Муниципальный архив города Томска (официальное название — Архивный отдел Администрации города Томска) является ключевым учреждением архивной службы на уровне местного самоуправления. Он обеспечивает сохранение и использование документов‚ составляющих архивный фонд города‚ и играет важную роль в обеспечении прав граждан и организаций на доступ к архивной информации.

Правовой статус и отличие от Государственного архива

Важно четко разграничивать два основных архивных учреждения в регионе:

• Областное государственное казенное учреждение «Государственный архив Томской области» (ОГКУ ГАТО) — ведомственное учреждение области‚ хранящее документы областного значения‚ органов государственной власти области‚ а также дореволюционные и советские фонды регионального масштаба.
• Архивный отдел Администрации города Томска (Муниципальный архив г. Томска) — структурное подразделение Администрации города (муниципальное казенное учреждение)‚ которое формирует и хранит архивы органов местного самоуправления города Томска и подведомственных им организаций.

Именно Муниципальный архив является местом хранения документов‚ касающихся истории управления городом‚ градостроительства‚ коммуального хозяйства‚ образования‚ здравоохранения и культуры на муниципальном уровне.

История формирования архивного отдела

История архивного дела в Томске имеет глубокие корни‚ однако современная структура Архивного отдела Администрации города Томска сформировалась в постсоветский период. Согласно информации с официального портала муниципального образования «Город Томск»‚ ведется подробная хроника становления отдела.

Ключевые этапы включают:

1. Создание архивных органов при городских Советах депутатов трудящихся / исполкомах.
2. Реорганизацию в 1990–2000-е годы в Архивный отдел Администрации города.
3. Присвоение статуса муниципального архива.
4. Переход на электронное документооборот и создание электронных каталогов фондов.

На официальном сайте Администрации города Томска размещен раздел «История архивного отдела администрации г.Томска (муниципального архива г.Томска)»‚ где подробно описаны этапы становления‚ руководители разные годы и основные достижения.

Организационная структура и штат

Архивный отдел является небольшой‚ но высокопрофессиональной структурой. По данным на ‚ штат архивного отдела (муниципального архива) составлял 5 человек;

Структурно отдел‚ как правило‚ включает сектора (группы):

• Сектор приема‚ учета и хранения документов (фондовый сектор).
• Сектор научной справочной работы и использования документов (справочно-информационный сектор).
• Сектор (или специалист) по экспертизе документов и актам правовых лиц.
• Административно-хозяйственная часть.

Несмотря на компактный штат‚ сотрудники обеспечивают полный цикл архивных работ: от экспертизы стоимости документов в организациях-образователях до выдачи справок гражданам.

Архивный фонд: состав и источники комплектования

Фонд Муниципального архива Томска формируется за счет документов:

• Органов местного самоуправления: Думы города Томска‚ Администрации города Томска (Мэра)‚ районных администраций (Ленинского‚ Октябрьского‚ Советского‚ Кировского).
• Муниципальных казенных и бюджетных учреждений (школы‚ детские сады‚ поликлиники‚ дома культуры‚ спортивные школы‚ ЖЭУ и др.).
• Муниципальных унитарных предприятий (водоканал‚ теплоэнерго‚ транспортные предприятия и др.).
• Некоммерческих организаций‚ созданных Администрацией города.

На официальном портале города опубликован «Список организаций — источников комплектования архивного отдела администрации г.Томска (муниципального архива г.Томска)». Этот реестр регулярно обновляется и является основным инструментом контроля за сохранностью документации в ведомствах.

Хронологические границы фондов: от документов городской думы довоенного времени и советского периода до актуальной документации текущего года.

Основные функции и полномочия

Деятельность Архивного отдела регулируется Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации»‚ Законом Томской области «Об архивном деле в Томской области» и Положением об Архивном отделе‚ утвержденным Администрацией города.

Ключевые функции:

• Государственная (муниципальная) регистрация архивов организаций-образователей.
• Экспертиза документов на предмет исторической‚ научной‚ культурной ценности (определение сроков хранения).
• Прием документов на хранение от ликвидированных/реорганизованных муниципальных организаций.
• Обеспечение условий хранения (температура‚ влажность‚ пожаробезопасность‚ антибиологическая защита).
• Научно-справочная работа: составление описей‚ путеводителей‚ ввод данных в автоматизированные системы (электронные каталоги).
• Предоставление документов гражданам и организациям (выдача справок‚ копий‚ предоставление в читальный зал).
• Методическое руководство за архивами и делопроизводством в муниципальных учреждениях города.

Услуги для граждан и организаций

Муниципальный архив оказывает широкий спектр платных и бесплатных услуг. Наиболее востребованные направления:

Для граждан:

• Выдача справок-подтверждений о стаже‚ заработной плате‚ присвоении квалификаций‚ награждении (для пенсионного обеспечения‚ судов‚ нотариусов).
• Поиск сведений о репрессированных жителях города (взаимодействие с Мемориальными базами).
• Выдача копий документов по историко-родословным запросам (метрические книги‚ ревизские сказки — если хранятся в фондах‚ чаще это компетенция ГАТО‚ но в МА могут быть дубликаты или списки жителей).
• Подтверждение факта проживания‚ работы в ликвидированных муниципальных предприятиях.

Для организаций:

• Прием архивов ликвидированных муниципальных предприятий.
• Консультации по делопроизводству‚ номенклатурам дел‚ срокам хранения.
• Проведение экспертизы акта документов.
• Обеспечение доступа к документам для нужд органов управления (суды‚ прокуратура‚ следственные органы‚ Администрация города).

Информационные ресурсы и электронный доступ

В рамках программы «Цифровой архив» ведется работа по оцифровке фондов и созданию электронных информационных ресурсов:

• Электронный каталог фондов (доступен на официальном сайте Администрации города или портале «Архивы России»).
• Интернет-выставки документов к знаменательным датам (День города‚ Победа в ВОВ‚ юбилеи предприятий).
• Размещение путеводителей по фондам в открытом доступе.
• Взаимодействие с Центром документации новейшей истории Томской области (ОГКУ ЦДНИ ТО) и ГАТО по совместным проектам (например‚ «Томск — город трудовой доблести»).

Контактная информация и режим работы

Для обращения в Архивный отдел Администрации города Томска (Муниципальный архив) используйте следующие реквизиты (персональные данные сотрудников и контактные телефоны частично замаскированы в соответствии с политикой конфиденциальности):

Важные нюансы при обращении

1. Предварительная запись. Из-за малого штата (5 человек) и ограниченной площади читального зала‚ посещение часто требует предварительной записи по телефону или через портал Госуслуг / сайт Администрации.
2. Наличие доверенности. Если запрашиваете справку не лично‚ а через представителя — нужна нотариальная доверенность или доверенность‚ заверенная организацией-заявителем.
3. Сроки исполнения. Законодательно установленный срок выдачи архивной справки — до 30 календарных дней (ст. 22 ФЗ «Об архивном деле»)‚ на практике часто быстрее (5–10 дней).
4. Платные услуги. Поиск документов по сложным темам (генеалогия‚ история дома/предприятия) может осуществлятся на платной основе по утвержденным тарифам.
5. Не путать с ГАТО. Если вам нужны документы дореволюционного периода‚ фонды губернских учреждений‚ областных органов власти‚ судов‚ нотариатов — обращайтесь в ОГКУ «Государственный архив Томской области» (адрес: г. Томск‚ пр. Ленина‚ ‚ тел. +7 (3822) ).

Взаимодействие с другими архивами региона

Муниципальный архив Томска работает в единой архивной системе области. Тесное взаимодействие ведется с:

• ОГКУ «Государственный архив Томской области» (ГАТО) — по вопросам передачи документов постоянного хранения (старше 75 лет)‚ совместных выставок‚ методической помощи.
• ОГКУ «Центр документации новейшей истории Томской области» (ЦДНИ ТО) — по сбору устных историй‚ фото/видеодокументов‚ проектам «Город трудовой доблести».
• Муниципальные архивы районов области (например‚ МКУ «Архив Колпашевского района»‚ г. Асино‚ ул. Ленина‚ ‚ рук. Дмитриева Т.А.‚ e-mail: @yandex.ru) — по обмену опытом‚ участию в конференциях‚ единым стандартам описания.
• Архив документов Правительства Томской области — по вопросам хранения документов областного уровня.

Муниципальный архив Томска (Архивный отдел Администрации города), это не просто склад старых бумаг‚ а современный информационно-справочный центр‚ гарантирующий сохранность документальной памяти города. Несмотря на небольшой штат (5 сотрудников по данным на 2021 год)‚ отдел успешно справляется с массивом задач: от обеспечения пенсионных прав томичей до поддержки научных исследований по городской истории.

При планировании визита или направлении почтового/электронного запроса обязательно используйте актуальные контакты с официального портала tomsk.ru или портала «Архивы России»‚ так как номера телефонов‚ адреса помещений читального зала и адреса электронной почты могут меняться при реорганизации структуры Администрации.

Статья подготовлена на основе открытых данных официального портала муниципального образования «Город Томск»‚ портала «Архивы России»‚ справочников исполнительных органов власти Томской области за 2020–2026 гг. Персональные данные‚ контактные телефоны и адреса электронной почты частично замаскированы (*) в целях защиты персональной информации.