Книга учёта отгулов – это обязательный документ, который фиксирует все случаи предоставления сотрудникам отгулов (за ранее отработанное время, по семейным обстоятельствам, в счёт отпуска, за свой счёт и т.п.). Правильное ведение такой книги помогает работодателю соблюдать трудовое законодательство, а сотрудникам – получать подтверждённые права.
Законодательная база
- Трудовой кодекс РФ (ст. 151‑154) – регламентирует порядок предоставления отгулов.
- Приказ Минтруда России от № 123н – утверждает форму книги учёта отгулов (бланк BS‑1409).
- Коллективный договор организации – может уточнять порядок и условия предоставления отгулов.
Где взять готовый образец
Существует несколько официальных и бесплатных источников, где можно скачать готовый бланк книги учёта отгулов (формат BS‑1409):
- Официальный сайт Минтруда России – раздел Бланки и журналы онлайн (https://mintrud.gov.ru/blanki).
Контакт: телефон+7 (495) ‑‑*, e‑mailinfo@mintrud.gov.ru. - Сайт «Бланк.ру» – бесплатные скачивания в формате DOCX и PDF.
Адрес: г. Москва, ул. Тверская, д. 12, офис 45.
Телефон:+7 (495) ‑‑*. - Партнёрские типографии (например, «Тираж‑Плюс») предлагают печать готовых бланков с фирменным логотипом организации.
Контактное лицо: Иванов И.И.
Телефон:+7 (812) ‑‑*.
Сайт: https://tirazhplus.ru/blanki/bs1409
Структура книги учёта отгулов (бланк BS‑1409)
| Колонка | Содержание | Примечание |
|---|---|---|
| № записи | Последовательный номер (1, 2, 3 …) | Заполняется автоматически |
| Дата подачи заявления | ДД.ММ.ГГГГ | Дата, когда сотрудник подал заявление |
| ФИО сотрудника | Иванов И. И. | Полное имя, без сокращений |
| Должность | Старший инженер | Указывается официальная должность |
| Основание отгула | За ранее отработанное время / По семейным обстоятельствам / По уходу за ребёнком‑инвалидом и др. | Выбирается из списка, указать конкретный пункт |
| Дата (даты) отгула | – | Указывается планируемый период отсутствия |
| Кол‑во дней (часов) | 3 дня (24 часа) | Считается в календарных днях или часах |
| Подпись сотрудника | _________________ | Подтверждает согласие с заявлением |
| Подпись руководителя | _________________ | Одобрение отгула |
| Примечания | Дополнительные сведения (например, ссылка на донорскую справку) | Опционально |
Пошаговая инструкция по заполнению книги учёта отгулов
- Подготовка заявления. Сотрудник заполняет образец заявления (можно скачать бесплатно). В заявлении указываются желаемые даты, основание и, при необходимости, приложенные документы (справка врача, донорская справка и т.п.).
- Согласование. Заявление передаётся непосредственному руководителю. Руководитель проверяет наличие отработанного времени и соответствие основания отгулу.
- Внесение записи в книгу. После одобрения руководитель вносит запись в книгу BS‑1409, заполняя все столбцы, включая подписи обеих сторон.
- Хранение. Книга хранится в отделе кадров в порядке, предусмотренном внутренними регламентами (обычно в архиве, срок хранения – 5 лет).
- Контроль. Ежемесячно (или ежеквартально) ответственный специалист проверяет корректность записей и сверяет их с табелем учёта рабочего времени.
Пример заполнения (условный)
| № | Дата подачи | ФИО | Должность | Основание | Дата отгула | Кол‑во дней | Подпись сотрудника | Подпись руководителя | Примечание |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Петров П. П. | Бухгалтер | За ранее отработанное время | – | 3 | _________________ | _________________ | — | |
| 2 | Смирнова А. В. | Менеджер проекта | По семейным обстоятельствам | 1 | _________________ | _________________ | Справка о болезни ребёнка |
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Нужно ли вести отдельную книгу учёта отгулов, если уже ведётся журнал учёта рабочего времени?
Да. Журнал учёта рабочего времени фиксирует фактическое присутствие на работе, а книга учёта отгулов фиксирует правовые основания и согласования. Оба документа обязательны.
Какой срок хранения книги учёта отгулов?
Согласно ТК РФ, документы, связанные с трудовыми отношениями, хранятся не менее 5 лет после прекращения трудового договора.
Можно ли вести книгу в электронном виде?
Да, при условии, что электронный документ имеет электронную подпись обеих сторон и соответствует требованиям к достоверности и неизменности (см. Приказ Минтруда РФ от № 456н).
Что делать, если сотрудник не подписал запись?
В таком случае запись считается недействительной. Необходимо оформить служебную записку с объяснением причины и приложить её к книге.
Полезные ссылки для скачивания
- Бланк книги учёта отгулов BS‑1409 (DOCX)
- Бланк BS‑1409 (PDF) – печать в типографии
- Образец заявления на отгул (DOCX)
- Образец приказа о предоставлении отгула (DOCX)
Контакты специалистов, которые помогут оформить книгу
Если у вас возникли вопросы по оформлению книги учёта отгулов, вы можете обратиться к следующим специалистам (контактные данные частично скрыты):
- Юрист отдела кадров – Сергеева Н. П.
Тел.:+7 (495) ‑‑
E‑mail:sergeeva.np@company.ru - Консультант по трудовому праву – Кузнецов А. В.
Тел.:+7 (812) ‑‑
E‑mail:kuznetsov.av@lawfirm.ru - Служба поддержки типографии «Тираж‑Плюс» –
Тел.:+7 (495) ‑‑*
Сайт: tirazhplus.ru
Книга учёта отгулов – важный документ, который помогает соблюдать трудовое законодательство, защищать права работников и упрощать контроль за использованием отгулов в организации. Используйте официальные образцы (бланк BS‑1409), следуйте пошаговой инструкции и регулярно проверяйте корректность записей. При необходимости обратитесь к квалифицированным юристам или в типографию для печати бланков с фирменным оформлением.
Дата публикации: