Отдел комплектования (иногда называют ОКиОК – отдел комплектования и организации каталогов) – одно из ключевых подразделений муниципального бюджетного учреждения культуры, отвечающее за формирование и поддержание актуального библиотечного фонда. В Новгороде данный отдел работает в тесном взаимодействии с 8‑ю структурными подразделениями библиотеки, а также оказывает методическую поддержку другим библиотекам региона.

История создания

Отдел был образован в 1976 г. в связи с началом централизации государственных массовых библиотек. С тех пор он прошёл несколько этапов модернизации, включая переход на электронный каталог в 1999 году.

Основные задачи и функции

• Формирование фонда учреждения с учётом постоянно меняющихся информационных потребностей пользователей;
• Систематическое, оперативное и централизованное комплектование фондов новыми документами;
• Изучение, анализ и определение источников комплектования (книжные торги, издательства, подписка, дары);
• Организация обработки, систематизации и каталогизации поступающих документов;
• Методическая помощь структурным подразделениям библиотеки;
• Ведение служебных и читательских каталогов, обеспечение карточек (RFID‑меток) на новые издания;
• Исключение из учётных форм устаревших и выбывающих документов;
• Проверка фондов всех СП учреждения.

Статистика фонда (по состоянию на 2026 год)

На 1 января 2022 года библиотечный фонд «Библионика» насчитывал 142 943 экземпляра. К 2026 году объём фонда вырос до 2 200 504 документов разных форматов (книги, журналы, газеты, электронные ресурсы). За 2025 год в фонд поступило 6 200 новых документов.

Структура отдела

Отдел состоит из нескольких групп, каждая из которых отвечает за отдельный этап комплектования:

1. Отдел закупок и заказов – изучает прайсы издательств, формирует и отправляет заказы.
2. Отдел приёма и инвентаризации – регистрирует поступления, присваивает инвентарные номера, наносит RFID‑метки.
3. Отдел каталогизации – вносит данные в электронный каталог, формирует карточки и метаданные.
4. Методический отдел – консультирует другие библиотеки, проводит обучающие семинары.
5. Отдел списания и утилизации – удаляет из фонда издания, утратившие актуальность.

Контактная информация

Для обращения в отдел комплектования в Новгороде используйте следующие данные (частично скрыты в целях конфиденциальности):

• Адрес: г. Великий Новгород, ул. Советская, д. 12, офис 3, 173
• Телефон: +7 ( ) ‑‑* (приёмные часы: 09:00–18:00, без выходных)
• E‑mail: komplekt@novgorod.ru
• Ответственное лицо: Иванов И. (начальник отдела)

Как подать заявку на приобретение литературы

Граждане и организации могут предложить книги, журналы или электронные ресурсы для включения в фонд. Алгоритм подачи заявки:

1. Соберите информацию о издании (название, автор, ISBN, краткое описание, предполагаемая стоимость).
2. Отправьте заявку на электронный адрес отдела (см. выше) с темой письма «Заявка на комплектование».
3. В письме укажите свои контактные данные (фамилия, имя, телефон, e‑mail) – часть номера телефона скрыта звездочками.
4. После рассмотрения заявка будет включена в план закупок, о результатах вам сообщат в течение 10‑15 рабочих дней.

Ежемесячные публикации отдела

Каждый месяц отдел выпускает библиографическое издание «Новгородские новинки», где собраны все поступления за текущий месяц и за полугодие. Электронную версию можно скачать с официального сайта библиотеки.

Методическая поддержка библиотек Архангельской области

Помимо своей основной деятельности, отдел комплектования в Новгороде активно сотрудничает с библиотеками Архангельской области, помогая им в:

• закупке книг и периодических изданий;
• получении безвозмездных изданий (даров) от государственных и общественных организаций;
• организации акций «Подвешенная книга» и «Новинки в глубинку».

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Как узнать, какие книги уже находятся в фонде?

Какие форматы документов принимает отдел?

Отдел работает с печатными изданиями (книги, журналы, газеты), а также с электронными ресурсами (электронные книги, базы данных, онлайн‑журналы). Приём электронных изданий осуществляется через систему RFID‑метка + электронный каталог.

Что происходит с устаревшими изданиями?

Документы, утратившие актуальность, списываются в соответствии с регламентом и могут быть переданы в архивы, благотворительные организации или утилизированы;

Как стать донором библиотеки?

Любой желающий может передать книги, журналы или электронные лицензии. Для этого необходимо заполнить форму «Дарение» на сайте библиотеки и согласовать условия передачи с сотрудником отдела комплектования.

Отдел комплектования в Великом Новгороде играет важную роль в поддержании культурного и образовательного уровня города. Благодаря системному подходу к формированию фонда, тесному взаимодействию с издателями и библиотеками региона, а также открытости для предложений от граждан, отдел обеспечивает постоянный приток актуальной литературы и информационных ресурсов.

Если у вас возникли вопросы или вы хотите предложить материал для пополнения фонда, свяжитесь с отделом по указанным выше контактам – мы всегда рады сотрудничеству!