Государственный архив Тульской области (далее – ГА Тульской области) – центральный архивный центр, отвечающий за хранение, учёт и предоставление доступа к документам, относящимся к истории региона, а также к материалам ликвидированных предприятий и организаций.
Исторический обзор
В 1990‑х годах в Туле началось активное формирование архивных фондов, которые впоследствии объединились в единый государственный архив. Особый этап – создание Центра документации по личному составу Тульской области в 1998 году, предназначенного для централизованного хранения документов, связанных с персоналом ликвидированных предприятий.
1 сентября 2009 года ГА Тульской области получило статус Государственного архивного учреждения и было включено в систему архивов Российской Федерации.
Правовая база
Деятельность архива регулируется следующими нормативными актами:
- Устав государственного учреждения «Государственный архив Тульской области»;
- Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда РФ;
- Федеральный закон «Об архивном деле» от № 125‑ФЗ;
- Региональные нормативные акты Тульской области, определяющие порядок обращения граждан к архивным материалам.
Структура архива
Государственный архив Тульской области состоит из нескольких подразделений, каждое из которых отвечает за определённый тип документов:
- Отдел исторических фондов – хранит документы государственных органов, судов, органов местного самоуправления.
- Отдел фондов предприятий – архивные материалы ликвидированных и действующих предприятий, в т.ч. производственные и бухгалтерские документы.
- Отдел персональных дел – документы, связанные с личным составом (служебные листы, кадровые карточки).
- Отдел цифровых ресурсов – электронный каталог, оцифрованные копии и тематические базы данных.
- Читальный зал – место, где посетители могут ознакомиться с оригиналами и копиями документов.
Контактные данные (частично скрыты)
Главный офис архива расположен по адресу:
- Торховский пр., , Тула, 300041 Россия
- Телефон: +7 () ‑‑
- E‑mail: info@*.ru
- Сайт: https://tula-archive.ru
Отдел цифровых ресурсов:
- ул. Болдина, , Тула
- Телефон: +7 () ‑‑**
Услуги архива
Государственный архив Тульской области предоставляет широкий спектр услуг:
- Выдача архивных справок и выписок (по заявлению гражданина или организации);
- Копирование и сканирование оригинальных документов;
- Консультации по работе с архивными материалами;
- Доступ к электронному каталогу (регистрация и оплата услуг онлайн);
- Организация временных выставок и публикаций на основе архивных источников.
Как подать запрос
Для получения документов необходимо выполнить несколько простых шагов:
- Подготовить заявление (в бумажном виде или через форму на сайте). В заявлении указываются: ФИО заявителя, контактные данные, цель обращения, перечень интересующих документов.
- При необходимости приложить копию паспорта (для физических лиц) или документ, подтверждающий полномочия (для юридических лиц).
- Оплатить пошлину за поиск и копирование (способы оплаты: банковская карта, электронный кошелёк, наличные в кассе архива).
- Ожидать готовности материалов – сроки зависят от объёма запроса (от 3 до 30 рабочих дней).
- Получить документы в читальном зале или оформить их доставку по указанному адресу.
Электронный каталог ГА Тульской области
С 2020 года архив активно развивает цифровой сервис. Зарегистрированные пользователи могут:
- Искать документы по ключевым словам, датам, типу фонда;
- Просматривать оцифрованные копии (в режиме онлайн или скачивание после оплаты);
- Создавать персональные списки запросов и отслеживать их статус;
- Получать уведомления о новых поступлениях в интересующие их фонды.
Практические рекомендации по организации собственного архивного хранилища
Если вы планируете создать архив в своей организации (например, в муниципальном учреждении или предприятии), полезно ориентироваться на опыт ГА Тульской области. Ниже – основные шаги:
Планирование и нормативная база
Разработайте внутренний регламент хранения документов, учитывающий требования ФЗ «Об архивном деле». Установите сроки хранения для разных категорий документов (постоянные, текущие, временные).
Оформление архивных фондов
- Создайте единую классификационную схему (по типу, дате, подразделению).
- Назначьте уникальные номера для каждого дела (пример: ТУ‑2023‑001).
- Ведите электронный реестр в формате Excel/Access или специализированной СКД.
Условия хранения
Оптимальные параметры:
- Температура: 18‑22 °C;
- Относительная влажность: 45‑55 %;
- Защита от прямого солнечного света и пыли;
- Системы пожарной и охранной сигнализации.
Оцифровка
Для ускорения доступа к материалам рекомендуется оцифровать:
- Документы, часто запрашиваемые пользователями;
- Уникальные исторические материалы;
- Все документы, подлежащие длительному хранению (срок более 10 лет).
При сканировании используйте формат PDF/A (архивный стандарт) и сохраняйте оригиналы в отдельном, защищённом хранилище.
Обучение персонала
Регулярно проводите семинары по:
- Методикам классификации и учёта;
- Технике работы с архивными материалами (обращение, консервация);
- Работе с электронными системами управления документами.
Обеспечение доступа
Разработайте политику доступа:
- Определите категории пользователей (служащие, исследователи, общественность);
- Установите порядок выдачи копий и справок;
- Внедрите систему регистрации запросов (бумажный журнал или онлайн‑форма).
Контактные лица (частично скрыты)
Для уточнения вопросов по работе архива можно обратиться к руководителям подразделений:
- Директор ГА Тульской области – * Яна Геннадьевна, телефон: +7 () ‑‑;
- Начальник отдела цифровых ресурсов – * Петров, e‑mail: digital@.ru;
- Ответственный за пользовательские запросы – Иванов, телефон: +7 (**) ‑‑**.
Государственный архив Тульской области – пример эффективного архивного учреждения, сочетающего традиционные методы хранения с современными цифровыми решениями. Следуя рекомендациям, изложенным в данной статье, вы сможете построить собственную архивную систему, отвечающую требованиям законодательства и потребностям пользователей.
Для получения более подробной информации посетите официальный сайт архива или свяжитесь с отделом по телефону, указанным выше.