График рабочего времени — это основной локальный нормативный акт, регулирующий режим труда персонала. В отличие от табеля учета рабочего времени (который фиксирует фактические отработанные часы), график работы устанавливает планируемый порядок явок на работу и отдыха. Согласно Трудовому кодексу РФ (ст. 103), он обязателен для организаций, применяющих сменный режим, суммированный учет рабочего времени или гибкие графики.

Актуально на : при составлении графика на апрель 2026 года и последующие месяцы необходимо учитывать производственный календарь 2026 года (переносы выходных дней на майские и ноябрьские праздники).

Основные виды графиков работы и их особенности

Выбор формы графика зависит от режима рабочего времени, установленного во внутреннем трудовом распорядке.

Стандартный пятидневный график (схема 5/2)

Самый распространенный вариант для офисов, бюджетных учреждений и предприятий с нормальной продолжительностью рабочего дня (8 часов).

• Структура: Рабочие дни — понедельник–пятница, выходные — суббота, воскресенье.
• Норма часов: 40 часов в неделю.
• Оформление: Часто утверждается один раз на год (как приложение к ПВТР), ежемесячное переутверждение не требуется, если нет сменных перестановок.

Шестидневный график (схема 6/1)

Применяется, если неделя составляет 40 часов, но рабочий день сокращен (например, 6,7 часов), либо при 5-дневной неделе с 7-часовым днем (35 часов) — для неполного рабочего времени.

• Выходной день фиксирован (обычно воскресенье), второй «плавающий» выходной переносится в соответствии с производственным календарем.

Сменный график (сменами: две, три, четыре)

Необходим, когда продолжительность производственного процесса превышает установленную норму ежедневной работы для одного работника (ст. 103 ТК РФ). Сотрудники сменяют друг друга.

• График сменности: Таблица, где строками — фамилии сотрудников (*), столбцами — даты месяца. На пересечении ставятся коды смен (Д — дневная, Н — ночная, В, вечерняя, О — отдых).
• Сменный розыгрыш: Порядок смены смен (например, Д-Д-Н-Н-О-О-О-О).
• Вахтовый метод: Специфический вид сменности (форма 30/30, 30 дней вахты, 30 дней межвахтенного отдыха).

График при суммированном учете рабочего времени (ст. 104 ТК РФ)

Применяется, когда нельзя соблюдать ежедневные/недельные нормы (сезонные работы, охрана, транспорт). Учет ведется за учетный период (месяц, квартал, год).

• График составляется на весь учетный период.
• В нем должны быть отражены: норма часов за период, плановые явки в выходные/праздничные/ночное время.

Гибкий график, удаленная работа, работа по частям

Оформляются индивидуально (доп. соглашением к трудовому договору). График может не иметь жесткой таблицы «день-час», а задавать лишь обязательные интервалы присутствия (core-time) или норму часов за месяц.

Обязательные реквизиты графика работы (по ст. 9 ТК РФ, ст. 103 ТК РФ)

Любой образец графика на месяц должен содержать:

1. Наименование организации (ИП * / ООО «*»).
2. Название документа: «График рабочего времени на [Месяц] 2026 г.».
3. Дата составления и номер документа.
4. Период действия: с 01 по 30/31 число месяца.
5. Структурное подразделение (цех, отдел, филиал, если график локальный).
6. Табличная часть:
   • Табельный номер / ФИО работника (*).
   • Дни календарного месяца (1–31).
   • Обозначения: коды смен, часы прихода/ухода, продолжительность перерыва, выходные/праздничные дни (часто выделяют цветом или буквой «В»/«О»).
   • Норма рабочего времени за месяц (в часах и/или днях) для каждого сотрудника.
7. Подписи: Составившего (кадровика/начальника отдела ), согласовавшего (юриста, профсоюза — при сменности), утвердившего (руководителя ).
8. Дата вступления в силу (не позднее чем за 1 месяц до начала действия — ст. 103 ТК РФ).

Процедура составления и утверждения: пошаговый алгоритм

Шаг 1. Определение нормативов (Производственный календарь 2026)

Используйте официальные данные Минтруда РФ. Для 2026 года ключевые месяцы:

• Апрель 2026: 21 рабочий день (168 часов при 40-ч. недели), 9 выходных. Перенос с 02.05 на 02.05 (предпраздничный сокращенный день 30.04).
• Май 2026: 19 рабочих дней (152 часа), 12 выходных (праздники 1–4, 9 мая).
• Июнь 2026: 21 рабочий день (168 часов), 9 выходных (12 июня — День России).

Важно: Нормы часов отличаются для 40-ч., 36-ч. и 24-ч. рабочих недель.

Шаг 2. Проектирование смен / распределения отдыхов

• Для 5/2: Просто переносите выходные из календаря.
• Для сменности: Рассчитайте сменный розыгрыш так, чтобы за месяц у каждого вышло нормальное кол-во часов, соблюдались межсменные отдыхи (мин. 42 ч. при смене дневной/ночной — ст. 110 ТК РФ) и недели отдыха.
• Для суммированного учета: Распределите часы так, чтобы за квартал/полугодие вышло годовое нормальное. Планируйте работу в праздники заранее (с согласия работника, ст. 113 ТК РФ).

Шаг 3. Заполнение бланка (Excel / Word / 1С / СЭД)

Удобнее всего использовать Excel (автосуммы часов, условное форматирование выходных). Пример структуры таблицы:

Примечание: В ячейках для сменного графика ставятся буквенные коды (Д, Н, С, О), для фиксированного — часы (8, 7, 6) или «Я»/«Н». Выходные и праздники (1, 2, 3, 4, 5, 9, 10, 11, 12, 18, 19, 25, 26 мая) рекомендуется закрасить серым/красным цветом.

Шаг 4. Согласование и утверждение

• Согласование с профсоюзом: Обязательно при введении сменного режима, суммированного учета, изменении правил ПВТР (ст. 372 ТК РФ). Срок рассмотрения — до 5 рабочих дней.
• Утверждение приказом (распоряжением): График является приложением к приказу. Номер приказа, дата.
• Срок: График должен быть готов не позднее чем за 1 месяц до вступления в силу (для апреля 2026, до ).

Шаг 5. Ознакомление сотрудников под роспись

Каждый работник, затрагиваемый графиком, должен быть с ним ознакомлен под личную подпись в журнале ознакомления или в ЭДО не позднее чем за 1 месяц. Отказ от подписи оформляется актом.

Типичные ошибки и риски (проверка перед подписью)

1. Нарушение межсменного отдыха: Меньше 42 часов (для смен 12 часов — минимум 24 часа, но суммарно за неделю не менее 42).
2. Превышение нормы часов за учетный период: При суммированном учете — переработка сверх годовой нормы без оформления сверхурочных.
3. Работа в выходной/праздничный день без согласия: За исключением случаев ст. 113 ТК РФ (аварии, стихийные бедствия). Требуется письменное согласие и оплата в двойном размере (или однократной + отгул).
4. Отсутствие недельного непрерывного отдыха (42 часа): Ст. 110 ТК РФ.
5. Путаница с табелем: График — это ПЛАН. Табель (Т-12, Т-13), это ФАКТ. Не ставьте в график «Б», «К», «ОТ», там только плановые смены/выходные.
6. Позднее утверждение: График на май 2026 утвержден 25 апреля — нарушение ст. 103 ТК РФ, штрафы по ст. 5.27 КоАП РФ (до 50 000 руб. для юрлиц).

Программные инструменты и шаблоны

• Excel / Google Таблицы: Максимальная гибкость, формулы для подсчета часов, условное форматирование. Подходит для МСБ (до 50–100 чел.).
• 1С:ЗУП / 1С:КА / 1С:ERP: Встроенный функционал «Графики работы», автоматический расчет норм по производственному календарю, генерация приказов, передача в табель.
• СЭД (Диадок, СБИС, Контур.Экстерн, 1С-Документооборот): Маршруты согласования с ЭЦП, хранение версий, контроль сроков ознакомления.
• Справочно-правовые системы (КонсультантПлюс, Гарант): Готовые бланки форм (в т.ч. рекомендованные Минтрудом формы Т-12/Т-13 для табеля, но для графика — произвольная форма) и образцы приказов.

Особенности оформления в 2026 году (актуальные нюансы)

• Электронный документооборот: Приказ об утверждении графика и сам график могут существовать только в электронном виде с ЭЦП (ст. 374.1 ТК РФ, локальные нормативные акты в электронной форме).
• Удаленные работники: График для них оформляется отдельно или как приложение к доп. соглашению. Можно задать только норму часов за месяц и обязательные часы доступности (core-time).
• Совместители (внутренние/внешние): График составляется с учетом основного места работы (не более 4 часов в день / 16 часов в неделю сверх нормы, ст. 99, 284 ТК РФ).
• Неполное рабочее время: В графике указывается сокращенная норма (например, 20 часов в неделю) и конкретные дни/часы явки.

Пример структуры Приказа об утверждении графика

ПРИКАЗ
ООО «Ромашка» ()
г. , «___» __________ 2026 г. № -О

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ГРАФИКА РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ
НА МАЙ 2026 ГОДА

В соответствии со ст. 103 ТК РФ, ПВТР ООО «Ромашка» от г. № 
ПРИКАЗЫВАЮ:

Утвердить График рабочего времени на май 2026 года для сотрудников
 Производственного отдела (Приложение № 1).
Ответственного за соблюдение графика назначить начальника отдела
 Сидорова С.С. ().

Контроль за исполнением возложить на кадровика Петрова П.П. ().

С графиком ознакомить сотрудников Производственного отдела под роспись
 не позднее г.

Генеральный директор /Иванов И.И. ()/ И.И. Иванов

Приложение № 1 к приказу № -О от «___» ________ 2026 г.

ГРАФИК РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ
на май 2026 года
Производственный отдел ООО «Ромашка»
Режим: Сменный (две смены), сменный розыгрыш: 2Д/2Н/4В
Норма часов за май 2026 (40-ч. неделя): 152 часа

| ... (заполненная таблица) ...

СОСТАВИЛ: Кадровик Петрова П.П. () Тел: -*-
СОГЛАСОВАНО: Председатель профкома Смирнов С.С. (*) /подпись/ «___» _____ 2026 г.

Чек-лист перед распространением графика

• [ ] Соответствует ли график производственному календарю 2026 года?
• [ ] Соблюдены ли нормы продолжительности рабочего времени (дневной/недельной/учетного периода)?
• [ ] Обеспечены ли перерывы на отдых и питание (ст. 108 ТК РФ)?
• [ ] Соблюдены ли межсменные отдыхи (мин. 42 ч.) и недельные отдыхи (42 ч.)?
• [ ] Учтено ли согласие на работу в праздники/ночь (беременные, несовершеннолетние, инвалиды — ст. 96, 99, 259 ТК РФ)?
• [ ] График согласован с выборным органом профсоюза (при необходимости)?
• [ ] Приказ об утверждении подписан руководителем и пронумерован?
• [ ] Срок вступления в силы — не ранее чем через 1 месяц после подписания приказа?
• [ ] Организован процесс ознакомления сотрудников под роспись (бумага / ЭЦП)?
• [ ] График передан в бухгалтерию / отдел кадров для расчета зарплаты и заполнения табеля?

График работы на месяц, это не просто формальность для инспекции труда, а операционный инструмент управления трудовыми ресурсами. Грамотно составленный график в Excel или 1С с учетом производственного календаря 2026 года, норм ТК РФ и индивидуальных ограничений сотрудников позволяет избежать штрафов (ст. 5.27 КоАП РФ), судебных споров о переработках и сбоев в производстве. Ключевые принципы: законность, своевременность (за месяц), прозрачность для сотрудников и автоматическая связка с табелем учета рабочего времени.

Статья подготовлена на основе актуального трудового законодательства РФ и производственного календаря на 2026 год. Данная информация носит справочный характер. Для решения конкретных кадровых вопросов рекомендуется обратиться к трудовому инспектору или юристу организации (*).