В современном мире часто возникает необходимость передать документы нотариусу, находясь в другом городе, регионе или даже стране. Личный визит не всегда возможен, и тогда на помощь приходит почтовая отправка. Однако нотариальная практика имеет строгие правила: нотариус работает с оригиналами документов или надлежаще заверенными копиями. Просто положить бумаги в конверт и отправить «Почтой России» или курьерской службой — рискованно, если не знать нюансов.
Ниже подробно описаны все способы, риски и пошаговые инструкции, как безопасно и законно отправить документы нотариусу почтой.
Основные сценарии, когда требуется отправка по почте
- Заверение копий документов (паспорта, дипломов, свидетельств, договоров) для представления в госорганы, банки, за границей.
- Составление и заверение доверенностей (если нотариус готовит проект, а вы подписываете его у другого нотариуса или консульства).
- Подача заявлений (о принятии наследства, об отказе от наследства, о вступлении в членство кооператива и т.д.).
- Передача документов для совершения сделок (купля-продажа недвижимости, дарение), если одна из сторон не может явиться лично.
- Нотариальная телепортация (электронный обмен) — современная альтернатива бумажной почте (подробнее ниже).
Способ 1: Традиционная почтовая отправка (Почта России / Курьеры)
Критически важные правила
- Только оригиналы или заверенные копии. Нотариус не имеет права совершать действия с обычными ксерокопиями, присланными по почте, если они не заверены нотариально (или уполномоченным лицом).
- Заказное вложение с описью вложения (Форм 107). Это единственный способ доказать, что в конверте были именно эти документы, а не пустая бумага.
- Уведомление о вручении. Обязательно закажите уведомление (ПОЧТОВОЕ УВЕДОМЛЕНИЕ) — оно вернется к вам с подписью получателя (нотариуса или секретаря) и штампом даты вручения.
- Ценное вложение. Оцените документы (хотя бы номинально, например, 1000–5000 руб.) для страховки при потере.
Пошаговая инструкция
Шаг 1: Подготовка пакета документов
- Составьте перечень вложений в 2 экземплярах (один в конверт, второй остается у вас с отметкой почты о приеме).
- Пример перечня:
Паспорт гражданина РФ Ивана Ивановича Иванова (серия * № *) — оригинал.
Доверенность на представительство в Росреестре — оригинал (2 экз.).
Квитанция об оплате нотариального тарифа — копия. - Если вы присылаете документы для совершения действия (например, заявление о принятии наследства), уточните у нотариуса заранее по телефону ‑—, нужны ли оригиналы или достаточно заверенных копий.
Шаг 2: Оплата нотариальных услуг
Большинство нотариусов требуют предоплату тарифа за действие (заверение копии, составление доверенности, удостоверение заявления) и расходов на обратную отправку.
- Реквизиты для оплаты (ИНН, КПП, р/с, БИК банка) запросите у нотариуса. Часто они указаны на сайте нотариальной палаты региона или на сайте конкретной конторы (например, notariat.ru).
- В назначении платежа укажите: «Оплата нотариальных услуг по заверению копий/составлению доверенности для Иванова И.И.».
- Копию квитанции/чека об оплате обязательно положите в конверт.
Шаг 3: Оформление почтового отправления
Придите на почтовое отделение (ОПС) с паспортом.
- Заполните бланк Форма 107 (Опись вложения) в 2 экземплярах. В графе «Наименование вложений» перечислите каждый документ отдельно.
- Оператор почты проставит штамп «Принято» на вашем экземпляре описи — это ваш главный документ-доказательство.
- Оформите Заказное вложение 1 класса (быстрее) или обыкновенное.
- Обязательно добавьте услугу «Уведомление о вручении» (бланк 119).
- Оформите Ценное вложение (сумма страховки по вашему усмотрению).
- Адрес получателя: Нотариус [Фамилия И.О.], г. , ул. , д. , кв./оф. . (Точный адрес уточняйте на сайте ФНП или у нотариуса).
Шаг 4: Обратная отправка (как получить документы назад)
Обсудите с нотариусом заранее (по телефону/email), как он вернет готовые документы:
- Заказным вложением с описью и уведомлением на ваш адрес (самый надежный вариант).
- Курьерской службой (СДЭК, Boxberry, Яндекс.Доставка и др.) — быстрее, есть трекинг, но нужно передать нотариусу упаковку/ярлык или оплатить доставку заранее.
- Самовывоз — если вы приедете позже или заберет ваш представитель по доверенности.
Важно: Нотариус не обязан платить за обратную отправку за свой счет; Обычно клиент переводит деньги на доставку заранее или оставляет в конверте конверт с марками/оплаченным ярлыком курьера.
Способ 2: Нотариальная телепортация (Электронный обмен данными)
Это революционный сервис Федеральной нотариальной палаты (ФНП), работающий с 2020 года. Он позволяет передать документ из одного города в другой за несколько часов без почты, курьеров и риска потери оригиналов.
Как это работает (на основе данных ФНП)
Процедура состоит из двух этапов и требует визита к нотариусу только отправителю и только получателю (в своих городах).
Этап 1: Отправка (в городе отправителя)
- Гражданин приходит к нотариусу с бумажным оригиналом документа (доверенность, согласие, устав, заявление и т.д.).
- Нотариус сканирует документ, преобразует в PDF.
- Нотариус ставит на файле удостоверительную надпись и подписывает его усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП).
- Получается цифровой документ, тождественный бумажному (юридическая сила равна оригиналу).
- Файл направляется через защищенный контур ФНП нотариусу-получателю (адресату) в другом городе/регионе.
Этап 2: Получение (в городе получателя)
- Получатель (ваш представитель, родственник, партнер) приходит к «своему» нотариусу.
- Нотариус-получатель проверяет УКЭП на файле.
- Распечатывает документ на специальной бумаге (или обычной, но с указанием реквизитов телепортации).
- Выдает бумажный документ получателю. Этот документ имеет силу оригинала.
Что можно «телепортировать», а что, нет
| МОЖНО (примеры) | НЕЛЬЗЯ (исключения ст. 103.8 Основзакона о нотариате) |
|---|---|
| Доверенности (в т.ч. на недвижимость, авто, банк) | Сделки в простой письменной форме (договоры купли-продажи, дарения, займа — они требуют личного присутствия сторон или их представителей при нотариусе для заверения сделки) |
| Согласия (на выезд ребенка, на сделку, на получение паспорта) | Удостоверения личности (паспорта, водительские права, СНИЛС, их копии можно заверять, но сам документ личности не телепортируют) |
| Заявления (о принятии наследства, в госорганы) | Завещания (завещание пишется/подписывается только лично у нотариуса) |
| Уставы ООО, протоколы собраний, решения учредителей | Документы, требующие личного участия в действии (например, подписание договора купли-продажи недвижимости — сделка заверяется нотариусом при личном присутствии) |
Преимущества перед почтой
- Скорость: от 1 до 3 часов (в рабочее время нотариусов).
- Надежность: оригинал не покидает вас (или получателя), исключена потеря/повреждение почтой.
- Юридическая сила: распечатанный документ = оригинал;
- География: работает по всей РФ (в т.ч. внутри одного города).
Стоимость: Тариф за удостоверение равнозначности (этап 1) + тариф за выдачу документа (этап 2) + технические сборы. Обычно суммарно дешевле или сравнимо с ценной посылкой + страховка + время ожидания.
Способ 3: Курьерские службы (СДЭК, Boxberry, 5Post, Яндекс и др.)
Подходит, если нотариус согласен принимать вложения от курьеров (многие конторы в бизнес-центрах не принимают «Почту России», но берут курьеров).
- Плюсы: Дверь в дверь, трекинг в реальном времени, быстрее Почты России (1–3 дня), удобная передача обратного конверта.
- Минусы: Дороже почты. Юридически — то же «заказное вложение», нужна опись и уведомление (курьеры часто не делают опись по форме 107, делают свой акт приема-передачи — уточните у нотариуса, примет ли он такой формат).
- Совет: Используйте тарифы «Документы» с обязательным страхованием и требованием подписи получателя лично (или по доверенности секретаря).
Риски и как их избежать (Чек-лист)
| Риск | Как избежать |
|---|---|
| Потеря почтой оригиналов (паспорт, свидетельство, доверенность) | Используйте Нотариальную телепортацию (оригинал у вас). Если только почта — отправляйте только заверенные нотариально копии, храните оригиналы у себя. |
| Нотариус отказал в действии (документы не те, нет оплаты, истек срок доверенности) | Зарезервируйте консультацию у нотариуса ЗАРАНЕЕ (телефон ‑—). Пришлите сканы документов на email нотариуса для предварительной проверки. |
| Повреждение документов (промокли, порвались) | Упакуйте в жесткий картонный конверт/коробку, используйте пакет с пузырчатой пленкой. Оформите «Ценное вложение». |
| Сроки: документы не пришли к дедлайну (сделка, выезд, суд) | Планируйте запас времени минимум 7–10 дней для Почты России. Лучше — Телепортация (часы) или Экспресс-курьер (1–2 дня). |
| Мошенничество (подмена конверта) | Только Опись вложения (Ф. 107) с печатью ОПС. Фотографируйте содержимое перед вкладыванием и запечатыванием на видео. |
Особые случаи
Отправка документов из-за границы
- Почта России (EMS) — работает не во все страны. Сроки 2–6 недель. Риск потери высок.
- Международные курьеры (DHL, FedEx, UPS, TNT), быстрее (3–7 дней), дороже, надежный трекинг. Обязательно оформите таможенную декларацию CN22/CN23: «Documents — No Commercial Value» (Документы — нулевая коммерческая стоимость), чтобы нотариус не платил таможенную пошлину;
- Нотариальная телепортация через консульство/апостиль: Если вы за границей, вы можете подписать документ у консула РФ или местного нотариуса (с апостилем/легализацией), а затем передать его нотариусу в РФ через телепортацию (если документ позволяет) или курьером.
Отправка паспорта нотариусу (ОСТОРОЖНО!)
Никогда не отправляйте оригинал паспорта РФ по почте/курьеру. Это запрещено правилами применения паспорта (п. 19 Постановления Правительства РФ № 828). Паспорт должен быть у владельца.
Решение: Пришлите нотариусу нотариально заверенную копию паспорта (сделайте её у нотариуса у себя на месте). Для телепортации: вы приходите к нотариусу с паспортом -> нотариус телепортирует заверенную копию паспорта коллеге в другом городе.
Отправка документов для сделки с недвижимостью
Если вы продаете квартиру в другом городе:
- Вы приходите к нотариусу у себя -> подписываете заявление/доверенность/договор (проект).
- Нотариус телепортирует подписанные документы нотариусу в городе сделки.
- Покупатель/представитель получает бумаги у нотариуса на месте -> сделка совершается.
Это исключает риск: «документы потерялись», «подпись не та», «просрочились сроки действия доверенности во время пересылки».
Поиск нотариуса и контактов для согласования
Перед отправкой обязательно свяжитесь с нотариусом-адресатом.
- Единый реестр нотариусов: notariat.ru -> раздел «Найти нотариуса».
- Введите город/адрес -> получите список контор с телефонами (‑—), email и адресами (г. , ул. , д. *).
- Уточните: режим работы, принимает ли почту/курьеров, реквизиты для оплаты, стоимость услуги, готов ли работать по телепортации.
Резюме: что выбрать?
- Нотариальная телепортация — ЛУЧШИЙ ВАРИАНТ для доверенностей, согласий, заявлений, уставов. Быстро, надежно, оригинал не уходит; Требует визита к нотариусу отправителю и получателю.
- Курьер (СДЭК/Яндекс/Boxberry) — если телепортация невозможна (сделка в простой форме, нужно передать физический оригинал, который нельзя телепортировать) и нужна скорость. Обязательно с описью/актом и страховкой.
- Почта России (Заказное с описью и уведомлением) — если времени много (2+ недели), бюджет ограничен, получатель в труднодоступном регионе без курьеров. Только для копий или документов, потерю которых можно компенсировать.
Важное напоминание: Данная статья носит информационный характер. Нотариальное законодательство может меняться. Перед отправкой документов обязательно проконсультируйтесь с конкретным нотариусом, у которого вы планируете совершить действие, по телефону ‑— или на личном приеме.
Защитите свои документы и время — используйте современные технологии (телепортацию) там, где это позволяет закон!