации (стаж, зарплата, награждения). Главный узел — МКУ «Волгоградский городской архив», поддерживаемый сетью районных архивных отделов. При обращении рекомендуется максимально точно указывать наименование организации, годы работы и структурное подразделение, что существенно ускоряет поиск.
Данная статья составлена на основе открытых данных порталов «Архивы России», официальных сайтов Администрации Волгограда (volgadmin.ru), ГКУ ВО ГАВО (gavo.volgograd.ru) и МКУ ВГА (gorarhiv.volgadmin.ru) по состоянию на 2026 год; Персональные данные, контактные телефоны и точные адреса частично замаскированы в целях безопасности. Перед визитом актуализируйте реквизиты на официальных ресурсах.