Архив — это учреждение (или структурное подразделение организации), осуществляющее приём, хранение, учёт и использование архивных документов. Деятельность любой организации невозможно представить без сбора, обработки, накопления, хранения, поиска и распространения информации, и именно архив обеспечивает системность этих процессов, сохраняя документальное наследие для настоящего и будущего поколений.
Основные задачи архива
Ключевыми задачами архивных учреждений являются:
- Комплектование архива документами, состав которых предусмотрен положением об архиве;
- Учёт и обеспечение сохранности документов, подлежащих постоянному и временному хранению;
- Создание научно-справочного аппарата (описей, каталогов, путеводителей) для поиска документов;
- Использование документов — организация доступа граждан и организаций к архивной информации;
- Научно-исследовательская и методическая работа в области архивоведения, документоведения, источниковедения, археографии, генеалогии и геральдики.
Функции государственных архивов
Государственные архивы выполняют широкий круг функций:
- Ведение научно-исследовательской и методической деятельности;
- Координация работы организаций — источников комплектования архива в сфере архивного дела и делопроизводства;
- Оказание организационно-методической помощи по внедрению государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации;
- Взаимодействие с государственными органами по вопросам документационного обеспечения;
- Организация работы читального зала для пользователей архива;
- Просветительская деятельность: выступления на конференциях, подготовка публикаций, выставок.
Например, Государственный архив Костромской области (адрес: г. Кострома, ул. , д. ; тел. +7 () *—) в числе приоритетов называет организацию работы читального зала и научно-просветительскую деятельность.
Деятельность муниципальных архивов
Муниципальные архивы ориентированы прежде всего на работу с гражданами. Их задачи и функции включают:
- Организацию работы пользователей с документами, изготовление копий по запросам;
- Исполнение социально-правовых запросов граждан, выдачу архивных справок, заверенных копий и выписок из документов (о трудовом стаже, заработной плате, регистрации и т.д.);
- Рассмотрение заявлений, предложений и жалоб, приём граждан;
- Подготовку документальных выставок, материалов для средств массовой информации;
- Проведение встреч с общественностью и публикаторскую деятельность.
Так, Архивный отдел Администрации Городского округа Коломна Московской области (адрес: г. Коломна, ул. , д. ; тел. +7 () *—) обеспечивает сохранность и учёт архивных документов, а услуга по выдаче архивных справок, копий, выписок и информационных писем доступна в электронном виде на региональном портале госуслуг (uslugi.mosreg.ru, услуга № 6838).
Архивы организаций (ведомственные архивы)
Основными задачами архива организации являются:
- Комплектование архива документами, образующимися в деятельности организации;
- Своевременный приём документов от структурных подразделений;
- Учёт, упорядочение и обеспечение сохранности документов;
- Создание научно-справочного аппарата;
- Подготовка и передача документов на государственное хранение по истечении сроков ведомственного хранения.
Ответственность за выполнение возложенных на архив задач несёт архивариус, основная деятельность которого заключается в организации работы архива и контроле соблюдения правил хранения документов.
Направления использования архивных документов
Использование документов — важнейшая итоговая функция архива. Основные направления:
- Социально-правовое — защита прав и интересов граждан (справки о стаже, зарплате, составе семьи);
- Научное, исследования по истории, генеалогии, источниковедению;
- Информационно-просветительское — выставки, публикации, материалы для СМИ;
- Управленческое — обеспечение деятельности органов власти и организаций справочной информацией.
Область деятельности архива охватывает полный жизненный цикл документа: от комплектования и учёта до хранения и активного использования. Государственные, муниципальные и ведомственные архивы, такие как Таймырский архив или Государственный архив Гродненской области (адрес: г. Гродно, ул; *, д. ), выполняют схожие задачи, различаясь масштабом и спецификой фондов. Главная миссия архива — сохранение документальной памяти общества и обеспечение доступа к ней граждан, организаций и науки.