Служебная записка о взыскании — это внутренний документ организации, с помощью которого руководитель структурного подразделения или непосредственный начальник информирует вышестоящее руководство о необходимости привлечь сотрудника к дисциплинарной или материальной ответственности. В данной статье мы подробно разберём, что представляет собой этот документ, какие требования предъявляються к его оформлению, а также приведём готовый образец.

Что такое служебная записка о взыскании

Служебная записка о взыскании составляется в случаях, когда работник нарушил трудовую дисциплину, должностные обязанности, правила внутреннего трудового распорядка или причинил организации материальный ущерб. Документ служит основанием для издания приказа о применении дисциплинарного взыскания в соответствии со статьёй 192 Трудового кодекса РФ.

К видам дисциплинарных взысканий относятся:

• замечание;
• выговор;
• увольнение по соответствующим основаниям.

Когда составляется служебная записка

Наиболее распространённые ситуации, требующие составления записки:

1. опоздание на работу или преждевременный уход с рабочего места;
2. прогул без уважительной причины;
3. невыполнение или ненадлежащее выполнение должностных обязанностей;
4. появление на рабочем месте в состоянии алкогольного опьянения;
5. причинение материального ущерба имуществу работодателя;
6. разглашение конфиденциальной информации;
7. нарушение правил охраны труда и техники безопасности.

Структура и правила оформления

Унифицированной формы служебной записки законодательством не установлено, поэтому документ составляется в свободной форме. Однако он должен содержать обязательные реквизиты:

• Адресат — должность и Ф.И.О. руководителя организации (в дательном падеже);
• Составитель — должность, структурное подразделение и Ф.И.О. автора записки;
• Наименование документа — «Служебная записка»;
• Дата и номер документа;
• Заголовок — краткое отражение сути (например, «О применении дисциплинарного взыскания»);
• Основной текст, описание факта нарушения с указанием даты, времени и обстоятельств;
• Просительная часть — предложение о применении конкретного вида взыскания;
• Подпись составителя с расшифровкой.

Ниже приведён примерный образец документа (персональные данные частично скрыты):

Генеральному директору
ООО «Восток-Строй»
Иванову И.И. ()

от начальника отдела продаж
Петрова П.С. ()

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА
№ 14 от

О применении дисциплинарного взыскания

Довожу до Вашего сведения, что менеджер отдела продаж Сидоров С.А. (*) отсутствовал на рабочем месте в течение всего рабочего дня без уважительной причины и без предварительного уведомления руководства, что подтверждается актом об отсутствии на рабочем месте от № 7.

Указанные действия являются нарушением п. 3.2 Правил внутреннего трудового распорядка и п. 2.1 трудового договора от № 45.

На основании изложенного и в соответствии со ст. 192 Трудового кодекса РФ прошу рассмотреть вопрос о применении к Сидорову С.А. () дисциплинарного взыскания в виде выговора.

Приложение: акт об отсутствии на рабочем месте от № 7, на 1 л.

Начальник отдела продаж _____________ Петров П.С. ()

Важные рекомендации по составлению

• Излагайте факты объективно, без эмоциональных оценок и оскорблений;
• Обязательно указывайте точные даты, время и обстоятельства нарушения;
• Прикладывайте подтверждающие документы (акты, докладные записки, объяснительные);
• Помните о сроках: дисциплинарное взыскание применяется не позднее одного месяца со дня обнаружения проступка (ст. 193 ТК РФ);
• До применения взыскания у работника необходимо затребовать письменное объяснение;
• Регистрируйте записку в журнале внутренней документации.

Грамотно составленная служебная записка о взыскании — важный элемент кадрового делопроизводства, который защищает интересы работодателя и одновременно обеспечивает соблюдение прав работника. Используйте приведённый образец как шаблон, адаптируя его под конкретную ситуацию в вашей организации.