Номенклатура дел — это систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в делопроизводстве организации или её структурного подразделения, с указанием сроков их хранения. Для отдела капитального строительства (ОКС) правильно составленная номенклатура — основа упорядоченного документооборота, ведь именно здесь сосредоточены договоры подряда, проектная и рабочая документация, исполнительная документация по объектам.

Назначение и нормативная база

Номенклатура дел ОКС разрабатывается на основе:

• Федерального закона от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
• Правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда РФ;
• Перечня типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Минкультуры России от № 1182, с изменениями);
• Типовой инструкции по делопроизводству и локальных актов организации.

Сроки хранения проектной, договорной и исполнительной документации в строительстве — как правило, постоянные или долговременные, поэтому ошибки в номенклатуре особенно критичны.

Структура номенклатуры дел ОКС

Номенклатура дел отдела капитального строительства традиционно включает следующие разделы и дела:

Организационно-распорядительная документация

• Положение об отделе капитального строительства;
• Должностные инструкции работников отдела;
• Приказы руководителя по основной деятельности (копии, касающиеся деятельности отдела);
• Протоколы совещаний по вопросам капитального строительства.

Планово-отчётная документация

• Планы работы отдела (годовые, квартальные);
• Отчёты об исполнении планов;
• Титульные списки объектов капитального строительства;
• Статистическая отчётность по вводу объектов в эксплуатацию.

Договорная документация

Формируется по объектам строительства, в заголовок дела включаются наименование объекта и адрес его расположения:

• Договоры подряда (контракты) на выполнение строительно-монтажных работ по объекту «Жилой дом по адресу: г. , ул. , д. **» и документы по их исполнению;
• Договоры на выполнение проектно-изыскательских работ;
• Договоры на технический (строительный) надзор;
• Дополнительные соглашения, протоколы разногласий, претензионная переписка.

Проектная и рабочая документация

Формируется по объектам в соответствии с этапами и стадиями проектирования:

1. Задание на проектирование;
2. Проект (технико-экономическое обоснование);
3. Проектная документация с заключением экспертизы;
4. Рабочая документация.

Разрешительная и исполнительная документация

• Разрешения на строительство, градостроительные планы земельных участков;
• Акты освидетельствования скрытых работ, журналы производства работ;
• Акты приёмки выполненных работ (формы КС-2, КС-3, КС-6а);
• Исполнительная геодезическая документация;
• Разрешения на ввод объекта в эксплуатацию;
• Переписка с подрядчиками, проектировщиками, надзорными органами.

Принципы формирования дел

Ключевые правила, которые необходимо соблюдать:

• Принцип «досье на объект», все документы по конкретному объекту формируются вместе; дело может состоять из нескольких томов (переписка, экспертные заключения, протоколы согласования могут выделяться в отдельные тома в зависимости от сроков хранения);
• Все документы, поступающие от подрядчиков, должны включаться в номенклатуру дел структурного подразделения, которое «ведёт» договор. Архив не вправе принимать документы напрямую от внешних подрядчиков — документация передаётся в архив только от внутренних подразделений;
• Документы хранятся в подразделении в течение срока, необходимого для работы (обычно 3–5 лет после исполнения договора), и лишь затем передаются на архивное хранение;
• Заголовки дел должны быть чёткими, с указанием наименования объекта и его адреса (например: «Рабочая документация по объекту «Реконструкция здания по адресу: г. , пр-т , д. **»»).

Порядок разработки и утверждения

1. Служба документационного обеспечения (архив) совместно с ОКС составляет проект номенклатуры;
2. Номенклатура согласовывается с экспертной комиссией организации;
3. Утверждается руководителем организации (при наличии — согласовывается с государственным архивом);
4. Ежегодно (в конце года) номенклатура уточняется: добавляются новые дела, закрытые дела передаются в архив.

Типичные ошибки

• Передача документов в архив напрямую от подрядчика, минуя профильное подразделение;
• Отсутствие в номенклатуре дел с проектной и рабочей документацией, что приводит к её бессистемному хранению;
• Формирование дел не по объектному принципу, а «по видам документов» без привязки к объекту;
• Неверное определение сроков хранения (например, установление 5-летнего срока для документации постоянного хранения).

Грамотно составленная номенклатура дел отдела капитального строительства обеспечивает сохранность договорной, проектной и исполнительной документации, упрощает поиск документов и подготовку дел к архивному хранению. Основные принципы — объектный подход к формированию дел, включение в номенклатуру всей документации, поступающей от подрядчиков, и соблюдение установленных сроков хранения.

За консультацией по разработке номенклатуры дел можно обратиться к специалистам по документационному обеспечению: тел. +7 () -*-, e-mail: *@**.ru.