Муниципальный архив города Пенза — это ключевое учреждение местного самоуправления, обеспечивающее сохранение и использование документации, составляющей архивный фонд города. В отличие от ГБУ «Государственный архив Пензенской области» (регионального уровня), муниципальный архив фокусируется на документах органов местного самоуправления, муниципальных учреждений и предприятий, а также личных фондахOutstanding жителей города.
Правовая основа и статус
Деятельность архива регулируется:
- Федеральным законом от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
- Законом Пензенской области «Об архивном деле в Пензенской области»;
- Уставом города Пенза и решениями Пензенской городской Думы;
- Порядком ведения архивного дела в муниципальных органах, утвержденным администрацией города.
Организационно архив, как правило, входит в структуру Департамента (управления) документационного обеспечения и архивного дела Администрации города Пенза или оформлен как отдельное муниципальное казенное/бюджетное учреждение (МКУ/МБУ «Архив города Пенза»).
Основные функции
- Формирование архивных фондов: прием документов от органов местного самоуправления (Администрация, Дума), муниципальных учреждений (школы, больницы, ДК, ЖЭК/УК), муниципальных унитарных предприятий.
- Обеспечение сохранности: создание необходимых условий хранения (температура, влажность, пожаробезопасность), реставрация и оздоровление документов.
- Научно-справочная работа: составление описей, путемников, справочников; ввод данных в автоматизированные информационные системы (АИС).
- Предоставление доступа: выдача архивных справок, копий документов гражданам и организациям (правовое, пенсионное, родословное значение).
- Контроль за управлением документами: экспертиза сроков хранения, актирование документов на уничтожение или бессрочное хранение в создавающих их организациях.
Состав фондов (обзорно)
Архивные фонды города Пенза охватывают период с конца XVIII — начала XIX века по настоящее время. Ключевые комплекты документов:
- Дореволюционный период: документы Пензенской городской думы, управа, городской администрации, полиции, городских больниц, уездных училищ, благотворительных обществ.
- Советский период: фонды горсовета депутатов трудящихся, горисполкома, райисполкомов (Железнодорожского, Ленинского, Октябрьского, Промышленного районов), городских отделов народного образования, здравоохранения, коммунального хозяйства, архитектуры.
- Современный период (с 1991 г.): документы Администрации города, Пензенской городской Думы (pgduma.ru), муниципальных комитетов и департаментов.
- Личные фонды: выдающихся граждан города — ученых, писателей, врачей, строителей, ветеранов войны и труда.
- Фонды ликвидированных предприятий: архивы бывших МУПов, заводов, колхозов/совхозов, вошедших в состав города.
Доступ к информации и услуги для граждан
Читальный зал и удаленные запросы
Для работы с документами функционирует читальный зал. В связи с цифровизацией (проект «Электронный архив») значительная часть описей и оцифрованных дел доступна через:
- Официальный сайт Администрации города Пенза (раздел «Архивное дело» / «Муниципальный архив»);
- Единый портал государственных и муниципальных услуг (Госуслуги), для заказа справок;
- Почту (включая электронную) для письменных запросов.
Основные виды выдаваемых справок
- Справки о стаже работы (для Пенсионного фонда / СФР) по ликвидированным муниципальным предприятиям;
- Справки о заработной плате за советский период;
- Справки о проживании / регистрации (домовые книги, списки жильцов);
- Справки для подтверждения права на жилое помещение (приватизация, наследство);
- Родословные справки (по метрическим книгам, ревизским сказкам, если они в составе фондов).
Важно: Документы, содержащие сведения, составляющие государственную тайну или иную охраняемую законом тайну, а также сведения о частной жизни граждан (срок ограничения доступа 75 лет), выдаются только по основаниям, установленным законом (по запросу суда, прокуратуры, СФР или с письменного согласия субъекта персональных данных).
Контактная информация (маскированная)
Ниже приведены реквизиты для обращения. Персональные данные руководителей и контактные телефоны частично скрыты в соответствии с политикой конфиденциальности.
| Реквизит | Информация |
|---|---|
| Полное наименование | Муниципальное казенное учреждение «Архив города Пенза» (или структурное подразделение Администрации) |
| Почтовый адрес | г. Пенза, ул. , д. , кв./оф. * (точный адрес уточняйте на сайте админпenza.ру) |
| Телефон приемной / справочного бюро | +7 (8412) — / +7 (8412) —* |
| Электронная почта (официальная) | arhiv-@admpenza.ru (или архив@пenza.рф) |
| Официальный сайт / Раздел на портале города | admpenza.ru (раздел «Структура» -> «Департаменты» -> «Архивное дело») |
| Руководитель (Директор / Начальник управления) | * * * (ФИО уточняйте в разделе «Руководство» на сайте Администрации) |
| Режим работы читального зала | Пн–Пт: : – : (перерыв : – :), Сб–Вс: выходной. График может меняться, обязательно звоните заранее. |
Взаимодействие с ГБУ «Государственный архив Пензенской области»
Необходимо четко разграничивать компетенции:
- Муниципальный архив г. Пенза — хранит документы органов местного самоуправления и муниципальных организаций (городские школы, поликлиники, ЖЭКи, комитеты админки).
- ГБУ «Государственный архив Пензенской области» (адрес: г. Пенза, ул. Московская, д. *) — хранит документы областного значения: губернских/областных учреждений (губзаемство, облисполком, краисполком, областные заводы, ВУЗы, суды, прокуратура, ЗАГСы — метрические книги до 1917/1920 гг.).
Пример: Справка о работе на городском Заводе «ГРАНИТ» (если он был муниципальным) — в Муниципальный архив. Справка о работе на Пензенском дизельном заводе (областного подчинения), в Государственный архив области.
Цифровые проекты и виртуальные выставки
Администрация города и архив активно внедряют технологии «Умного города» в архивное дело:
- Создание Электронного архива города Пенза с возможностью удаленного поиска по описям (описная часть вводится в АИС «Архив-Город» или аналогичную).
- Публикация виртуальных документальных выставок к знаменательным датам (День города, Победа в ВОВ, юбилеи предприятий). Как сообщалось ранее, на официальных ресурсах размещаются выставки, посвященные истории города и области.
- Интеграция с МФЦ «Мои Документы» для приема запросов на выдачу архивных справок по месту жительства заявителя.
Порядок обращения за архивной справкой (алгоритм)
- Определите компетенцию: Убедитесь, что нужный документ должен храниться в муниципальном архиве (см. раздел выше).
- Подготовьте пакет документов:
- Паспорт гражданина РФ (оригинал);
- Заявление установленного образца (на месте или скачанный с сайта);
- Документы, подтверждающие родственные связи (если запрос не от своего имени) — свидетельства о рождении/браке, решение суда, нотариальная доверенность;
- Документы, подтверждающие льготы (пенсионное удостоверение, удостоверение ветерана и т.д.) — для бесплатного получения.
- Подача запроса:
- Лично в читальном зале (по предварительной записи по телефону *—);
- Через портал Госуслуг (услуга «Предоставление архивной справки»);
- Почтой РФ (ценным бандеролем с вложенным описью вложения и конвертом для ответа с марками).
- Сроки исполнения: Согласно ст. 43 Закона № 125-ФЗ, до 30 календарных дней со дня регистрации запроса (в сложных случаях продлевается до 60 дней с уведомлением заявителя);
- Получение результата: Лично, по почте или в личном кабинете Госуслуг (электронная копия справки с ЭЦП).
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Вопрос: Хранятся ли в Муниципальном архиве метрические книги (ЗАГС)?
Ответ: Как правило, нет. Метрические книги (акты гражданского состояния до 1917 г. и книги ЗАГСов 1917–1920 гг.) централизовано хранятся в ГБУ «Государственный архив Пензенской области». В муниципальном архиве могут находиться только копии или списки, сделанные для городских нужд (например, для жилищных комиссий 1920-30-х гг.).
Вопрос: Как найти информацию о репрессированном родственнике, жившем в Пензе?
Ответ: Дела по политическим репрессиям хранятся в архивах органов госбезопасности (ФСБ) и в Госархиве области (фонды НКВД/МВД/КГБ области). Муниципальный архив может содержать лишь косвенные сведения: списки жильцов домовых книг (выселенные, арестованные), личные дела в городских учреждениях (с пометкой «уволен по политическим основаниям»). Основной запрос адресуйте в Управление ФСБ по Пензенской области или в Госархив области.
Вопрос: Платна ли выдача справок?
Ответ: Согласно Постановлению Правительства РФ № 1471, выдача архивных справок гражданам для осуществления пенсионных прав, получения жилья, восстановления трудовых прав — бесплатна. Для коммерческих целей (история предприятия, земельные споры юрлиц) — по тарифам, утвержденным учредителем (Администрацией города).
Муниципальный архив Пензы выполняет миссию хранителя городской памяти. Благодаря систематической работе по описанию фондов, внедрению электронных баз данных и взаимодействию с МФЦ и порталом Госуслуг, доступ к документам становится более открытым и удобным для жителей. При планировании визита или отправке почтового запроса обязательно актуализируйте контактные данные и режим работы на официальном сайте Администрации города Пенза (admpenza.ru), так как реквизиты (телефоны, кабинеты, ФИО специалистов) могут меняться.
Статья подготовлена на основе открытых нормативных актов и типовых структур муниципальных архивов РФ. Конкретные реквизиты (адреса, телефоны, ФИО) приведены в замаскированном виде (*) в целях безопасности. Для получения актуальной информации обращайтесь на официальный портал admpenza.ru или по телефонам справочных бюро.