СБИС (система от компании «Тензор») — одна из самых популярных в России платформ электронного документооборота (ЭДО), отчетности и учета. Однако у пользователей периодически возникает вопрос: как отключить документооборот в СБИС, что делать при сбоях в его работе и какие последствия влечет отказ от сервиса. В этой статье разберем все аспекты темы.
Что такое документооборот в СБИС
Электронный документооборот в СБИС позволяет компаниям:
- обмениваться юридически значимыми документами с контрагентами (счета-фактуры, УПД, акты, накладные, договоры);
- сдавать отчетность в ФНС, ПФР, ФСС, Росстат;
- подписывать документы электронной подписью без бумажных дубликатов;
- хранить документы в электронном архиве.
Причины отключения документооборота
Истечение срока действия лицензии или тарифа
Если не продлить тарифный план, возможности ЭДО блокируются: документы нельзя отправить или подписать, хотя входящие могут продолжать поступать ограниченное время.
Проблемы с электронной подписью
Истекший сертификат квалифицированной электронной подписи (КЭП) — одна из самых частых причин «отключения» документооборота. Без действующей подписи отправка и подписание документов невозможны.
Технические сбои на стороне оператора
Как и любой крупный сервис, СБИС может временно быть недоступен из-за технических работ или сбоев; В таком случае рекомендуется:
- проверить статус сервиса на официальном сайте или в соцсетях компании;
- обратиться в техническую поддержку по телефону 8 (800) -00— или через онлайн-чат;
- сохранить подтверждения сбоя для объяснения задержек контрагентам и налоговой.
Осознанный отказ от сервиса
Компания может решить перейти к другому оператору ЭДО (Контур.Диадок, Такском и др.) или полностью прекратить использование системы.
Как отключить документооборот в СБИС: пошаговая инструкция
- Завершите текущие обороты. Убедитесь, что все отправленные документы подписаны контрагентами, а входящие — обработаны. Незавершенные документы могут вызвать споры при проверках.
- Скачайте архив документов. Выгрузите все документы вместе с подтверждающими файлами (квитанциями, извещениями), они понадобятся при налоговых проверках. Хранить электронные документы нужно не менее 5 лет.
- Уведомите контрагентов. Сообщите партнерам о смене оператора ЭДО или отказе от электронного обмена, чтобы документы не «зависали».
- Отключите автопродление тарифа. В личном кабинете в разделе «Тариф и оплата» отмените автоматическое продление лицензии.
- Обратитесь к менеджеру или в поддержку. Для полного отключения услуги и расторжения договора напишите заявку через личный кабинет или направьте официальное письмо на имя ООО «Компания «Тензор» (г. Ярославль, ул. , д; *).
- Заблокируйте или удалите учетную запись при полном отказе от сервиса, предварительно убедившись, что все данные выгружены.
Последствия отключения ЭДО
- Юридические риски. С 2023–2024 годов для ряда компаний электронные счета-фактуры обязательны. Полный отказ от ЭДО без перехода к другому оператору может привести к нарушениям.
- Потеря доступа к архиву. После расторжения договора доступ к облачному архиву может быть ограничен — выгружайте документы заранее.
- Необходимость бумажного оборота. При отказе от ЭДО придется вернуться к бумажным документам, что увеличит издержки.
Что делать при внезапном сбое
Если документооборот «отключился» неожиданно:
- Проверьте интернет-соединение и актуальность версии СБИС (плагина или клиента).
- Убедитесь, что сертификат ЭП действителен, а лицензия оплачена.
- Проверьте баланс лицевого счета и лимиты тарифа.
- Свяжитесь с поддержкой: телефон 8 (800) -00—, e-mail: supp*@sbis.ru.
Отключение документооборота в СБИС — процедура, требующая подготовки: выгрузки архива, уведомления контрагентов и корректного расторжения договора. Если же речь идет о временном сбое, чаще всего проблема решается проверкой подписи, лицензии или обращением в техподдержку. Главное — не оставлять незавершенные документы и соблюдать сроки хранения электронного архива.