В процессе архивной работы, проведения проверок наличия и состояния документов, а также при инвентаризации нередко выявляются документы, которые не значатся в учетных документах архива (неучтенные) либо не относятся к данному фонду. Факт их обнаружения подлежит обязательному документальному оформлению, составлению специального акта.

Нормативная база

Форма акта закреплена в ряде нормативных документов:

• Приказ Росархива от № 77 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации…», Приложение № 17 «Акт об обнаружении архивных документов, не относящихся к данному фонду и неучтенных (Рекомендуемый образец)»;
• Приказ Судебного департамента при Верховном Суде РФ от № 56 (ред. от ) — Приложение № 20 «Акт об обнаружении архивных документов, не относящихся к данному фонду, неучтенных»;
• Ранее действовавшие формы (приложение № 41, редакция от ) также могут использоваться как ориентир.

Когда составляется акт

• при проведении проверки наличия и состояния единиц хранения;
• при инвентаризации архивного фонда;
• при передаче или приеме дел;
• при обнаружении документов, не относящихся к данному фонду (например, ошибочно подшитых или переданных);
• при выявлении документов, не прошедших учет (неучтенных).

Структура акта

Акт составляется комиссионно (как правило, не менее двух-трех человек) и включает следующие обязательные элементы:

1. Гриф утверждения — «УТВЕРЖДАЮ», должность руководителя организации, подпись, расшифровка, дата.
2. Наименование документа — «Акт об обнаружении документов (не относящихся к данному фонду, архиву, неучтенных и т.д.)».
3. Место и дата составления.
4. Состав комиссии — должности, фамилии, инициалы.
5. Основание проверки — приказ, распоряжение, план работы.
6. Описание обнаруженных документов — номер фонда, опись, номер единицы хранения, заголовок, даты документов, количество листов, состояние.
7. Подписи членов комиссии.

Образец акта

УТВЕРЖДАЮ
Директор Государственного архива * области
_______________ /Иванов И.И./
«___» __________ 20___ г.

АКТ № ___
об обнаружении документов (не относящихся к данному фонду, архиву, неучтенных)

г. «___» __________ 20___ г.

Комиссия в составе:

• председатель комиссии — заведующий отделом хранения Петров П.П.;
• члены комиссии: главный хранитель фондов Сидорова А.А., архивист 1 категории Кузнецова М.В.* —

на основании приказа директора архива от «___» ______ 20___ г. № ___ в ходе проведения проверки наличия и состояния единиц хранения фонда № ___ («») установила:

В ходе проверки были обнаружены документы, не значащиеся в учетных документах архива (неучтенные), а также документы, не относящиеся к данному фонду:

1. Фонд № , опись № , ед. хр. № — «Приказы по личному составу за 19__ г.», на ___ лл., состояние удовлетворительное, в учетных документах не значится (неучтенная единица хранения).
2. Фонд № ***, опись № , ед. хр. № — «Протоколы заседаний ** за 19__ г.», на ___ лл., документы относятся к фонду № (*), подлежат передаче.

• неучтенную единицу хранения поставить на учет в установленном порядке с внесением изменений в учетные документы;
• документы, не относящиеся к данному фонду, передать в фонд № * по акту приема-передачи.

Подписи членов комиссии:

Председатель комиссии _____________ /Петров П.П./
Члены комиссии: _____________ /Сидорова А.А./
_____________ /Кузнецова М.В.*/

Рекомендации по составлению

• Акт составляется не менее чем в двух экземплярах; при передаче документов в другой фонд, по числу сторон.
• Каждая обнаруженная единица хранения описывается максимально полно: заголовок, датировка, количество листов, физическое состояние.
• Если неучтенных документов много, их перечень оформляется приложением к акту.
• Акт утверждается руководителем организации (архива) и хранится вместе с учетными документами.
• На основании акта вносятся изменения в опись, листы учета движения единиц хранения и другие учетные формы.

Грамотно составленный акт об обнаружении неучтенных документов обеспечивает достоверность архивного учета и служит юридическим основанием для постановки документов на учет либо их передачи в соответствующий фонд.