Топливная карта — удобный инструмент контроля расходов на ГСМ в организации․ Однако нередко возникает ситуация, когда установленного лимита не хватает: увеличился объём перевозок, изменились маршруты, выросли цены на топливо․ В этом случае необходимо официально оформить запрос на увеличение лимита․ Разберём, как правильно составить такое письмо (служебную записку), какие данные указать и какие документы приложить․

Когда требуется увеличение лимита

• увеличение пробега служебного автомобиля (новые маршруты, командировки);
• рост стоимости топлива при неизменном объёме в литрах;
• расширение автопарка или закрепление карты за другим автомобилем;
• систематический перерасход ГСМ сверх установленного приказом лимита;
• сезонное повышение расхода топлива (зимний период, прогрев двигателя)․

Куда направляется письмо

В зависимости от ситуации документ оформляется в двух форматах:

1. Внутренняя служебная записка — адресуется руководителю организации, если лимит установлен внутренним приказом․ После согласования издаётся приказ об изменении лимита․
2. Официальное письмо топливной компании (эмитенту карты) — направляется в офис оператора (Газпромнефть, ЛУКОЙЛ и др․) или подаётся через личный кабинет, если лимит задан на стороне процессинга․

Структура письма

Наглядное письмо должно содержать следующие обязательные элементы:

• реквизиты организации (наименование, ИНН, номер договора с топливной компанией);
• номер топливной карты и ФИО держателя;
• текущий лимит (в литрах или рублях, в день/месяц);
• запрашиваемый новый лимит;
• обоснование — причина увеличения со ссылкой на подтверждающие данные;
• дата вступления изменения в силу;
• подпись руководителя и печать организации․

Образец письма

ООО «ТрансЛогистика»
ИНН 7745, договор № ТК-20*/* от 12․03․20* г․

Генеральному директору
ООО «ТрансЛогистика»
Иванову И․И․

от начальника транспортного отдела
Петрова П․П․ (тел․ +7 (9) -*-)

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА

В соответствии с приказом № * от 15․01․20* г․ за водителем Сидоровым С․С․ закреплена топливная карта № 7 * 1234 с лимитом 100 литров бензина АИ-95 в месяц для автомобиля грн АВВ 77․

В связи с увеличением объёма перевозок по маршруту Москва — Тверь (среднемесячный пробег вырос с 1 200 до 2 600 км, что подтверждается путевыми листами за май–июль 20* г․) прошу увеличить лимит по указанной карте до 250 литров в месяц с 01․09․20* г․

Приложения:

1. Копии путевых листов за 3 месяца — на * л․
2. Отчёт о расходе ГСМ из личного кабинета, на * л․

Начальник транспортного отдела ____________ /Петров П․П․/
«» августа 20 г;

Как подать заявку через личный кабинет

Большинство операторов позволяют изменить лимит дистанционно:

1. Авторизуйтесь в личном кабинете на сайте топливной компании․
2. Выберите нужную карту в разделе управления картами․
3. Укажите новый лимит (по сумме или объёму, на день/неделю/месяц)․
4. Подтвердите изменение — при наличии собственных терминалов новый лимит передаётся удалённо, иначе изменение активируется при следующей транзакции․

Рекомендации

• Всегда прикладывайте обоснование: путевые листы, отчёты о пробеге, данные мониторинга ГЛОНАСС․
• Фиксируйте новый лимит приказом по организации, чтобы избежать вопросов при налоговых проверках․
• Проверяйте остаток лимита — многие операторы (например, ЛУКОЙЛ) позволяют узнать доступный остаток прямо на АЗС у оператора․
• При систематическом перерасходе оформляйте служебную записку заранее, а не постфактум․