Номенклатура дел — это основной архивный документ‚ определяющий состав дел‚ образующихся в процессе деятельности суда‚ и устанавливающий сроки их хранения. Грамотное составление и применение номенклатуры обеспечивает законность делопроизводства‚ сохранность судебных актов и документов‚ а также своевременное их передачу в архивы или уничтожение по истечении сроков.

В данной статье подробно разбираются правовые основы‚ структура‚ принципы построения и особенности применения номенклатуры дел в судах общей юрисдикции (районных судах)‚ а также рассматриваются различия с номенклатурой судебных участков мировых судей.

Правовое основание формирования номенклатуры

Деятельность судов по документированию и архивному делу регулируется комплексом нормативных правовых актов. Ключевыми документами‚ на базе которых разрабатывается номенклатура дел районного суда‚ являються:

• Федеральный конституционный закон от № 1-ФКЗ «О судах общей юрисдикции в Российской Федерации» — определяет статус и организацию деятельности районных судов.
• Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» — устанавливает общие принципы формирования архивных фондов и сроков хранения.
• Приказ Федерального архивного агентства (Росархив) от № 236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов‚ образующихся в процессе деятельности государственных органов‚ органов местного самоуправления и организаций‚ с указанием сроков их хранения» (Типовой перечень) — базовый документ для управленческой документации.
• Приказ Судебного департамента при Верховном Суде РФ от № 242 «Об утверждении Перечня документов‚ образующихся в процессе деятельности федеральных судов общей юрисдикции‚ с указанием сроков их хранения» (ПФС), главный ведомственный документ‚ регламентирующий сроки хранения именно судебных дел и документов судов общей юрисдикции (районных‚ общерайонных‚ межрайонных и т.д.).

Принципы построения и структура номенклатуры

Номенклатура строится по функциональному принципу: документы группируются по направлениям деятельности суда (функциям)‚ а не по хронологии или видам документов. Это обеспечивает логическую связность дел и удобство поиска.

Стандартная структура номенклатуры (4 графы)

Согласно методическим рекомендациям‚ номенклатура оформляется в виде таблицы из четырех граф:

1. Графа 1, Индекс дела. Состоит из цифрового обозначения раздела и порядкового номера заголовка дела в пределах раздела (например‚ 01-01‚ 03-15). Группы цифр разделяются тире. Для однородных дел в пределах раздела сохраняются одинаковые индексы.
2. Графа 2 — Заголовок дела (вид документов). Содержит обобщенное наименование вида документа/дела. Конкретные наименования документов (протокол‚ постановление‚ справка) в заголовке не перечисляются полностью; при объединении разных видов документов по одному вопросу с одинаковым сроком хранения используется термин «Документы» с раскрыванием в скобках основных видов.
3. Графа 3 — Срок хранения и ссылка на нормативный акт. Указывается срок (годы‚ «постоянно»‚ «до ликвидации» и др.) и номер статьи ПФС (Приказа № 242) или Типового перечня № 236.
4. Графа 4 — Примечания. Комментарии‚ уточняющие порядок исчисления сроков‚ условия отбора на постоянное хранение (метки ЭПК‚ ЭК)‚ особенности формирования дела.

Основные разделы номенклатуры дел районного суда

Типовая структура номенклатуры суда общей юрисдикции (районного) включает следующие разделы‚ соответствующие основным функциям суда:

Раздел 1. Распорядительная деятельность‚ организационные основы управления‚ контроль

Документы‚ отражающие нормативно-правовое обеспечение‚ распорядительные функции‚ планирование‚ отчетность‚ контроль.

• Нормативные правовые акты вышестоящих органов (копии‚ формируемые выборочно).
• Акты председателя суда (приказы по основной деятельности‚ распоряжения).
• Протоколы совещаний судей‚ заседаний квалификационной коллегии судей (если формируются в суде).
• Документы по вопросам организации работы суда‚ кадровым вопросам (приказы по личным вопросам — часто выделяются в отдельный подраздел или раздел).

Раздел 2. Документационное обеспечение управления и организация хранения документов‚ информатизация

Внутренние документы по организации делопроизводства:

• Утвержденная индивидуальная номенклатура дел‚ реестры дел‚ описи дел постоянного и временного хранения.
• Акты экспертизы ценности документов‚ акты о выделении к уничтожению.
• Журналы регистрации входящей/исходящей документации‚ внутренних документов.
• Документы по информатизации: реестры информационных систем‚ журналы учета КЭП‚ документы по защите информации.

Раздел 3. Судебные дела‚ наряды и производства (Ключевой раздел)

Содержит процессуальные документы‚ образующиеся при рассмотрении дел. Состав заголовков строго соответствует ПФС (Приказ № 242). Основные группы:

• Уголовные дела: дела о преступлениях малой/средней тяжести (в ведении районных судов)‚ частные обвинения‚ дела с присяжными/заседателями (если в ведении)‚ материалы дознания/предварительного следствия (переданные в суд)‚ производства по вопросам применения принудительных мер медицинского характера.
• Гражданские дела: заявления‚ иски‚ дела по заявлениям о выдаче судебных приказов‚ дела особого производства (признание недееспособным‚ об объявлении умершим‚ об установлении фактов и т.д.).
• Административные дела: дела об административных правонарушениях (КоАП РФ)‚ дела по публично-правовым спорам (КАС РФ — если в ведении данного суда).
• Материалы производств по исполнительным производствам: исполнительные листы‚ материалы по исполнению судебных актов (если исполняется самим судом).
• Нарядная документация: наряды к делам (уголовным‚ гражданским‚ административным)‚ реестры нарядов.

Раздел 4. Судебная статистика и отчетность

• Статистические карточки (формы федеральной статистической наблюдения).
• Отчеты о движении дел (ежемесячные‚ квартальные‚ годовые).
• Данные автоматизированных систем (АС «Правосудие»‚ ГАС «Правосудие») — выгрузки‚ реестры.

Раздел 5. Информационное обеспечение деятельности

• Документы по работе с обращениями граждан (журналы‚ копии ответов).
• Материалы по информированию участников процессов (расписание заседаний‚ сведения о ходе рассмотрения дел на сайте/инфотерминалах).
• Документы по доступу к сведениям о доходах‚ имуществе судей (декларации).

Раздел 6; Административно-хозяйственные вопросы‚ обеспечение режима безопасности

• Договоры аренды‚ коммунальных услуг‚ охраны‚ технического обслуживания.
• Документы по материально-техническому снабжению (инвентаризации‚ акты списания).
• Документы по охране труда‚ пожарной безопасности‚ режиму КЗ/КС (если применимо).
• Кадровые документы (личные дела служащих‚ приказы по личным вопросам — если не вынесены в Раздел 1).

Режим хранения и специальные отметки

Понимание сроков хранения и специальных меток критически важно для архивариуса и секретаря судебного заседания.

Основные категории сроков хранения (Графа 3):

• Постоянно (П) — документы исторической/научной ценности. Подлежат передаче в государственный архив (архив субъекта РФ) после истечения срока хранения в суде (обычно 10 лет для судебных дел‚ 5-10 лет для управленческих).
• До ликвидации суда — хранятся в архиве суда до момента его реорганизации/ликвидации. При ликвидации — экспертиза ценности.
• Временные сроки (1‚ 3‚ 5‚ 10‚ 15‚ 25‚ 50‚ 75 лет и т.д.) — исчисляются с 1 января года‚ следующего за годом окончания делопроизводством по делу/документу (п. 15 Примерной номенклатуры/ПФС).
• До минования надобности (до мин. над.) — срок определяет суд самостоятельно‚ но не менее 1 года (для справочных материалов‚ черновиков‚ копий).
• До замены новыми — для инструкций‚ регламентов‚ штатных расписаний.

Специальные отметки в Графе 4 (Примечания):

• ЭПК (Экспертиза ценности документов, постоянное хранение). Документы могут быть отобраны на постоянное хранение по результатам экспертизы. Применяется к управленческим документам‚ статистике‚ отдельным категориям судебных дел (например‚ дела с присяжными‚ дела о реабилитации).
• ЭК (Экспертиза ценности — продление хранения). Документы могут храниться дольше установленного срока по служебной необходимости (после экспертизы).
• Отметки к уголовным делам. Срок хранения = Срок наказания (основное + доп.) + Срок по номенклатуре. Исчисление начинается со дня окончания отбывания наказания‚ выплаты штрафа‚ истечения условного срока и т.д. (п. 16 ПФС/Примерной номенклатуры).

Порядок составления индивидуальной номенклатуры суда

Типовые перечни (ПФС № 242‚ Типовой перечень № 236) являются базовыми. Каждый районный суд обязан разработать и утвердить Индивидуальную номенклатуру дел.

Этапы работы:

1. Анализ функций суда; Учет специфики: рассматривает ли суд дела с присяжными‚ КАС‚ дела об административных правонарушениях определенных категорий‚ ведет ли исполнительное производство.
2. Отбор статей из базовых перечней. Перенос нужных заголовков из ПФС № 242 и Типового перечня № 236 в проект номенклатуры.
3. Добавление уникальных заголовков. Если в суде образуются документы‚ не предусмотренные типовыми перечнями (например‚ специфические отчеты для учредителя‚ документы по уникальным проектам)‚ они добавляются с обоснованием сроков (согласование с архивным органом субъекта РФ).
4. Уточнение заголовков. Допускается конкретизация наименований дел (п. 8 п. «в» методологии)‚ но сроки хранения уменьшать нельзя‚ можно только увеличивать (п. 3 Примерной номенклатуры/ПФС).
5. Нумерация (Индексация). Присвоение индексов по разделам.
6. Утверждение. Номенклатура утверждается председателем суда (приказом) с согласованием архивного органа субъекта РФ (областного/краевого/республиканского архива).

Особенности исчисления сроков хранения (Ключевые правила)

1. Общее правило (п. 15): Сроки исчисляются с 1 января года‚ следующего за годом завершения дела/документа (закрытия дела‚ последней записи в журнале‚ исполнения приказа).
2. Уголовные дела (п. 16): Сложная формула: Срок наказания (по вступившему в силу приговору) + Срок хранения по номенклатуре. Начало отсчета — момент окончания наказания/штрафа/условного срока/принудительных мер медицинского характера.
3. Пересмотр по новым обстоятельствам (п. 18): Если дело пересматривается и акт отменяется‚ срок хранения пересчитывается заново от нового завершения.
4. Независимость от грифа доступа (п. 14): Сроки хранения не зависят от наличия грифа «Секретно»‚ «Для служебного пользования» и т.д.
5. Действие старых актов (п. 17): Новая номенклатура не применяется к документам‚ уже внесенным в описи постоянного хранения или выделенным к уничтожению по старым актам до вступления новой номенклатуры в силу.

Практическое применение: формирование дел по номенклатуре

Наличие утвержденной номенклатуры — это только начало. Ежедневная работа требует:

• Распределения документов по делам в процессе работы (текущее делопроизводство). Секретарь судебного заседания‚ помощник судьи‚ делопроизводитель кладут документы в соответствующие дела согласно заголовкам номенклатуры.
• Формирования реестров дел (журналов учета дел) по каждому разделу/подразделу в начале года.
• Завершения дел по окончании года (или по истечении срока ведения журнала). Оформление обложек дел по установленному образцу (индекс‚ заголовок‚ даты начала/окончания‚ срок хранения‚ номер статьи ПФС).
• Проведения экспертизы ценности ежегодно (или по накоплению) для отбора документов на постоянное хранение (ЭПК) или продления сроков (ЭК)‚ а также для выделения к уничтожению документов с истекшими сроками.
• Передачи в архив суда (централизованный архив аппарата суда) дел временного хранения по истечении года завершения.

Типичные ошибки и риски

• Использование номенклатуры мировых судей для районного суда. Разные ПФС‚ разные полномочия‚ разные виды дел. Это грубое нарушение.
• Отсутствие утвержденной индивидуальной номенклатуры. Работа по устаревшему или типовому документу без учета специфики суда.
• Сокрытие сроков хранения (уменьшение). Недопустимо ставить срок меньше‚ чем в ПФС № 242.
• Неверное исчисление сроков для уголовных дел. Игнорирование правила суммирования срока наказания и срока номенклатуры.
• Несвоевременная экспертиза ценности. Накопление массивов документов‚ подлежащих уничтожению‚ без акта‚ или потеря документов‚ подлежащих постоянному хранению.
• Смешивание дел разного срока хранения в один том. Недопустимо складывать в одно дело документы с разными сроками хранения (кроме случаев‚ прямо предусмотренных номенклатурой).

Электронное делопроизводство и номенклатура

С переходом судов на электронное делопроизводство (АС «Правосудие»‚ ГАС «Правосудие»‚ Мой Арбитр/ГАС «Правосудие» для общих судов) принципы номенклатуры сохраняются‚ но меняется форма:

• Электронные дела формируются в системе в соответствии с номенклатурой (индексы‚ заголовки‚ сроки закладываются в метаданные).
• Сроки хранения электронных документов совпадают с бумажными (п. 4 Примерной номенклатуры/ПФС).
• Акты экспертизы ценности‚ описи‚ реестры уничтожения формируются и подписываются ЭП (КЭП) в системе.
• Передача в государственный архив осуществляется путем передачи электронных копий (пакетов архивной передачи) с метаданными по стандартам Росархива.

Резюме

Номенклатура дел районного суда — это не просто формальный перечень‚ а главный инструмент управления документооборотом и архивным фондом суда. Ее ключевые характеристики:

• Основана на Приказе Судебного департамента № 242 и Приказе Росархива № 236.
• Структурирована по 6 функциональным разделам.
• Содержит 4 обязательные графы (Индекс‚ Заголовок‚ Срок/Статья‚ Примечания).
• Требует индивидуальной адаптации и утверждения председателем с согласованием архива субъекта РФ.
• Регламентирует сложные правила исчисления сроков (особенно для уголовных дел).
• Обязательна для применения как к бумажным‚ так и к электронным документам.

Своевременное обновление номенклатуры (при изменении законодательства‚ реорганизации суда‚ введении новых видов дел) и строгая дисциплина при формировании дел по ней — залог отсутствия замечаний со стороны вышестоящих судов‚ прокуратуры и архивных органов при проверках.

Полезные ресурсы для специалиста по делопроизводству суда:

• Официальный интернет-портал Судебного департамента при ВС РФ (раздел «Нормативная база» -> «Архивное дело и делопроизводство»), актуальные версии Приказа № 242‚ методические рекомендации.
• Сайт Федерального архивного агентства (Росархив) — Типовой перечень № 236‚ типовые акты экспертизы.
• Справочно-правовые системы (КонсультантПлюс‚ Гарант) — подборки «Номенклатура дел в районном суде образец 2024-2026»‚ комментарии экспертов. (Контакты издателей: ‚ тел. )
• Сайты областных/краевых/республиканских архивов — методические рекомендации по составлению номенклатур для судов конкретного субъекта РФ.

Статья подготовлена на основе нормативных актов‚ действующих на г. Перед применением рекомендуется проверить актуальность версий Приказов № 242 и № 236.